Chez Clark, on cherche un·e Coordonnateur·rice administratif·ve pour contribuer au quotidien de l’agence, autant dans la gestion de nos bureaux que dans certains suivis administratifs, RH et activités d’agence.

Ton quotidien chez Clark

1 OFFICE ET LOGISTIQUE - S’assurer que tout est en place

• Tu es la personne de reference pour le bon fonctionnement de nos espaces de travail.

• Accueillir les visiteurs et leur offrir une belle experience chez Clark

• Gerer la reception et l’envoi des colis et du courrier

• Veiller a ce que les espaces communs et le showroom soient propres, organises et prets pour les activites de l’agence

• Coordonner l’entretien des bureaux et assurer les echanges avec les prestataires

• Gerer les incidents lies aux locaux et faire le suivi jusqu’a leur resolution

• S’assurer que les bureaux disposent du materiel et des fournitures necessaires

• Coordonner les besoins lies aux equipements et aux espaces de travail des employes

2 ADMINISTRATION ET ACHATS - Gerer les operations du quotidien

• Tu prends en charge differents suivis administratifs qui permettent a l’agence de fonctionner efficacement.

• Gerer les stocks et effectuer les commandes : fournitures, cafe, collations, materiel, etc.

• Effectuer les achats et assurer le suivi administratif des factures fournisseurs, notamment l’envoi de courriels et les relances lorsque requis

• Tenir a jour les suivis administratifs et l’inventaire du materiel informatique

• Effectuer certaines entrees de donnees et mises a jour de documents

• Traiter les demandes de creation de fournisseurs

• Contribuer a la preparation de certains dossiers administratifs

3 SOUTIEN RH - donner un coup de main

• Tu apportes un soutien administratif a la RH et contribues a faire avancer certains dossiers.
  
  
  
  

• Effectuer certaines entrees de donnees et mises a jour dans les outils RH

• Preparer, mettre en forme et classer certains documents RH

• Tenir a jour les suivis, notamment celui des formations

• Donner un coup de main lors des recrutements : publication d’annonces, tri de CV et soutien administratif

• Assurer la confidentialite des informations et documents auxquels tu as acces

• Participer a la preparation logistique des arrivees et departs : materiel, acces, poste de travail et suivis administratifs

4 SOUTIEN FINANCE - Contribuer a certains suivis

• Tu apportes un soutien administratif a la gestion de certains dossiers financiers de l’agence.

• Contribuer a la preparation des dossiers de credits d’impot lies aux stagiaires

• Contribuer a la preparation de certains dossiers de subventions

• Deposer les factures reçues dans le Drive pour leur saisie et leur traitement

• Assurer le suivi de la boite courriel admin de Clark

5 VIE D’AGENCE - Faire vivre l’experience Clark

• Tu contribues aussi a faire de Clark un endroit ou les gens ont envie d’etre.

• Participer a l’organisation d’activites et d’evenements internes

• Contribuer au Clarkmite et aux initiatives de vie d’agence

• Contribuer a la logistique des evenements et activites

• Être a l’affut de petites attentions qui peuvent ameliorer le quotidien des equipes

Ce qui fera la difference

On cherche une personne organisee, autonome et debrouillarde,



qui aime que les choses soient bien faites et qui n’attend pas toujours qu’on lui dise quoi faire.

Tu es le genre de personne qui :

• voit ce qui doit etre fait et passe a l’action;

• sait gerer plusieurs priorites en parallele;

• aime autant faire un suivi avec un fournisseur que preparer un document ou donner un coup de main a l’equipe RH;

• a le souci du detail sans perdre de vue l’essentiel;

• sait faire preuve de jugement et sait quand faire remonter une situation;

• est a l’aise avec les outils numeriques et les environnements collaboratifs;

• communique facilement avec des personnes de differents roles et niveaux de seniorite;

• fait preuve de discretion, particulierement lorsqu’il est question de dossiers RH;

• aime etre dans l’action et contribuer concretement au quotidien d’une equipe;

Tu n’as pas besoin de tout connaitre. Ce qui compte surtout pour nous : ton jugement, ton sens du service, et ton envie de contribuer.

• Pourquoi ce role est key chez Clark

Ce role a un impact direct sur le quotidien des equipes.

Quand les bureaux sont bien geres, que le materiel est disponible, que les suivis administratifs sont faits, que les evenements sont bien prepares, tout le monde gagne en efficacite.

Tu es donc au cœur de plusieurs petits details qui, mis ensemble, font une vraie difference dans l’experience Clark.

Ton terrain de jeu : les bureaux, l’administration, la vie d’agence et un peu de RH.

Et surtout : plein de petites choses qui permettent aux autres de se concentrer sur leur travail.

Les conditions

• Le poste est a temps plein, avec une presence requise au bureau chaque jour , meme si ce n’est pas pour une journee complete.

• Tu travailleras en collaboration avec plusieurs equipes chez Clark et releveras de la Gestionnaire administrative et de la Responsable RH.