Aperçu du poste

English version will follow.

Point d'entrée et gardien des dossiers de l'opération immobilière — propriétés résidentielles et commerciales, baux, assurances et documents légaux. Reçoit et classe le courrier, les documents et les demandes de locataires, et assure le suivi jusqu'à la fermeture de chaque dossier.

Le rôle couvre le portefeuille du Québec et celui des États-Unis. Il s'agit d'un poste pivot : l'incumbent est le point d'entrée pour l'information entrante — courrier, documents et demandes de locataires — et est responsable de son classement précis et de son suivi jusqu'à la fermeture du dossier.

Le ou la candidate idéale est diligent(e), organisé(e) et méticuleux(se), et à l'aise de gérer plusieurs suivis en parallèle sans en échapper un seul.

Collabore avec le département de service, l'équipe de location, les locataires, les municipalités et les fournisseurs.

Responsabilités

Classement et systèmes

Numériser et classer les documents entrants (baux, correspondance, avis de taxes, contrats) dans SharePoint selon la structure établie, pour tous les dossiers immobiliers.

Maintenir les systèmes électroniques et papier; gérer la structure de dossiers, les accès, l'archivage et les doublons dans l'environnement SharePoint/M365.

Garder les dossiers locataires et propriétés à jour et cohérents entre les logiciels utilisés (gestion immobilière, bons de travail).

Créer et mettre à jour les gabarits de bureau; proposer et documenter des améliorations aux méthodes de classement et procédures administratives.

Relations locataires et marketing

Gérer les changements de compte Hydro-Québec à chaque roulement de locataire (ouverture, fermeture, transfert), jusqu'à confirmation.

Suivre les assurances des locataires annuellement : demander les certificats, vérifier la couverture et les échéances, et classer les preuves d'assurance.

Maintenir les coordonnées des locataires à jour (adresse, téléphone, courriel) dans tous les dossiers et systèmes.

Supporter la préparation des baux commerciaux et résidentiels; répondre aux demandes courantes des locataires ou les acheminer à la bonne personne.

Publier les annonces des unités disponibles en ligne : rédiger le texte, coordonner les photos, et publier/mettre à jour sur les réseaux sociaux et plateformes de location.

Taxes et appels d'évaluation

Trier et distribuer le courrier quotidien; numériser, classer les documents et les acheminer aux personnes concernées.

Suivre les appels d'évaluation foncière à travers les différents dossiers :



dépôt des demandes, respect des délais, correspondance avec les municipalités et firmes externes, et inscription des décisions rendues.

Légal, liaison municipale et administration de bureau

Recevoir et classer les documents légaux (contrats, correspondance, avis) dans SharePoint selon la structure établie.

Préparer la documentation pour le Directeur : dossiers de décision, résumés, matériel de signature et de réunion.

Agir comme liaison entre la municipalité et le département de service pour tout ce qui concerne les avis, permis, inspections et demandes municipales; acheminer les demandes, suivre les délais et confirmer la fermeture des dossiers.

Tenir un registre des dossiers ouverts avec les prochaines étapes et échéances, et signaler au Directeur tout dossier à risque de manquer un délai.

Commander les fournitures de bureau, surveiller les niveaux d'inventaire et gérer les pénuries.

Fournir un support administratif pour les réunions, incluant la préparation de la salle, la documentation et les commandes de repas au besoin.

Job Overview The Junior Real Estate Administration Coordinator maintains the records of the real estate office operations and supports the daily administrative running of the company. Working directly with the Director, the incumbent is the main gatekeeper of the office records — residential and commercial properties, leasing, insurance and legal document filing.

The role covers the Quebec portfolio and the U.S. portfolio. It is a pivot position: the incumbent is the entry point for incoming information — mail, documents and tenant requests — and is accountable for filing it accurately and following it through to completion.

The ideal candidate is diligent, organized and meticulous, and is comfortable holding many parallel follow-ups without letting one slip.

Works with Service department, leasing team, tenants, municipalities, and suppliers.

Responsibilities and Duties

Recordkeeping and systems

Scan incoming documents (leases, correspondence, tax notices, contracts) and file them in SharePoint according to the established filing structure, for all real estate files.





Maintain both electronic and paper filing systems and manage the day-to-day of the SharePoint and Microsoft 365 setting: folder structure, file naming, access rights, archiving and removal of duplicates.

Keep tenant and property records current in the various software used by the company (property management, work orders) and ensure the information stays consistent from one system to the next.

Create and update office templates; propose and document improvements to filing methods and administrative procedures.

Lease administration, tenant relations and marketing

Act as gatekeeper for utility accounts, including Hydro-Québec account changes at every tenant turnover (opening, closing, transfer), and follow each case file through to confirmation.

Track tenant insurance annually: request certificates, follow up, verify coverage and expiry dates, and file the proof of insurance in the tenant record.

Verify and maintain tenant contact information (address, phone, email) across all files and systems, and ensure addresses are accurate at all times.

Provide support in preparing commercial and residential leases and respond to routine tenant requests or route them to the right person.

List available units online: write the ads, take or coordinate the photos, and publish and update the listings on social media and rental platforms.

Taxes and assessment appeals

Receive, sort and distribute the daily mail; scan and file the documents and route them to the people concerned.

Follow up on property assessment appeals across the various files: filing the applications, respecting deadlines, corresponding with the municipalities and outside firms, and recording the decisions rendered.

Legal filing, municipal liaison and office administration

Receive and file legal documents (contracts, correspondence, notices) in SharePoint according to the established filing structure.

Prepare documentation for the Director: decision files, summaries, items for signature and meeting materials.

Act as liaison between the municipality and the service department for anything involving notices, permits, inspections and municipal requests: pass on the requests, track the deadlines and confirm files are closed.

Keep a register of open files with next steps and due dates and flag to the Director any file at risk of missing a deadline.

Order office supplies, monitor inventory levels and handle shortages.

Provide administrative support for meetings, including room setup, documentation and catering orders as needed.

Rémunération : 45 000,00$ à 60 000,00$ par an

Lieu du poste : En présentiel

📌 Coordonnateur administratif junior, secteur immobilier / Junior Real Estate Administration (Westmount)
🏢 Le Groupe Shiller / Shilldev
📍 Westmount