À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

2101 - Technicien ou technicienne en administration

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci.

Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Attributions

Sous l’autorité du directeur de la Direction du génie clinique et hospitalier (DGCH), au sein de la Direction générale Transformation numérique des pratiques cliniques – projet TI et stratégie (DGTNPCPS) à la vice-présidence – Technologies de l’information (VPTI) de Santé Québec, la personne titulaire du poste contribue au bon fonctionnement des opérations administratives, à la fluidité des communications, à la qualité des dossiers décisionnels ainsi qu'au suivi de plusieurs processus provinciaux liés à la gestion des technologies médicales.

Elle agit à titre de personne ressource auprès des gestionnaires et aux professionnels, notamment dans la coordination des suivis, le traitement des demandes, la gestion documentaire, la préparation et la révision de documents. Effectue, les suivis des correspondances et des dossiers dans le système de gestion des correspondances (GESCO) ainsi que la circulation efficace de l’information auprès des partenaires internes et du réseau de la santé et des services sociaux.

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :

- Assurer le soutien administratif de la direction en planifiant, organisant et priorisant les activités, rencontres, suivis et échéanciers, en tenant compte des priorités opérationnelles, des changements quotidiens et des demandes ad hoc;
- Administrer les boîtes courriels génériques de la direction, analyser les demandes reçus, effectuer le tri et l’attribution des dossiers, , assurer les relances nécessaires et veiller au respect des délais de traitement prescrits. ;
- Assurer le suivi administratif du système de gestion des correspondances (GESCO), notamment par l’ouverture, l’assignation, le suivi, le contrôle de qualité et la fermeture des dossiers, ainsi que la coordination des approbations requises;
- Coordonner les activités administratives liées au programme provincial ECRI, notamment le traitement des demandes d’inscription, le suivi des participants et la mise à jour des informations requises;
- Assurer le soutien administratif du panier provincial d’équipements médicaux en effectuant le traitement et le suivi des demandes transmises par les établissements,



la validation administrative des dossiers ainsi que la consolidation et le suivi de la facturation associée;
- Assurer l’organisation et le suivi administratif des rencontres de gestion de la DGCH, incluant la préparation de la documentation, des ordres du jour, des comptes rendus et des tableaux de suivi des engagements;
- Préparer, réviser, mettre en forme et consolider divers documents administratifs, lettres, communications, notes, tableaux, présentations, comptes rendus, outils de suivi ou dossiers d’analyse, en assurant la qualité, la cohérence, la conformité rédactionnelle et l’archivage approprié;
- Assurer le soutien administratif des demandes d’autorisation de projets, notamment la consolidation des documents, la vérification de la conformité, la préparation des dossiers dans le système GESCO et le suivi des signatures et approbations;
- Effectuer le suivi des dossiers, des correspondances et des demandes assignées par le système GESCO, notamment par la préparation, la révision finale, la mise en forme et le contrôle de qualité des réponses ou documents produits par les professionnels de la direction;
- Assurer la gestion documentaire de la direction, notamment le classement, l’archivage, la mise à jour et la recherche documentaire dans les différents environnements numériques de travail, incluant SharePoint, conformément aux normes organisationnelles en vigueur;
- Participer à la collecte, à la validation, à l’analyse et à la synthèse d’informations administratives nécessaires au suivi des dossiers, à la reddition de comptes, à la production de rapports, de tableaux de suivi ou à l’appui à la prise de décision;
- Collaborer au suivi des données, inscriptions, inventaires ou informations transmises à des partenaires internes ou externes, notamment lorsque requis pour les plateformes, les rapports périodiques ou les transmissions au réseau;
- Soutenir les activités de la Table de concertation des gestionnaires en génie biomédical (TCGGBM) et d’autres comités ou groupes de travail provinciaux en coordonnant les rencontres, en préparant les ordres du jour, en produisant les comptes rendus et en assurant le suivi des décisions et des actions convenues;
- Collaborer avec les gestionnaires, les professionnels, les équipes internes et les partenaires du réseau afin d’assurer la fluidité des échanges, la transmission adéquate de l’information et le respect des priorités établies;
- Détecter, documenter et signaler les écarts, incohérences, omissions, enjeux de conformité ou situations à risque pouvant avoir une incidence sur les dossiers, les suivis ou les livrables de la direction;
- Contribuer à l’amélioration continue des méthodes de travail, des outils de suivi et des pratiques administratives en proposant des ajustements qui favorisent l’efficacité, la qualité et la coordination des activités;
- Effectuer toute autre tâche connexe relevant de sa compétence à la demande du gestionnaire responsable.
- Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.

Conditions de travail Taux horaire : 27,78$ à 37,08$ selon l’expérience. Statut de l’emploi : Temps complet (35h)

Port d’attache : Montréal ou Québec

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.

Entrée en fonction : Dès que possible.

Accréditation syndicale : SFPQ

Conditions d’admission La Personne Candidate Doit Détenir





- Un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par l’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste.

Critères de sélection

Dans son évaluation des candidatures, le comité de sélection tiendra compte, notamment, des critères suivants :

- Maîtrise du français écrit et oral;
- Excellentes habiletés rédactionnelles et de mise en forme de documents;
- Très bonne connaissance des outils Microsoft 365, incluant Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote et SharePoint;
- Capacité à organiser, prioriser et assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément;
- Rigueur, autonomie, initiative et bon jugement;
- Capacité d’analyse, de synthèse et de détection des écarts ou incohérences;
- Discrétion, tact et respect de la confidentialité;
- Bonnes habiletés interpersonnelles, sens du service à la clientèle et capacité à travailler en équipe;
- Capacité d’adaptation dans un environnement en évolution et à rythme soutenu;
- Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux, considérée comme un atout.

Modalités d’inscription Veuillez soumettre votre candidature avant le 8 octobre, à 12 h 00 (HE). Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est significant de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel.

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et l’heure limite seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés.

Renseignements complémentaires

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l’équipe de recrutement via l’adresse courriel suivante : [email protected]

Si vous n’êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l’affichage 26-NS-284 en objet.

Santé Québec encourage la diversité et l’égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

Avis aux personnes candidates

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent, la personne doit s’engager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l’égard de celle-ci.

Liens utiles

Pour plus d’information, vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec https://sante.quebec/

📌 Technicien(ne) en administration - Direction du génie clinique et hospitalier (Quebec City)
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📍 Quebec City