Operations Assistant | GridBank

Hybrid – Must be located in Montreal

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About GridBank

GridBank is a Montreal-based startup building the largest platform for authentic, mobile-shot UGC content. We believe the world is sitting on an untapped asset class - everyday videos captured on a phone - and our goal is to make it possible for anyone to upload that content and for organizations to access and use it as real, trustworthy footage.

Our platform enables people to upload content, have it verified, and make it available inside a subscription-based library used by brands, media companies, enterprises, and teams who need authentic video at scale.

This means building technology around ingestion, verification, moderation, and AI/ML for authenticity, fraud, and content-quality checks, along with the systems that allow the platform to operate reliably at scale. It also means building the engagement and gamification mechanics that influence creator behaviour - how they participate, upload, progress, and stay active on the platform.

About the Role

This is a broad, hands-on operations role at an early-stage startup. You’ll help keep the customer and creator sides of GridBank moving while supporting the systems and coordination behind the scenes. Some days that means resolving support requests or helping manage moderation queues; other days it means documenting a workflow, organizing admin, or noticing a recurring issue and helping improve the process behind it.

You’ll work across teams and get exposure to different parts of the business rather than staying in one narrow lane.

Responsibilities

Customer Support

- Monitor the customer support inbox.
- Respond to routine admin and billing inquiries, including subscriptions, invoices/receipts, account admin requests, refunds/credits where applicable, and creator admin support.
- Maintain support templates and the SOP/FAQ library.
- Track recurring support themes and translate patterns into actionable recommendations for process improvements, documentation updates, and product/dev enhancements.

SOP Management + Process Implementation

- Create, maintain, and improve SOPs, checklists, and templates for recurring workflows.
- Support implementation of new workflows and operational systems under guidance.
- Test workflows, identify friction points, and propose improvements.

Creator Team Support

- Support creator-facing operational workflows.
- Support community moderation operations, including triage, tagging, escalation, and queue management.
- Support scheduling and publishing for social media.
- Track recurring creator ops issues and flag patterns that create bottlenecks or confusion.

Admin + Coordination

- Support cross-functional operational execution across teams.
- Coordinate scheduling, meetings, follow-ups, and internal reminders.
- Maintain organized digital resources, including docs, templates, trackers, and internal folders.
- Support task tracking and deadline management to keep work moving across teams.
- Support grant/admin coordination as needed, including collecting inputs, organizing documentation, tracking deadlines, and ensuring required materials are complete.
- Support finance/admin operations as needed, including vendor/admin coordination, organizing receipts/documents, maintaining internal trackers, and preparing items for review.
- Provide occasional local, hands-on operational support as needed, including errands, pickups/drop-offs, and logistical tasks that require in-person coordination.

What we’re looking for

- Solid organization and follow-through, with attention to the small details that keep work moving.
- Clear written communication and good judgment when responding to customers, creators, and teammates.
- Comfort working across support inboxes, documents, trackers, SOPs, and internal tools.
- Able to follow an existing process while also noticing friction, recurring problems, or ways to make it better.




- Comfort switching between recurring operational work and changing priorities in a fast-moving startup.

NRC IRAP Funding Eligibility This position is being hired with support from the National Research Council of Canada Industrial Research Assistance Program (NRC IRAP) Youth Employment Program. The successful candidate must meet all program eligibility requirements at the start of employment.

This is a full-time position requiring a minimum of 32 hours per week.

Assistant·e aux opérations | GridBank

Hybride – Doit être basé·e à Montréal

À propos de GridBank

GridBank construit la plus grande plateforme de contenu UGC authentique filmé sur mobile. Nous croyons que le monde est assis sur une nouvelle catégorie d’actifs sous-estimée - les vidéos captées chaque jour sur un téléphone - et notre objectif est de permettre à n’importe qui de téléverser ce contenu et aux organisations d’y accéder pour l’utiliser comme séquences fiables et authentiques.

Notre plateforme permet aux utilisateurs de téléverser leur contenu, de le faire vérifier, puis de le rendre disponible dans une bibliothèque accessible par abonnement et utilisée par des marques, des médias, des entreprises et des équipes qui ont besoin de vidéos authentiques à grande échelle.

Cela implique de bâtir des technologies liées à l’ingestion, la vérification, la modération et l’IA/ML pour l’authenticité, la détection de fraude et l’évaluation de la qualité du contenu, ainsi que les systèmes nécessaires pour assurer la fiabilité et l’évolutivité de la plateforme. Cela inclut aussi les mécaniques d’engagement et de gamification qui influencent le comportement des créateurs : comment ils participent, téléversent, progressent et demeurent actifs sur la plateforme.

Le poste

Il s’agit d’un rôle opérationnel large et très concret au sein d’une startup en phase de croissance. Vous contribuerez à faire avancer les opérations côté clients et créateurs, tout en soutenant les systèmes et la coordination en coulisses. Certaines journées seront consacrées aux demandes de soutien ou aux files de modération; d’autres à documenter un processus, coordonner un tournage, organiser des tâches administratives ou repérer un problème récurrent et aider à améliorer le processus qui se trouve derrière.

Vous travaillerez avec plusieurs équipes et toucherez à différentes facettes de l’entreprise plutôt que de rester dans un seul créneau.

Responsabilités

Service à la clientèle

- Surveiller la boîte de réception du soutien à la clientèle.
- Répondre aux demandes courantes d’administration et de facturation, notamment les abonnements, factures/reçus, demandes liées aux comptes, remboursements/crédits lorsque applicable et soutien administratif aux créateurs.
- Maintenir les modèles de réponse ainsi que la bibliothèque de SOP/FAQ.
- Repérer les thèmes récurrents dans les demandes de soutien et transformer ces tendances en recommandations concrètes pour améliorer les processus, la documentation et le produit/développement.

Gestion des SOP + mise en œuvre des processus

- Créer, maintenir et améliorer les SOP, listes de contrôle et modèles pour les processus récurrents.
- Soutenir la mise en œuvre de nouveaux processus et systèmes opérationnels sous supervision.
- Tester les processus, repérer les points de friction et proposer des améliorations.

Soutien à l’équipe créateurs





- Soutenir les processus opérationnels destinés aux créateurs.
- Soutenir les opérations de modération de la communauté, notamment le triage, la catégorisation, l’escalade et la gestion des files.
- Soutenir la planification et la publication sur les réseaux sociaux.
- Suivre les enjeux récurrents dans les opérations créateurs et signaler les tendances qui créent des goulots d’étranglement ou de la confusion.

Administration + coordination

- Soutenir l’exécution opérationnelle interfonctionnelle entre les équipes.
- Coordonner les horaires, réunions, suivis et rappels internes.
- Maintenir les ressources numériques bien organisées, notamment les documents, modèles, suivis et dossiers internes.
- Soutenir le suivi des tâches et des échéances afin de garder le travail en mouvement entre les équipes.
- Soutenir la coordination des subventions et autres tâches administratives au besoin, notamment la collecte d’information, l’organisation de la documentation, le suivi des échéances et la vérification des éléments requis.
- Soutenir les opérations financières et administratives au besoin, notamment la coordination avec les fournisseurs, l’organisation des reçus/documents, la tenue des suivis internes et la préparation d’éléments pour révision.
- Fournir occasionnellement un soutien opérationnel local et pratique au besoin, notamment pour des courses, cueillettes/livraisons et tâches logistiques nécessitant une coordination en personne.

Ce que nous recherchons

- Excellent sens de l’organisation et bon suivi, avec une attention aux petits détails qui permettent au travail d’avancer.
- Communication écrite claire et bon jugement dans les échanges avec les clients, les créateurs et les membres de l’équipe.
- À l’aise de travailler avec des boîtes de réception de soutien, des documents, des suivis, des SOP et des outils internes.
- Capacité à suivre un processus existant tout en repérant les frictions, les problèmes récurrents et les possibilités d’amélioration.
- À l’aise de passer de tâches opérationnelles récurrentes à des priorités changeantes dans une startup qui évolue rapidement.

Admissibilité au financement du PARI CNRC Ce poste est offert avec le soutien du Programme emploi jeunesse du Programme d’aide à la recherche industrielle du Conseil national de recherches du Canada (PARI CNRC). Comme condition de ce financement, la personne retenue doit répondre à tous les critères d’admissibilité du programme au début de son emploi.

Vous pouvez être actuellement aux études et quand même être admissible, à condition d’avoir déjà terminé un programme d’études postsecondaires admissible. Par exemple, une personne actuellement à l’université qui a déjà obtenu son diplôme du cégep peut tout de même être admissible.

Il s’agit d’un poste à temps plein exigeant un minimum de 32 heures par semaine.

Pay: $35,000.00-$50,000.00 per year

Benefits

- Dental care
- Flexible schedule
- Paid time off

Application question(s):
- This position is funded through the NRC IRAP Youth Employment Program, which requires participants to be between 15 and 30 years old at the start of employment. Do you confirm that you meet this program eligibility requirement? | Ce poste est financé dans le cadre du Programme emploi jeunesse du PARI CNRC, qui exige que les participants soient âgés de 15 à 30 ans au début de l’emploi. Confirmez-vous que vous répondez à ce critère d’admissibilité du programme ?
- Have you completed a post-secondary program? | Avez-vous terminé un programme d’études postsecondaires ?
- Are you legally entitled to work in Canada? | Êtes-vous légalement autorisé·e à travailler au Canada ?
- Are you available to work a minimum of 32 hours per week? | Êtes-vous disponible pour travailler un minimum de 32 heures par semaine ?

Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC (Montréal)

📌 Operations Assistant | Assistant·e aux opérations (Montreal)
🏢 GridBank
📍 Montreal