SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la Conseiller·ère – développement du réseau et excellence PSC, le ou la coordonnateur.trice administratif.ve assure le soutien administratif, logistique et opérationnel des activités de formation, des stages universitaires, des activités de réseautage ainsi que de certains projets organisationnels. La personne contribue également à diverses activités de philanthropie et de communication en assurant un service à la clientèle de qualité auprès des partenaires, membres du réseau, donateurs et autres parties prenantes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Soutien administratif aux activités de formation

- Diffuser le calendrier des formations et assurer les communications liées aux inscriptions.
- Coordonner les inscriptions et effectuer les suivis auprès des participant.es.
- Préparer et assembler la documentation de formation.
- Assurer le suivi administratif des formations (présences, évaluations, attestations, sondages).
- Organiser la logistique des formations virtuelles et présentielles.
- Soutenir les formatrices et formateurs lors de la tenue des activités.
- Effectuer la mise à jour des plateformes de formation et des bases de données associées.
- Compiler les statistiques de participation et préparer les rapports nécessaires.

2. Soutien à la coordination des stages

- Diffuser l'information relative aux stages.
- Recevoir et traiter les demandes de stage.
- Coordonner les horaires et les calendriers de stages.
- Assurer le lien administratif avec les stagiaires et les milieux d'accueil.




- Effectuer le suivi des heures de stage et des documents requis.
- Participer à l'accueil et à l'intégration des stagiaires.
- Soutenir l'organisation des évaluations de stage.
- Produire les statistiques et rapports requis.

3. Soutien administratif aux opérations et au réseau

- Assurer le suivi des échéanciers administratifs.
- Participer à la collecte de données et à la préparation de rapports.
- Organiser la logistique de réunions, comités et événements.
- Coordonner certaines réservations, déplacements et envois de matériel.
- Répondre aux demandes d'information provenant du réseau et des partenaires.
- Participer au maintien à jour des répertoires, documents et outils administratifs.
- Soutenir les activités de reddition de comptes lorsque requis.

4. Soutien aux activités philanthropiques et à l'expérience donateur

- Assurer le suivi administratif de certaines activités de collecte de fonds.
- Préparer les lettres de remerciement et autres communications destinées aux donateurs.
- Effectuer les mises à jour dans les bases de données de philanthropie.
- Soutenir la production de listes, rapports et suivis liés aux campagnes.
- Répondre aux demandes d'information générales des donateurs et partenaires.




- Participer à l'organisation logistique d'événements philanthropiques au besoin.

5. Soutien aux communications

- Participer à la préparation et à l'envoi des infolettres.
- Effectuer la mise en page de documents et outils de communication.
- Mettre à jour certaines sections du site Web et des plateformes numériques.
- Soutenir la diffusion de communications destinées aux différents publics de l'organisation.
- Assurer la gestion ou le tri de certaines boîtes courriel génériques.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation

- DEC ou certificat dans une discipline pertinente (administration, bureautique, communication, gestion ou domaine connexe).

Expérience

- Minimum de 3 à 5 années d'expérience dans un rôle de coordination administrative ou de soutien aux opérations.
- Expérience en organisation d'activités, de formations ou d'événements.
- Expérience dans un OBNL ou en philanthropie représente un atout.

Compétences

- Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités.
- Grand souci du détail et rigueur administrative.
- Aptitudes marquées en service à la clientèle.
- Excellentes habiletés relationnelles et communicationnelles.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Très bonne maîtrise de Microsoft 365.
- Aisance avec les plateformes numériques, Canva et les bases de données.

Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Langue:
- Français (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC

📌 COORDONNATEUR.TRICE ADMINISTRATIF.VE, FORMATION ET SOUTIEN ORGANISATIONNEL (Montreal)
🏢 Centre de pédiatrie sociale en communauté Ruelle D'Hochelaga
📍 Montreal