Adjoint(e) administratif(-ive)

Statut : Occasionnel à temps complet

Horaire : Du lundi au vendredi

Lieu de travail : Grande Bibliothèque (475, boulevard De Maisonneuve Est) et Bibliothèque nationale (2275, rue Holt), Montréal

Échelle de traitement offerte pour le poste : Entre 44 815 $ et 70 423 $, selon l’expérience.

Jouer un rôle décisif dans la vie de la population du Québec vous anime ? Contribuez à relever les différents défis du Québec en vous joignant à l'équipe de BAnQ.

Notre équipe recrute actuellement une adjointe ou un adjoint administratif pour soutenir la Direction générale de l’expérience et de la Grande Bibliothèque (DGEGB), et la Direction générale de la découvrabilité et de la Bibliothèque nationale (DGDBN).

Stimulant l’apprentissage par la découverte, l’exploration, la participation et l’expérimentation, BAnQ participe à bâtir une société apprenante, menant à l’épanouissement et l’accomplissement culturel, social et économique de la population.

Vous aimez relever des défis, que votre rôle ait une influence positive et significative au sein de l’institution ? Joignez-vous à notre équipe !

BAnQ préserve et diffuse le patrimoine documentaire du Québec tout en offrant un accès élargi à la connaissance et à la culture. La DGDBN est responsable de l’acquisition, du traitement, de la numérisation, de la conservation et de la mise en valeur des collections patrimoniales québécoises. Elle supervise des équipes hautement spécialisées qui veillent à la préservation à long terme des documents et à leur accessibilité pour les chercheurs, les institutions et le grand public.

La DGEGB a pour mission de diffuser ces ressources documentaires et de les rendre accessibles à tous les Québécois. Elle s’attache à offrir une expérience riche et inclusive, en permettant la consultation des collections sur place, à la Grande Bibliothèque, et à distance grâce à des services numériques. Elle développe des programmes et des activités favorisant la découverte, la médiation culturelle et l’éducation, contribuant ainsi à la démocratisation du savoir et à la promotion de la culture.

Raison d’être de l’emploi :

Relevant des deux directrices générales, vous assurerez un rôle clé dans le bon fonctionnement des deux directions. Comme adjoint(e) de direction générale, vous appuierez deux gestionnaires dans divers travaux administratifs, organisationnels et techniques, en maintenant un soutien efficace et adaptable. Personne-ressource, vous recevrez et traiterez les demandes, assurerez une circulation optimale de l’information et réaliserez les tâches de bureautique et de coordination, tout en harmonisant, dans la mesure du possible, les processus entre les deux directions.

Il s’agit d’un poste occasionnel à temps complet (35 h/semaine), jusqu'au 2 octobre 2027. Il y aura possibilité de télétravail en mode hybride. Les modalités devront être discutées avec les gestionnaires. Vous serez appelé à travailler à la Grande Bibliothèque, ainsi qu’à la Bibliothèque nationale.

Vous bénéficierez d’une gamme d’avantages sociaux concurrentielle telle que :





- une majoration de 11,12% correspondant aux avantages sociaux (maladie, jours fériés, assurances collectives) ;
- une banque de vacances équivalente à 8% des heures travaillées ;
- un régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP) auquel l’employeur contribue avec un pourcentage équivalent à celui du participant ;
- un rabais sur le titre de transport collectif mensuel (applicable selon les régions) ;
- ainsi que de la formation et du perfectionnement en soutien à son développement professionnel.

Principales responsabilités :

- Collaborer avec les deux DG pour assurer le suivi des dossiers courants et stratégiques.
- Prioriser les enjeux, assurer un suivi proactif des échéances et relayer les informations pertinentes entre les directions et leurs parties prenantes internes et externes.
- Gérer de manière autonome et optimisée les agendas des deux DG, coordonner les rendez-vous, réunions et engagements externes.
- Prendre les décisions appropriées et relevant de sa compétence pour prioriser ou reprogrammer les activités en fonction de l’urgence et des priorités institutionnelles.
- Filtrer les communications, répondre ou rediriger les demandes selon leur nature, et assurer la circulation fluide de l’information au sein des équipes et avec les autres unités administratives.
- Planifier, préparer, organiser les rencontres clés pour chacune des directions générales.
- Établir l’ordre du jour avec les parties prenantes, rassembler la documentation nécessaire et procéder aux convocations et aux confirmations.
- Assister aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux.
- Préparer les dossiers destinés aux instances de gouvernance (ex. : rapports, bilans, etc.)
- Appuyer les DG dans la préparation de dossiers de représentation ou collaboration externes – et assurer les suivis requis après ces rencontres.
- Maintenir une interface efficace avec des organismes externes en lien avec les deux missions, le tout en représentant l’institution avec professionnalisme.
- Agir comme point de contact privilégié entre les DG et les autres unités de BAnQ.
- Collaborer étroitement avec le Bureau de la présidence, le Secrétariat général et les directions administratives pour toutes les questions nécessitant un arrimage institutionnel.
- Maintenir des relations fluides, avec les équipes de soutien des partenaires externes, afin de faciliter les échanges d’information liés aux dossiers de la DGEGB ou de la DGDBN.
- Rédiger des documents variés (lettres, notes de service, courriels, rapports, présentations) en recueillant et vérifiant les données nécessaires auprès de différentes sources.
- Veiller à la qualité linguistique et à la présentation des documents,



en utilisant les outils Microsoft 365 mis à sa disposition (Word, PowerPoint, Excel, Visio).
- Organiser les déplacements des DG : itinéraires, réservations, formulaires et documents requis.
- Préparer les allocations de dépenses et assurer le suivi budgétaire des directions. Traiter ou créer des demandes dans les systèmes administratifs.
- Gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau et formuler les demandes de ressource, selon les procédures établies.
- Assurer le classement organisé des documents sur les plateformes internes (SharePoint, Teams, répertoires partagés), afin de faciliter le repérage de l’information, dans le respect des normes.
- Proposer des améliorations et explorer des solutions numériques innovantes pour optimiser les pratiques et l’utilisation des outils collaboratifs dans le respect des cadres éthiques.
- Effectuer, selon les besoins, d’autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de son supérieur.

Principales exigences :

- Diplôme d’études collégiales ou autre diplôme reconnu dans un domaine pertinent.
- Minimum de huit (8) ans d’expérience pertinente, dont au moins cinq (5) ans dans un poste d’adjoint(e) administratif(ve).
- Excellente connaissance de la langue française, à l’oral et à l’écrit.
- Excellente connaissance de la suite Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Forms, Visio).
- Aptitude marquée pour la gestion des priorités et le sens de l’organisation.
- Capacité à gérer son temps et ses priorités en fonction des objectifs des directions générales.
- Capacité à mener simultanément plusieurs dossiers variés en assurant les suivis appropriés.
- Sens de l’initiative et autonomie.
- Grande rigueur et minutie dans les méthodes de travail.
- Très grande discrétion et capacité à préserver la confidentialité.
- Respect des directives et normes institutionnelles.
- Excellentes relations interpersonnelles et habiletés de communication.
- Souci de la qualité du service dans les relations avec le personnel, les partenaires et les fournisseurs.
- Excellente capacité à travailler en équipe.
- Capacité à s’adapter rapidement aux changements.
- Esprit d’analyse développé.

Atout :

- Bonne connaissance de la langue anglaise à l’oral.

Test : La personne retenue devra réaliser un examen écrit en français comprenant notamment des questions de rédaction. Des évaluations sur Excel et Word seront également exigées.

Remarques :

Pour soumettre votre candidature et en savoir plus sur l’emploi à BAnQ, nous vous invitons à visiter notre site web : https://www.banq.qc.ca/emploi/

Il est au cœur de l’ADN de BAnQ de ne laisser personne derrière et de valoriser la diversité que représente la population québécoise. BAnQ s’engage à favoriser une expérience de candidature bienveillante et inclusive qui assure un accès équitable aux mêmes opportunités pour toutes les personnes.

Si vous avez besoin d’un accommodement lors du processus de recrutement, n’hésitez pas à nous le faire savoir à [email protected].

📌 Adjointe administrative (Montreal)
🏢 Bibliothèque et Archives nationales du Québec
📍 Montreal