Valsoft est la recherche dun(e) adjoint(e) administratif(ve) juridique pour se joindre notre quipe Montral, Qubec.

Relevant de la parajuriste en chef, cette personne offrira un soutien administratif gnral lquipe juridique de Valsoft. PROPOS DE VALSOFT CORP.: Fonde au Canada en 2015, Valsoft possde aujourdhui un portefeuille mondial de plus de 118 entreprises.

Elle acquiert et dveloppe des socits de logiciels spcialises dans des marchs verticaux, leur permettant doffrir les meilleures solutions critiques leurs clients dans leur secteur respectif.

Un principe fondamental de la philosophie de Valsoft est dinvestir dans des entreprises bien tablies et de favoriser un environnement entrepreneurial, afin de les faonner en leaders dans leur domaine.

Valsoft vise acqurir, conserver et crer de la valeur grce des partenariats long terme avec les quipes de direction en place. APPROCHE DINVESTISSEMENT: Contrairement aux firmes de capital-investissement et de capital-risque, nous sommes des entrepreneurs qui achtent, dveloppent et font crotre des entreprises logicielles.

Cest exact : nous ne revendons pas les entreprises.

Nous formons une alliance stratgique avec les quipes de direction en place.

Nous reconnaissons le dvouement et la persvrance ncessaires pour crer une entreprise, et nous accordons la priorit au bien-tre des clients et des employs plutt quaux objectifs court terme. CULTURE: Valsoft est bien plus quun simple lieu de travail : nous sommes une quipe.

Lorsque nous affirmons que les gens sont notre plus grand atout, nous le pensons sincrement.

Investir dans nos employs est notre priorit absolue.

Nous crons un environnement o nos employs ressentent lexcitation du premier jour, jour aprs jour, favorisant une culture de performance et de collaboration.

Nous clbrons nos russites, et nous en sommes fiers.

Nous rvons grand, restons humbles et toujours motivs. DESCRIPTION DU POSTE: Nous sommes la recherche dun(e) adjoint(e) administratif(ve) juridique proactif(ve), organis(e) et soucieux(se) du dtail pour soutenir les activits quotidiennes de notre quipe juridique.

Ce poste convient particulirement une personne qui aime grer plusieurs priorits, coordonner les activits avec diffrents intervenants et veiller ce que les documents, dossiers, chances et demandes administratives soient traits avec prcision et efficacit.

La personne retenue collaborera avec les quipes internes, les conseillers juridiques externes, les auditeurs, les prteurs, les institutions financires, les fournisseurs et dautres tiers.

Il sagit dun rle administratif qui ne ncessite pas de formation juridique officielle.

Une exprience antrieure dans un environnement juridique, corporatif, de conformit, bancaire ou de services professionnels constitue un atout. RESPONSABILITS PRINCIPALES: Dossiers corporatifs et gestion des entits Maintenir des renseignements exacts et jour sur les socits et les entits juridiques, notamment leur statut, leurs administrateurs et dirigeants, leurs adresses commerciales, leurs numros denregistrement et dautres renseignements cls.

Tenir jour les livres de procs-verbaux et les dossiers lectroniques, reprer les documents manquants et veiller ce que les rsolutions, ententes, certificats et autres documents signs soient correctement classs.

Assurer le suivi des dclarations annuelles, des dclarations de confirmation, des dates de renouvellement et des autres obligations rcurrentes de dpt corporatif.

Coordonner les modifications corporatives courantes et obtenir, au besoin, des extraits de registre, des certificats de conformit, des organigrammes et dautres renseignements corporatifs.

Signatures et gestion documentaire Coordonner les signatures lectroniques et manuscrites, assurer le suivi des documents en attente, envoyer des rappels et confirmer que les documents signs sont complets et correctement classs.

Organiser lenvoi, le retour et lentreposage des documents originaux et tenir jour les registres indiquant leur emplacement.

Coordonner les copies certifies conformes, les authentifications notariales, les lgalisations et les apostilles, en assurant la liaison avec les demandeurs, les signataires et les parties charges de la certification.

Conseillers juridiques externes, factures et systmes juridiques Ouvrir, surveiller et fermer les dossiers dans les logiciels de facturation juridique et effectuer les suivis ncessaires auprs des avocats internes et des conseillers juridiques externes concernant les dossiers en suspens ou inactifs.

Examiner et acheminer les factures juridiques, enquter sur les carts de facturation et collaborer avec les approbateurs et lquipe des comptes fournisseurs afin de rsoudre les factures rejetes, en suspens ou impayes.

Maintenir jour les coordonnes des conseillers juridiques externes et contribuer lintgration de nouveaux cabinets davocats et fournisseurs, notamment en recueillant les documents bancaires, fiscaux et denregistrement requis.

Soutien KYC, conformit, audit et services bancaires Maintenir jour les dossiers KYC ( Know Your Customer ), les documents corporatifs, les rponses approuves aux questionnaires et les outils de suivi des dates dexpiration pour les principales entits.

Remplir les formulaires courants lis aux processus KYC, AML, bancaires et dintgration des cabinets davocats laide des renseignements approuvs et des pices justificatives.

Coordonner les demandes de renseignements concernant les administrateurs, les actionnaires et les bnficiaires effectifs ultimes, assurer le suivi des demandes en suspens et obtenir les signatures requises.

Reprer et fournir les dossiers corporatifs demands par les auditeurs, les banques, les prteurs, les conseillers juridiques externes et les programmes gouvernementaux ou denregistrement.

Soutenir les activits bancaires et de financement, notamment les mises jour KYC, les registres des signataires autoriss,



la collecte de documents et le suivi des lments en suspens.

Fusions et acquisitions, proprit intellectuelle et enregistrements Soutenir ladministration lie aux acquisitions en mettant jour les dossiers des entits, en organisant les documents post-clture, en assurant le suivi des lments en suspens et en transfrant les dossiers dfinitifs vers les rpertoires permanents.

Effectuer le suivi des livres de procs-verbaux, des certificats dactions originaux et des autres dossiers corporatifs des socits acquises, et contribuer lobtention de recherches corporatives pour les cibles dacquisition.

Maintenir jour les outils internes de suivi des acquisitions, marques de commerce, noms de domaine, lments de proprit intellectuelle et enregistrements gouvernementaux, notamment les dates de renouvellement, certificats denregistrement, numros DUNS et identifiants SAM.gov.

Oprations juridiques gnrales Maintenir des dossiers juridiques et des rpertoires documentaires organiss, sauvegarder les versions finales signes et supprimer les brouillons ou les distinguer clairement des versions dfinitives.

Soutenir lintgration des nouveaux membres de lquipe juridique, notamment en coordonnant les demandes daccs Diligent, Brightflag, Tower, Docu

Sign, JIRA et aux autres systmes juridiques. QUALIFICATIONS REQUISES / MINIMALES: Trois ans dexprience en administration, services corporatifs, oprations juridiques, conformit, services bancaires, services professionnels ou dans un environnement similaire.

Excellentes comptences organisationnelles et grand souci du dtail.

Solide capacit de suivi et aptitude grer plusieurs demandes et lments en suspens jusqu leur rsolution.

Capacit grer des priorits concurrentes et des chances rcurrentes dans un environnement au rythme soutenu.

Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, verbale et crite.

Bon jugement et capacit traiter des renseignements confidentiels et sensibles avec discrtion.

Solides comptences en rvision, gestion de fichiers et tenue de dossiers.

Matrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel, Power

Point, Teams et Share

Point.

Capacit travailler de faon autonome tout en contribuant un environnement dquipe collaboratif.

Approche proactive, dbrouillarde et axe sur le service en matire de soutien administratif. QUALIFICATIONS SUPPLMENTAIRES OU SOUHAITES (optionnel): Exprience au sein dun service juridique, dun cabinet davocats, dun fournisseur de services corporatifs, dune institution financire ou dune autre organisation rglemente.

Exprience comme adjoint(e) juridique, technicien(ne) juridique, parajuriste ou en secrtariat corporatif, un atout, mais non obligatoire.

Exprience dans la tenue de dossiers corporatifs ou le soutien aux processus de gestion des entits.

Exprience dans la coordination de signatures de documents, de certifications, dauthentifications notariales, de lgalisations ou dapostilles.

Exprience dans la prparation de formulaires KYC, AML, bancaires, gouvernementaux ou dintgration de clients ou de fournisseurs.

Connaissance de Diligent, Brightflag, Docu

Sign, Tower, JIRA ou de plateformes juridiques et administratives similaires.

Formation postsecondaire en administration des affaires, administration de bureau, administration juridique ou dans un domaine connexe.

Forte volont dapprendre, de se dvelopper et dassumer de nouvelles responsabilits.

Attitude positive et engagement envers la russite collective.

Prt(e) joindre une quipe collaborative et innovante o vous pourrez avoir un impact immdiat? .............................................................................

Legal Administrative Assistant Montreal, Quebec | Valsoft Corporation | Full-time DESCRIPTION: Valsoft is looking for a Legal Administrative Assistant to join our team in Montreal, Quebec.

Reporting to the Head Paralegal, the Legal Administrative Assistant will provide broad administrative support to Valsofts legal team. ABOUT VALSOFT CORP.: Established in Canada in 2015, Valsoft has grown to a global portfolio of 118+ companies, acquiring and developing vertical market software companies, enabling each business to deliver the best mission-critical solutions for customers in their respective industries. A key tenet of Valsofts philosophy is to invest in well-established businesses and foster an entrepreneurial environment that molds companies into leaders in their respective industries.

Valsoft looks to buy, hold and create value through long-term partnerships with existing management. INVESTMENT APPROACH: Unlike private equity and venture capital firms, we are Entrepreneurs who Buy, Enhance and Grow Software Businesses.

Thats right; we dont sell businesses.

We form a strategic alliance with existing management teams.

We recognize the dedication and perseverance required to create a firm and place a premium on customers and workers well-being over short-term goals. CULTURE: Valsoft is more than just a place to work; were a team.

We mean it when we say people are our greatest assets, so investing in them is our number one priority.

We create an environment where our employees feel first-day-on-the-job excitement, day after day, creating a culture of high performers and collaboration.

We celebrate our milestones, and were proud of them.

We Dream Big, Stay Humble and Stay Hungry. POSITION DESCRIPTION: We are looking for a proactive, organized, and detail-oriented Legal Administrative Assistant to support the day-to-day activities of Valsofts legal team.





This position is well suited to someone who enjoys managing multiple priorities, coordinating with different stakeholders, and ensuring that documents, records, deadlines, and administrative requests are handled accurately and efficiently.

The successful candidate will work with internal teams, external counsel, auditors, lenders, financial institutions, vendors, and other third parties.

This is an administrative role and does not require formal legal training.

Previous experience in a legal, corporate, compliance, banking, or professional-services environment would be considered an asset. KEY RESPONSIBILITIES: Corporate Records and Entity Management Maintain accurate corporate and legal-entity information, including entity status, directors and officers, business addresses, registration numbers, and other key details.

Maintain corporate minute books and electronic records, identify missing documentation, and ensure executed resolutions, agreements, certificates, and other records are properly filed.

Track annual returns, confirmation statements, renewal dates, and other recurring corporate filing obligations.

Coordinate routine corporate changes and obtain registry extracts, certificates of good standing, organizational charts, and other corporate information as required.

Signatures and Document Management Coordinate electronic and wet-ink signatures, track outstanding documents, send reminders, and confirm that executed documents are complete and properly filed.

Arrange the delivery, return, and storage of original documents and maintain records of their location.

Coordinate certified true copies, notarizations, legalizations, and apostilles, liaising with requesters, signers, and certifying parties.

Outside Counsel, Invoices, and Legal Systems Open, monitor, and close matters in legal billing software and follow up with internal lawyers and outside counsel regarding outstanding or stale matters.

Review and route legal invoices, investigate billing discrepancies, and work with approvers and Accounts Payable to resolve rejected, outstanding, or unpaid invoices.

Maintain outside counsel contact information and assist with onboarding new law firms and vendors, including collecting required banking, tax, and registration documentation. KYC, Compliance, Audit, and Banking Support Maintain current KYC packages, corporate documents, approved questionnaire responses, and expiry date trackers for key entities.

Complete routine KYC, AML, banking, and law firm onboarding forms using approved information and supporting documentation.

Coordinate requests for director, shareholder, and ultimate beneficial owner information, track outstanding requests, and obtain required signatures.

Locate and provide corporate records requested by auditors, banks, lenders, external counsel, and government or registration programs.

Assist with banking and financing matters, including KYC refreshes, authorized signatory records, document collection, and tracking outstanding deliverables. M&A;, Intellectual Property, and Registrations Support acquisition-related administration by updating entity records, organizing post-closing documents, tracking outstanding deliverables, and transferring final records to permanent repositories.

Follow up on acquired company minute books, original share certificates, and other corporate records, and assist with obtaining corporate searches for acquisition targets.

Maintain internal acquisition, trademark, domain name, intellectual-property, and government-registration trackers, including renewal dates, registration certificates, DUNS numbers, and SAM.gov identifiers.

General Legal Operations Maintain organized legal folders and document repositories, save final executed versions, and remove or clearly distinguish drafts.

Support the onboarding of Legal team members, including access requests for Diligent, Brightflag, Tower, Docu

Sign, JIRA, and other Legal systems. REQUIRED/MINIMUM QUALIFICATIONS: Three years of experience in administration, corporate services, legal operations, compliance, banking, professional services, or a similar environment.

Exceptional organizational skills and attention to detail.

Strong follow-through and the ability to track multiple requests and outstanding items through completion.

Ability to manage competing priorities and recurring deadlines in a fast-paced environment.

Strong interpersonal, verbal, and written communication skills.

Sound judgment and the ability to handle confidential and sensitive information with discretion.

Solid proofreading, file-management, and recordkeeping skills.

Proficiency in Microsoft Office, including Outlook, Word, Excel, Power

Point, Teams, and Share

Point.

Ability to work autonomously while contributing to a collaborative team environment.

Proactive, resourceful, and service-oriented approach to administrative support. ADDITIONAL OR PREFERRED QUALIFICATIONS: Experience supporting a Legal department, law firm, corporate-services provider, financial institution, or other regulated organization.

Legal-assistant, law-clerk, paralegal, or corporate-secretarial experience is an asset but is not required.

Experience maintaining corporate records or supporting entity-management processes.

Experience coordinating document execution, certifications, notarizations, legalizations, or apostilles.

Experience completing KYC, AML, banking, government, customer, or vendor onboarding forms.

Familiarity with Diligent, Brightflag, Docu

Sign, Tower, JIRA, or similar legal and administrative platforms.

Post-secondary education in business administration, office administration, legal administration, or a related field.

Strong willingness to learn, grow, and take on new responsibilities.

Positive attitude and commitment to collaborative success.

Ready to join a collaborative and innovative team where you can make an immediate impact?

📌 Adjoint(e) administratif(ve) juridique | Legal Administrative Assistant
🏢 Valsoft
📍 Montreal