Our associates celebrate lives. We celebrate our associates.
RESPONSABILITÉS DU POSTE
- Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de laide à lentrée.
- Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusquà la pièce désignée.
- Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.
- Aviser immédiatement la direction au sujet denjeux de service à la clientèle ou de sécurité
- Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.
- Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.
- Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café.
- Garder la salle dattente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir lordre général.
- Recevoir le courrier et les colis.
- Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies.
- Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions.
JOB RESPONSIBILITIES
- Greets guests and visitors, offering assistance when entering the building
- Notifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate room
- Answers routine questions associated with services, products, location directions,
etc. - Immediately notifies and involves management with customer service and security issues
- Receives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures
- Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff members
- Maintains a comfortable setting for clients, providing beverages and other amenities for families as needed. May make coffee.
- Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furniture
- Receives incoming mail and packages
- Maintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust files
- May perform light typing, proofreading, data entry or printing
Exigences MINIMALES
- Formation: Diplôme détudes secondaires ou léquivalent
- Expérience: 6 mois dexpérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence .
- Capable dutiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur.
- Connaissance de linformatique et de logiciels tels que la suite MS Office
- Tonalvoixclair et professionnel .
- Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles.
- Agir avec calme,
tact et diplomatie, en tout temps. - Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures «normales» de travail.
MINIMUM REQUIREMENTS
- Education: High School Diploma or equivalent
- Experience: Six months general office, receptionist, or administrative support experience preferred
- Proficient at operating telephones, fax, copier
- Knowledge, Skills and Abilities: Working knowledge of MS Office Suite
- Clear and skilled speaking voice and tone
- Qualified interpersonal skills to handle sensitive and confidential situations
- Position continually requires demonstrated poise, tact and diplomacy
- Ability to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hours
Conditions de travail
- Environnement de travail: Le travail se fait principalement à lintérieur
- Tenue de travail standard exigée
- Postures de travail: Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusquà 6 heures par jour
- Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments
- Exigences physiques: Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris lutilisation de documents, de calculatrices, dordinateurs et du téléphone
- Heures de travail: Travailler au-delà des heures «normales» selon les besoins
- Un minimum de voyage requis
Postal Code: H9S 3X6
Category (Portal Searching): Operations
Job Location: CA-QC - Pointe-Claire