Organisme : Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

Division : Division du tribunal administratif et du règlement des différends

Ville : Toronto

Conditions : 1 poste permanent

Code du poste : Collaboratrice ou collaborateur individuel 7 (I07)

Salaire : De 73 531 $ à 102 803 $

Type de concours : Ouvert

Donnez-vous votre pleine mesure dans un milieu de travail complexe au rythme rapide, où le discernement, la discrétion et un sens aigu de l’organisation sont essentiels?

Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) est à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint de direction d’expérience pour fournir un soutien administratif et opérationnel de grande qualité au commissaire adjoint, tribunal administratif et règlement des différends.

Sous l’autorité du commissaire adjoint, vous soutiendrez les activités quotidiennes de la division, coordonnerez les priorités et les projets, et offrirez un service attentif aux directrices et directeurs de la division ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe de direction. Vos aptitudes à la communication, votre esprit d’initiative, votre diplomatie et votre souci du service à la clientèle vous aideront à établir de solides relations de travail au sein de l’organisation et avec les partenaires externes.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Dans ce poste, vous accomplirez principalement différentes tâches spécialisées de soutien administratif à l’appui de la direction, du fonctionnement et de la coordination au quotidien de projets complexes ou de fonctions liées au tribunal administratif. La ou le titulaire du poste appuie aussi au besoin les directrices et directeurs de la division et l’ensemble de l’équipe de direction, et coordonne toutes les activités administratives de la division.

- Fournir du soutien administratif de haut niveau à la direction. Recevoir, examiner et acheminer la correspondance et les appels téléphoniques, et y répondre.
- Gérer et programmer les rendez-vous et les activités quotidiennes; organiser les réunions et les voyages d’affaires. Aménager l’horaire quotidien en tenant compte des demandes urgentes.
- Coordonner les activités administratives quotidiennes en établissant les priorités de travail. Fournir des directives, une formation et une orientation efficaces au personnel de soutien et jouer le rôle de personne-ressource pour ce personnel.
- Coordonner l’élaboration et l’application de normes et de procédures administratives et de secrétariat pour la division. Au besoin, diriger et former au quotidien le personnel de soutien administratif relativement aux processus et procédures de la division.
- Appuyer au besoin les cadres de la division (p. ex., les directrices et directeurs).
- Diriger des projets stratégiques à l’échelle de l’organisation, notamment en collaborant avec différents membres du personnel et différents services ou divisions à la coordination et à l’exécution des plans de projet, et rendre compte des produits livrables et des jalons, des risques et des stratégies d’atténuation des risques. Ces fonctions peuvent aussi comprendre le soutien à des projets stratégiques et à des processus opérationnels dirigés par d’autres services ou divisions.
- Travailler en étroite collaboration avec les autres adjointes et adjoints de direction de l’organisation et, à l’occasion, suivre les directives de l’adjointe ou de l’adjoint de direction de la commissaire afin d’assurer la cohésion dans la coordination des activités à l’échelle de l’organisation.
- Répondre aux clients qui sont à la recherche de solutions et les aider à résoudre leurs problèmes.
- Préparer et traiter des documents confidentiels, comme des notes sur des mesures disciplinaires, des documents relatifs à la planification d’urgence et d’autres documents touchant les ressources humaines de la division.




- Assurer et vérifier la préparation et le traitement efficaces et appropriés des documents, conformément aux politiques et textes de loi applicables. Appliquer les lignes directrices relatives à la mise en page et au formatage et vérifier qu’elles sont respectées. Effectuer la correction d’épreuves de ses propres documents et de documents rédigés par d’autres membres du personnel.
- Participer à l’élaboration de stratégies de communication; préparer et coordonner des documents de communication au sein du service ou de la division, y compris des bulletins et des dépliants.
- Coordonner et assurer la gestion des documents.
- Accomplir des tâches administratives spécialisées de façon très autonome, notamment des tâches de préparation, de recherche, d’examen, de rapprochement, de contrôle et de coordination relativement à différents documents et processus.
- Utiliser Microsoft 365 et les systèmes de l’organisation pour préparer de la correspondance, des rapports, des feuilles de calcul et des documents de présentation.
- Coordonner les réunions, les ateliers, les événements spéciaux, les services de traiteur, l’impression et les inscriptions; préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux, consigner les décisions et assurer le suivi des mesures à prendre.

À quelles exigences dois-je répondre? Vous devez justifier des qualités suivantes :

- Expérience acquise dans des organisations du secteur public.
- Expérience considérable de la fourniture de soutien administratif à des cadres supérieurs, de la prise en charge d’un large éventail d’aspects administratifs et des pratiques et procédures de bureau standard.
- Connaissance des politiques et procédures administratives internes, y compris en matière d’approvisionnement, de finances, de technologie de l’information, de gestion des documents et de gestion des installations.
- Expérience considérable de la préparation et de la rédaction de correspondance et de rapports standard, de la mise en page et du formatage de rapports complexes, de présentations, de correspondance, de graphiques et de tableaux.
- Expérience considérable de la préparation d’ordres du jour, de la rédaction de procès-verbaux de réunions et du repérage des points auxquels il faut donner suite.
- Maîtrise avancée de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, et capacité à apprendre à utiliser d’autres systèmes internes et outils de communication à distance.
- Solides facultés d’analyse et de résolution de problèmes, conjuguées à la capacité de s’acquitter de ses fonctions avec un minimum de supervision dans un environnement politiquement délicat, en faisant preuve de discernement et de discrétion, y compris dans le cadre du traitement de documents et de renseignements confidentiels.
- Capacité à mettre en œuvre des procédures de travail administratif efficaces et à faire preuve d’organisation dans un bureau de direction complexe au rythme rapide.
- Excellentes aptitudes à l’organisation et à la gestion du temps, y compris le souci du détail, la capacité à établir des priorités, à respecter les délais et à travailler efficacement avec un minimum de supervision, à évaluer les situations pour en déterminer l’importance, l’urgence et les risques, et à prendre des décisions claires ou à composer avec des priorités et des contraintes de travail contradictoires.
- Compétences très développées en service à la clientèle et en relations interpersonnelles. Capacité à fournir un excellent service à la clientèle à tous les niveaux en interne ainsi qu’aux partenaires et parties prenantes externes.
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.




- Ingéniosité, adaptabilité et haut degré d’initiative.
- Capacité à fournir des directives de travail à d’autres employés de soutien.
- Capacité à mener des recherches et à préparer de l’information en temps opportun.

Atouts

- Capacité à communiquer (oralement et par écrit) en français.
- Expérience ou titre professionnel en tant qu’auxiliaire juridique ou parajuriste.
- Une expérience au sein d’organes décisionnels, judiciaires ou quasi judiciaires est considérée comme un atout.

Quels sont les avantages pour vous?

- Organisme moderne proposant un modèle de travail hybride versatile qui prévoit de six à dix jours par mois au moins de travail en présentiel.
- Occasions d’apprentissage continu et de perfectionnement pour tous les membres du personnel.
- Organisme novateur et performant, soucieux de créer une culture organisationnelle positive et très attaché à sa mission qui consiste à faire progresser les droits de la population ontarienne en matière de protection de la vie privée et d’accès à l’information.
- Régime de retraite à prestations déterminées, régime complet d’assurance-maladie et d’assurance vie et invalidité.
- Prestations complémentaires pour les congés de maternité et les congés parentaux.

Renseignements supplémentaires

Adresse

- 2, rue Bloor Est, Toronto, région de Toronto

Groupe de rémunération

Non syndiqué

Engagement à l’égard de la diversité, de l’inclusion, de l’accessibilité et de la lutte contre le racisme : Nous sommes résolus à bâtir une main-d’œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu’à promouvoir la diversité, l’antiracisme, l’inclusion, l’accessibilité, le mérite, le respect et l’équité en milieu de travail.

Notre processus d’embauche est accessible, conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario et à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d’éliminer les obstacles dans notre processus d’embauche et pouvons offrir des mesures d’adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l’état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d’adaptation pendant le processus d’embauche, veuillez communiquer avec nous.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Nous croyons également en l’importance de fournir à la population ontarienne des services dans les deux langues officielles, et nous invitons les personnes bilingues intéressées à postuler, surtout pour les postes comportant un contact avec le public.

Nota

- Accord réciproque de dotation en personnel entre la FPO et le CIPVP

o Le CIPVP a conclu un accord de réciprocité avec la fonction publique de l’Ontario (FPO) qui permet aux employées et employés d’accepter des postes dans l’un ou l’autre organisme tout en conservant leur accès aux avantages sociaux, leurs cotisations de retraite et leurs années de service.
- Liste de candidats qualifiés

o Une liste de candidates et de candidats qualifiés pour le poste d’adjointe ou d’adjoint de direction au CIPVP sera dressée et conservée pendant 12 mois. La candidature des personnes se trouvant sur cette liste pourrait être prise en considération si un poste permanent ou temporaire se libérait.
- Cette offre d’emploi provient d’un organisme qui ne fait pas partie de la fonction publique de l’Ontario. Les renseignements et les conseils se trouvant sur le site Web Carrières dans la fonction publique de l’Ontario pourraient ne pas s’y appliquer. Veuillez vous référer aux coordonnées ci-dessous pour communiquer directement avec le CIPVP si vous avez des questions.

📌 Adjointe ou adjoint de direction (Toronto)
🏢 IPC - Information and Privacy Commissioner of Ontario
📍 Toronto