Titre du poste

Adjoint(e) administratif(ve)

Lieu

Laval

Supérieur hiérarchique

Directeur(trice) principal(e) de la stratégie

Horaire de travail

Temps plein, 35 à 40 heures par semaine

Exigences linguistiques

Bilingue (anglais/français) préféré au Québec et en Ontario afin de pouvoir interagir avec les interlocuteurs en dehors du Québec

Aperçu du poste

L’adjoint(e) administratif(ve) offre un soutien essentiel aux équipes de direction et d’exploitation en coordonnant les activités de bureau, en gérant le ...

Responsabilités principales

- Coordination du bureau
- Gérer les fournitures et l'inventaire du bureau
- Organiser et maintenir les systèmes de classement (numériques et physiques)
- Coordonner les services de messagerie, la distribution du courrier et l'entretien des équipements de bureau
- Communication et planification
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et les diriger
- Planifier et confirmer les réunions, rendez-vous et déplacements
- Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions
- Gestion documentaire
- Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance, les rapports et les présentations
- Aider à la saisie de données, au traitement des factures et à la production de rapports internes
- Accueil des clients et visiteurs
- Accueillir et assister les visiteurs et les clients
- Coordonner avec les équipes de service à la clientèle ou de vente pour transmettre les messages et les mises à jour
- Soutien à l’équipe
- Soutenir l'intégration des nouveaux employés (ex. : installation du poste de travail, demandes d’accès)
- Aider à la communication interne et à l’organisation d'événements

Compétences Et Qualifications

Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes CRM

Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément





Excellentes aptitudes en communication écrite et orale

Discrétion et professionnalisme dans la gestion d’informations confidentielles

Rémunération

Taux horaire typique : 23 à 25 $ CAD

Position Title

Administrative Assistant

Location

Laval

Reports To

Sr. Director of Strategy

Work Schedule

Full-time, 35–40 hours/week

Language Requirements

Bilingual (English/French) preferred in Quebec and Ontario 1

Position Overview

The Administrative Assistant provides essential support to management and operational teams by coordinating office activities, managing communications, and ensuring smooth day-to-day administrative functions. This role is critical to maintaining organizational efficiency and supporting frontline and back-office operations 2 3.

Key Responsibilities

- Office Coordination
- Maintain office supplies and inventory.
- Organize and maintain filing systems (digital and physical).
- Coordinate courier services, mail distribution, and office equipment servicing
- Communication & Scheduling
- Answer and direct phone calls and emails.
- Schedule and confirm meetings, appointments, and travel arrangements.
- Prepare meeting agendas and take minutes.
- Document Management
- Draft, proofread, and format correspondence, reports, and presentations.
- Assist with data entry, invoice processing, and internal reporting.
- Customer & Visitor Support
- Greet and assist visitors and clients.
- Coordinate with customer service or sales teams to relay messages and updates.
- Team Support
- Support onboarding of recent employees (e.g., desk setup, access requests).
- Assist with internal communications and event planning.

Skills & Qualifications

Proficiency in Microsoft Office Suite and CRM systems.

Strong organizational and multitasking abilities.

Excellent written and verbal communication skills.

Discretion and professionalism in handling confidential information

Compensation

Typical hourly rate: 23 - 25$/hr CAD

📌 Adjointe Administrative (Laval)
🏢 PGW Auto Glass
📍 Laval