Description de poste – Adjointe administrative en RPA

Titre du poste

Adjointe administrative

Supérieure immédiate

Direction générale ou gestionnaire de la résidence

Sommaire du poste

L’adjointe administrative assure le soutien administratif nécessaire au bon fonctionnement de la résidence privée pour aînés. Elle collabore étroitement avec la direction, les employés, les résidents, leurs proches ainsi que les différents partenaires du réseau de la santé.

Elle contribue à la qualité des services, à la circulation efficace de l’information et au respect de la confidentialité des renseignements personnels.

Principales responsabilités

Administration générale

- Accueillir les visiteurs, résidents, familles et partenaires avec courtoisie et professionnalisme.
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, puis assurer les suivis requis.
- Rédiger, corriger et mettre en forme des lettres, avis, comptes rendus, procédures et autres documents administratifs.
- Gérer le courrier, les rendez-vous, les réunions et l’agenda de la direction.
- Effectuer le classement papier et électronique des documents.
- Commander les fournitures administratives et assurer le suivi de l’inventaire.
- Préparer différents tableaux, rapports, statistiques et outils de suivi.
- Participer à l’amélioration des processus administratifs de la résidence.

Dossiers des résidents
- Ouvrir, mettre à jour et classer les dossiers administratifs des résidents.
- Préparer les documents nécessaires à l’admission, au renouvellement ou au départ d’un résident.
- Assurer le suivi administratif des baux, annexes, avis et formulaires requis.
- Maintenir à jour les coordonnées des résidents, des répondants et des personnes à joindre en cas d’urgence.
- Transmettre les documents aux professionnels ou partenaires autorisés, conformément aux règles de confidentialité.
- Recevoir les demandes des résidents et de leurs proches, puis les diriger vers la personne responsable.
- Participer au suivi des plaintes, commentaires et demandes administratives.

Soutien aux ressources humaines
- Préparer les dossiers d’embauche et recueillir les documents requis.
- Maintenir à jour les dossiers des employés.




- Participer à l’affichage des postes, à la réception des candidatures et à la planification des entrevues.
- Préparer les documents d’accueil et d’intégration des nouveaux employés.
- Collaborer à la préparation des horaires de travail, des remplacements et des vacances.
- Compiler les feuilles de temps, absences, congés et autres informations nécessaires à la paie.
- Effectuer le suivi des formations, cartes de compétence, attestations et renouvellements requis.
- Préparer les convocations, avis, lettres administratives et documents disciplinaires selon les directives de la gestion.
- Assurer le suivi administratif des dossiers liés au syndicat, lorsque applicable.

Facturation et comptabilité courante
- Recevoir les paiements et produire les reçus, selon les procédures établies.
- Effectuer le suivi des comptes à recevoir et signaler les retards de paiement à la direction.
- Collaborer avec la personne responsable de la comptabilité et lui transmettre les documents requis.
- Tenir à jour les tableaux de suivi budgétaire ou administratif demandés par la direction.

Soutien à la conformité de la RPA
- Participer à la mise à jour des politiques, procédures, registres et plans d’urgence.
- Préparer les documents nécessaires aux inspections, audits, visites de certification ou demandes des organismes concernés.
- Assurer le classement des preuves de conformité et le suivi des échéances administratives.
- Contribuer à la mise à jour des listes de résidents, employés, fournisseurs et partenaires.
- Respecter les politiques de la résidence ainsi que les règles applicables en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels.
- Signaler rapidement à la direction toute situation inhabituelle ou nécessitant un suivi.

Exigences
- Diplôme d’études professionnelles ou collégiales en secrétariat, bureautique,



administration ou dans un domaine connexe.
- Expérience pertinente dans un poste administratif.
- Une expérience en RPA, RI, milieu de la santé ou auprès des personnes aînées constitue un atout significant.
- Bonne maîtrise du français parlé et écrit.
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
- Aisance avec les logiciels de gestion, les dossiers électroniques et les outils numériques.
- Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion.
- Une connaissance de la gestion des horaires, des ressources humaines ou d’un environnement syndiqué constitue un atout.

Compétences recherchées
- Excellent sens de l’organisation et des priorités.
- Autonomie, rigueur et souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Courtoisie, diplomatie et professionnalisme.
- Bon jugement et capacité à résoudre des problèmes.
- Facilité à communiquer avec les personnes aînées et leurs proches.
- Capacité à travailler en équipe dans un environnement dynamique.
- Respect de la confidentialité et des limites professionnelles.
- Capacité d’adaptation face aux imprévus et aux situations urgentes.

Conditions de travail
- Poste à temps partiel, selon les besoins de la résidence.
- Horaire principalement de jour, du lundi au vendredi.
- Disponibilité occasionnelle pouvant être demandée lors de situations particulières.
- Rémunération établie selon l’expérience, les compétences et la structure salariale en vigueur.
- Travail effectué principalement au bureau administratif de la résidence.

Attentes particulières La personne titulaire du poste doit démontrer une attitude respectueuse et bienveillante envers les résidents. Elle doit contribuer à maintenir un milieu de vie sécuritaire, humain et professionnel, tout en offrant un soutien administratif efficace à l’ensemble de l’équipe. La liste des responsabilités peut être adaptée selon les besoins de la résidence. La personne peut également être appelée à accomplir toute autre tâche connexe compatible avec ses fonctions.

Rémunération : 22,00$ à 25,00$ par heure

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 Résidence académie
📍 Salaberry-de-Valleyfield