Coordonnatrice des ventes & d’événements

Le Windsor est un des lieux de réception le plus prestigieux et historique à Montréal.
Possédant deux salles de bal ainsi que le luxueux Peacock Alley, le Windsor ajoute l'élégance à toutes les réceptions.
Nos magnifiques salles, influencées par le style Victorien et de la Renaissance française ont accueilli certaines des plus extravagantes réceptions à Montréal dont, des événements corporatifs, des conférences, ainsi que des mariages.

BREF APERCU

Le titulaire du poste sera responsable de la coordination des réunions, congrès et événements spéciaux, tels que les mariages et les levées de fonds. La planification d’événement est souvent considéré comme une profession passionnante et « glamour », mais le travail du planificateur d’événements peut également être difficile avec de longues heures et des clients exigeants. Le Windsor est à la recherche d’un candidat qui est désireux d’apprendre et souci du détail à maintenir sa réputation comme la destination de choix pour les événements à Montréal.

FONCTIONS PRINCIPALES (60% - approx. 75 à 90 événements par année):

- Coordonner les détails d’événements tels que conférences, mariages, anniversaires, événements de charité, des réunions de vente et les réunions d’affaires.
- Calculer les budgets et assurer qu’ils sont respectés.
- Travailler en collaboration avec le traiteur pour préparer le menu pour l’événement.
- Créer les plans de salle pour les evénéments attribués.
- Négociations avec des fournisseurs divers.
- Coordonner et surveiller le déroulement (horaire) de l’événement et s’assurer de respecter les délais.
- Céduler du personnel pour travailler à l’événement, y compris la sécurité et l’entretien ménager
- Gérer la correspondance de courriel.

VENTES ET SURVENTES (30%):

- Répondre rapidement et efficacement à toutes les demandes de vente par téléphone et/ou par courriel,



la préparation des brochures si nécessaire
- Faire le suivi sur toutes les demandes dans un délai raisonnable, la préparation de propositions en cédulant des visites afin d’attirer des nouveaux clients et de leur montrer nos salons
- Maximiser la vente sur un contrat donné avec l’équipement à l’interne (décor et alcool)
- Obtenir au moins 2 nouveaux événements au cours de l’année basé sur les possibilités de réseautage et de l’exposition événement

FACTURATION/ADMINISTRATION (10%):

- Cela inclut la communication initiale de politiques de paiement et de soumettre des factures finales aux clients et/ou fournisseurs.
- Suivi des rapports de dommages.

GESTION DE SERVICE:
- Gérer les événements en fournissant des conseils sur la vente d'alcool responsable, respect de salon avec toutes les consignes de sécurité et de santé, la liaison avec les traiteurs et conseils sur les politiques et procédures, et enfin d'assurer la sécurité du bâtiment à la fin d'un événement.
-Assurer la liaison à tout moment avec tous les membres de l'équipe et de travailler en équipe pour atteindre les objectifs fixés par le Président
- Fournir des commentaires et des idées dans les initiatives de marketing et ensuite de promouvoir ces initiatives et surveiller les réponses
- Collaborer avec tous les traiteurs et de développer et maintenir des relations avec les traiteurs spécialisés
- Porter une tenue d'affaires appropriée en tout temps

QUALIFICATIONS:

- Minimum 5 ans d’expérience dans l’événementielle
- Bilingue (français – écrit et oral; anglais – écrit et oral)
- Maîtrise de MS Office
- Aptitudes manifestées en service à la clientèle
- Compétence exceptionnelle en rédaction de correspondance
- Solides compétences organisationnelles
- Capacité de résolution de problèmes
- Capacité de mener plusieurs tâches de front
- Capacité d’écoute

Rémunération : à partir de 50 000,00$ par an

Lieu du poste : En présentiel

📌 Coordonnateur(trice) d'événement (Montreal)
🏢 Salles de bal - Le Windsor
📍 Montreal