Relevant de la direction, la personne responsable de l’administration joue un rôle central dans la mise en place, la coordination et la continuité des activités administratives du Musée régional de l’Outaouais.

Elle est imputable du bon fonctionnement des processus administratifs, de la qualité du classement documentaire et du respect des échéanciers organisationnels. Elle s’assure que les demandes sont prises en charge, que l’information circule efficacement et que les suivis requis sont réalisés dans les délais.

Dans un contexte de création et de développement du nouveau musée, cette personne contribue activement à bâtir des pratiques administratives simples, structurées et durables. Elle soutient également la direction, l’équipe, la gouvernance et le service de comptabilité dans la préparation et le suivi de différents dossiers.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Prendre en charge les opérations administratives

- Assurer le bon déroulement des activités administratives quotidiennes et effectuer les suivis nécessaires.
- Recevoir les courriels et les demandes transmis aux adresses générales du musée, y répondre ou les acheminer rapidement à la bonne personne. Gérer les rendez-vous, les réservations, les confirmations et les différents suivis administratifs.
- Maintenir un calendrier organisationnel regroupant les échéances, les obligations, les renouvellements et les rappels importants.
- Mettre en place des méthodes de travail, des outils de suivi et des procédures favorisant une administration efficace.
- Repérer les besoins administratifs et proposer des solutions permettant d’améliorer la fluidité des opérations.

Assurer la gestion documentaire et la conformité administrative

- Créer et maintenir une structure de classement physique et numérique claire, uniforme et facile à utiliser.
- Classer, archiver et tenir à jour les dossiers administratifs, contractuels et organisationnels.
- Préparer, réviser et mettre en page différents documents, notamment des lettres, rapports, présentations, formulaires, procédures et communications.
- S’assurer que les versions officielles des documents sont conservées et accessibles aux personnes autorisées.
- Maintenir les registres administratifs requis et effectuer les rappels nécessaires afin de respecter les obligations et les échéances.
- Organiser son travail et sa documentation de manière à assurer la continuité des opérations en cas d’absence.
- Veiller à la protection et à la confidentialité des renseignements traités.

Assurer un accueil et des communications professionnelles

- Accueillir les membres de l’équipe, les partenaires, les fournisseurs et les différentes parties prenantes avec professionnalisme.
- Répondre aux demandes d’information générales ou les diriger vers la bonne ressource.




- Préparer des communications administratives claires et adaptées aux personnes concernées.
- Maintenir à jour les listes de contacts, les répertoires et les outils de communication internes.
- Contribuer à projeter une image professionnelle, accessible et cohérente du musée.

Coordonner les demandes internes et la logistique organisationnelle

- Recevoir et traiter administrativement les demandes de vacances, de congés de maladie, de déplacements et de remboursement de dépenses.
- Maintenir les calendriers et les registres nécessaires au suivi de ces demandes.
- Coordonner les déplacements, les réservations et les besoins logistiques de l’équipe.
- Gérer les fournitures de bureau et effectuer les commandes auprès des fournisseurs.
- Tenir à jour l’inventaire du matériel administratif, des équipements et des clés.
- Coordonner la remise et le retour des clés, des équipements et du matériel confiés aux membres de l’équipe.
- Soutenir l’accueil administratif et l’intégration des nouvelles personnes.
- Coordonner la logistique des formations, activités, événements et projets spéciaux.

Coordonner les rencontres et soutenir la gouvernance

- Planifier et coordonner les rencontres de la direction, de l’équipe, du conseil d’administration et des différents comités.
- Préparer les convocations, les ordres du jour et la documentation requise.
- S’assurer que les participantes et participants reçoivent les bons documents dans les délais prévus.
- Réserver les salles ou préparer les rencontres virtuelles et coordonner les aspects logistiques.
- Rédiger ou mettre en forme les comptes rendus et les procès-verbaux, selon les pratiques établies.
- Documenter les décisions prises et maintenir un outil de suivi des actions à réaliser.
- Tenir à jour les résolutions, les listes de membres, les registres et les autres documents de gouvernance.
- Soutenir la direction dans la préparation et l’organisation des dossiers destinés aux instances décisionnelles.

RESPONSABILITÉS TRANSVERSALES

- Agir avec discrétion, professionnalisme et confidentialité.
- Prendre en charge les dossiers confiés et assurer les suivis jusqu’à leur conclusion.
- Collaborer de façon constructive avec la direction, l’équipe, le conseil d’administration et les partenaires.
- Respecter les politiques, les procédures et les obligations légales applicables.
- Contribuer activement à la mise en place des pratiques administratives du nouveau musée.




- Participer à l’amélioration continue des processus et des outils.
- Effectuer toute autre tâche connexe compatible avec la fonction.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation

- Diplôme d’études professionnelles, diplôme d’études collégiales ou autre formation pertinente en bureautique, en administration, en comptabilité ou dans un domaine connexe.
- Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pourra être considérée.

Expérience

- De trois à cinq années d’expérience dans un rôle administratif comportant la coordination autonome de plusieurs dossiers.
- Une expérience dans un organisme sans but lucratif, un musée, une organisation culturelle ou un environnement en développement constitue un atout significant.

Outils numériques

- Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams.
- Aisance à utiliser et à apprendre des outils numériques de classement, de gestion documentaire et de collaboration.
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit. Capacité à réviser, structurer et mettre en page des documents professionnels.
- Capacité fonctionnelle à communiquer en anglais avec certains partenaires, fournisseurs ou membres du public.

Connaissances utiles

- Compréhension générale des principes administratifs liés aux finances et à la comptabilité.
- Connaissance des pratiques de gestion documentaire et d’archivage.
- Compréhension du fonctionnement d’un organisme sans but lucratif et d’un conseil d’administration.
- Connaissance des pratiques de protection des renseignements personnels.
- Notions liées à la préparation de demandes de subvention et de redditions de comptes, un atout.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS RECHERCHÉES

- Excellent sens de l’organisation et des priorités.
- Grande rigueur et souci du détail.
- Autonomie, initiative et sens des responsabilités.
- Capacité à prendre en charge plusieurs dossiers simultanément.
- Fiabilité et constance dans les suivis.
- Capacité à anticiper les besoins et les échéances.
- Bon jugement et aptitude à distinguer les situations urgentes des priorités courantes.
- Communication professionnelle, tact et diplomatie.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Esprit de collaboration et sens du service.
- Facilité à créer de l’ordre et de la structure dans un environnement en développement.
- Aisance avec les outils numériques et capacité d’apprentissage.

Rémunération : 25,00$ à 30,00$ par heure Heures prévues : 37.5 par semaine

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Gatineau, QC J9A 1L8: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience:
- administration: 3 ans (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel

📌 RESPONSABLE DE L’ADMINISTRATION H/F (Gatineau)
🏢 Indyeva
📍 Gatineau