Technicien(ne) comptable et adjoint(e) administratif(ve)

Lieu : CPE Terre des Enfants

Type de poste : Temps partiel (18 heures par semaine, 3 jours par semaine)

Supérieur immédiat : Direction générale

Sommaire du poste

Le ou la technicien(ne) comptable et adjoint(e) administratif(ve) offre un soutien administratif, financier et opérationnel à la direction générale et contribue au bon fonctionnement quotidien du CPE Terre des Enfants. Le poste exige un excellent sens de l’organisation, de la rigueur, de la discrétion, une grande attention aux détails ainsi que la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement de garde éducative dynamique.

La personne travaille en étroite collaboration avec la direction générale et est responsable de la tenue de dossiers exacts et à jour, du soutien aux opérations financières, des communications avec les familles ainsi que du respect des exigences administratives du ministère de la Famille (MFA) et des lois et règlements applicables.

Principales responsabilitésAccueil et communications

- Accueillir chaleureusement et professionnellement les parents, les enfants, les visiteurs et les partenaires de la communauté.
- Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants, répondre aux demandes, les filtrer ou les rediriger, selon le cas.
- Participer à la communication d’informations importantes aux familles, notamment les fermetures, avis, activités, rappels et mises à jour administratives.
- Maintenir des communications professionnelles et courtoises avec les familles, le personnel, les fournisseurs et les partenaires externes.

Dossiers des enfants et du personnel
- Maintenir à jour les dossiers des enfants, notamment les documents d’inscription, les renseignements sur la vaccination, les allergies, les personnes à contacter en cas d’urgence et tout autre document requis.
- Maintenir à jour les dossiers administratifs du personnel, notamment les formations, certifications, vérifications d’antécédents judiciaires et autres documents requis.
- Assurer le classement, l’organisation, l’archivage et la conservation adéquate des dossiers administratifs.
- Assurer la stricte confidentialité des renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et aux politiques du CPE.

Comptabilité, tenue de livres et administration financière
- Préparer et traiter la facturation aux parents et assurer le suivi des comptes clients.
- Effectuer les suivis nécessaires concernant les comptes en souffrance.
- Préparer et transmettre les fiches d’assiduité.
- Préparer et émettre les Relevés 24 ainsi que tout autre document financier requis.
- Effectuer le traitement de la paie à l’aide d’EmployeurD.
- Effectuer les conciliations bancaires et maintenir des dossiers financiers exacts et à jour.
- Effectuer la tenue de livres à l’aide d’ACCEO et des autres systèmes comptables utilisés par le CPE.
- Traiter et effectuer le suivi des factures et des paiements aux fournisseurs.
- Participer à la préparation du budget annuel d’exploitation et des prévisions budgétaires à présenter à la direction générale et au conseil d’administration.
- Effectuer le suivi des informations financières et participer à la préparation des rapports financiers, au besoin.
- Maintenir une bonne connaissance des plateformes administratives et comptables utilisées par le CPE, notamment ACCEO, Amigest et EmployeurD, ainsi que de tout autre système pertinent.

Inscriptions, admissions et listes d’attente
- Maintenir une bonne connaissance de la plateforme du ministère de la Famille utilisée pour la gestion des inscriptions, des places et des listes d’attente.
- Traiter les demandes d’admission et les documents requis pour l’inscription.
- Préparer et maintenir à jour les ententes de services de garde et les documents connexes.
- Soutenir la direction générale dans les aspects administratifs liés aux inscriptions et à la gestion des places disponibles.
- S’assurer que les renseignements concernant les enfants et les familles sont correctement saisis et mis à jour dans les systèmes appropriés.

Exigences réglementaires et ministérielles
- Maintenir une connaissance fonctionnelle de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance et de ses règlements.
- Comprendre les exigences administratives établies par le ministère de la Famille, notamment en matière de reddition de comptes, de subventions, de documentation et de conformité.
- Posséder une compréhension générale des ratios éducateur(trice)-enfants ainsi que des exigences en matière de santé et de sécurité dans les services de garde éducatifs.
- Soutenir la direction générale afin de s’assurer que les documents administratifs requis sont complets, exacts et transmis dans les délais prescrits.

Gouvernance et soutien à la direction générale
- Fournir un soutien administratif à la direction générale.
- Participer à la préparation de la correspondance officielle, des avis, des rapports et d’autres communications.




- Soutenir la préparation de documents et d’informations financières destinés au conseil d’administration, au besoin.
- Participer à la préparation administrative des réunions, de l’assemblée générale annuelle, des audits et des autres exigences liées à la gouvernance.
- Assurer le suivi des échéances administratives et réglementaires importantes.

Administration générale
- Commander les fournitures de bureau et autres fournitures nécessaires aux opérations et assurer le suivi de l’inventaire.
- Traiter les factures et les paiements aux fournisseurs.
- Maintenir des systèmes de classement électronique et papier bien organisés.
- Gérer l’archivage des documents et des dossiers administratifs.
- Assurer le suivi des échéances et des documents en attente.
- Préparer de la correspondance, des feuilles de calcul, des rapports et divers documents administratifs.
- Maîtriser Microsoft Word, Excel, Outlook et les autres applications bureautiques pertinentes.
- Effectuer toute autre tâche administrative ou comptable confiée par la direction générale.

Qualifications et compétences
- Expérience en administration, tenue de livres, soutien comptable ou dans un domaine connexe.
- Une expérience dans un CPE, un service de garde éducatif, un organisme à but non lucratif ou un environnement similaire constitue un atout.
- La connaissance d’ACCEO, EmployeurD, Amigest ou de logiciels administratifs et comptables similaires constitue un atout important.
- Excellente maîtrise de Microsoft Word, Excel et Outlook.
- Excellent sens de l’organisation et bonne gestion du temps.
- Grande rigueur et souci du détail.
- Capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs responsabilités et échéances simultanément.
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement de garde parfois animé et bruyant.
- Excellentes habiletés interpersonnelles et de communication.
- Bon jugement dans la gestion de situations délicates, notamment les préoccupations des parents ou les situations urgentes.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec l’équipe.
- Grand sens de la discrétion, du professionnalisme et de la confidentialité.

Qualités professionnelles La personne recherchée fera preuve de discrétion, fiabilité, rigueur, initiative, organisation, professionnalisme et bon jugement. Elle devra être à l’aise avec la gestion de renseignements confidentiels de nature financière ainsi qu’avec les renseignements personnels concernant les employés, les enfants et les familles. Elle devra également être en mesure de s’adapter aux priorités changeantes d’un environnement de garde éducative dynamique.

Conditions de travail

- Poste à temps partiel : 18 heures par semaine, les lundis, mercredis et jeudis.
- Présence sur place requise.
- Une disponibilité occasionnelle tôt le matin ou en fin de journée peut être requise.
- Collaboration régulière avec le personnel, les familles, les fournisseurs et les partenaires externes.

Pour postuler Veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation à [email protected].

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Job Title: Bookkeeper & Administrative Assistant Location: CPE Terre des Enfants Position Type: Part-Time (18 hours/week, 3 days/week) Reports to: Executive Director

Position Overview:

The Bookkeeper & Administrative Assistant t provides administrative, financial, and operational support to the Executive Director and contributes to the efficient day-to-day functioning of CPE Terre des Enfants. The position requires strong organizational skills, attention to detail, discretion, and the ability to manage multiple priorities in a busy childcare environment.

The Bookkeeper & Administrative Assistant works closely with the Executive Director and is responsible for maintaining accurate records, supporting financial processes, communicating with families, and ensuring that administrative practices align with the requirements of the Ministère de la Famille (MFA) and applicable legislation.

Key Responsibilities Reception & Communication

- Provide a warm and professional welcome to parents, children, visitors, and community partners.
- Manage incoming telephone calls and emails, responding to, screening, or redirecting inquiries as appropriate.
- Assist with communicating important information to families, including closures, notices, activities, reminders, and administrative updates.
- Maintain professional and courteous communication with families, staff, suppliers, and external partners.

Child & Employee Records
- Maintain accurate and up-to-date child files, including registration documents, vaccination information, allergies, emergency contacts, and other required documentation.
- Maintain employee administrative files,



including training records, certifications, background checks, and other required documentation.
- Ensure proper filing, organization, archiving, and retention of administrative records.
- Maintain strict confidentiality and handle personal information in accordance with applicable privacy legislation and CPE policies.

Accounting, Bookkeeping & Financial Administration
- Prepare and process parent billing and monitor accounts receivable.
- Follow up on outstanding parent accounts when required.
- Prepare and distribute attendance records (fiches d’assiduité).
- Prepare and issue Relevé 24 tax slips and other required financial documentation.
- Process payroll using EmployeurD.
- Complete bank reconciliations and maintain accurate financial records.
- Perform bookkeeping using ACCEO and other accounting systems used by the CPE.
- Process and track supplier invoices and payments.
- Assist in the preparation of the annual operating budget and budget forecasts for presentation to the Executive Director and Board of Directors.
- Monitor financial information and assist with financial reporting as required.
- Maintain familiarity with administrative and accounting platforms used by the CPE, including ACCEO, Amigest, EmployeurD, and other applicable systems.

Registration, Enrolment & Waiting Lists
- Maintain knowledge of the Ministère de la Famille's childcare registration and waiting-list platform.
- Process admission requests and required enrolment documentation.
- Prepare and maintain childcare service agreements and related documents.
- Support the Executive Director with the administrative aspects of enrolment and available childcare spaces.
- Ensure child and family information is accurately entered and updated in the appropriate systems.

Regulatory & Ministry Requirements
- Maintain a working knowledge of the Educational Childcare Act (Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance) and applicable regulations.
- Understand administrative requirements established by the Ministère de la Famille, including reporting, subsidies, documentation, and accountability requirements.
- Maintain a general understanding of educator-to-child ratios and childcare health and safety requirements.
- Assist the Executive Director in ensuring required administrative documentation is complete, accurate, and submitted within established deadlines.

Governance & Executive Director Support
- Provide administrative support to the Executive Director.
- Assist with official correspondence, notices, reports, and other communications.
- Support the preparation of documents and financial information for the Board of Directors when required.
- Assist with administrative preparation for meetings, the Annual General Meeting, audits, and other governance requirements.
- Track important administrative and regulatory deadlines and provide appropriate follow-up.

General Administration
- Order office and operational supplies and maintain inventory.
- Process supplier invoices and payments.
- Maintain organized electronic and paper filing systems.
- Manage document archiving and administrative records.
- Monitor deadlines and follow up on outstanding documentation.
- Prepare correspondence, spreadsheets, reports, and administrative documents.
- Demonstrate proficiency in Microsoft Word, Excel, Outlook, and other office applications.
- Perform other administrative and accounting duties as assigned by the Executive Director.

Qualifications & Competencies
- Experience in administration, bookkeeping, accounting support, or a related role.
- Experience in a CPE, childcare setting, nonprofit organization, or similar environment is considered an asset.
- Knowledge of ACCEO, EmployeurD, Amigest, or similar administrative/accounting software is considered a strong asset.
- Strong proficiency with Microsoft Word, Excel, and Outlook.
- Strong organizational and time-management skills.
- High level of accuracy and attention to detail.
- Ability to prioritize and manage multiple responsibilities and deadlines.
- Ability to work effectively in a busy and sometimes noisy childcare environment.
- Strong interpersonal and communication skills.
- Sound judgment when handling sensitive situations, including concerns raised by parents or urgent matters.
- Ability to work both independently and collaboratively as part of a team.
- Strong sense of discretion, professionalism, and confidentiality.

Skilled Qualities The successful candidate will demonstrate discretion, reliability, accuracy, initiative, organization, professionalism, and sound judgment. They must be comfortable handling confidential financial, employee, child, and family information and be able to adapt to the changing priorities of a dynamic childcare environment.

Work Conditions:

- Part-time: 18 hours per week, Monday, Wednesday and Thursday.
- On-site presence required.
- Occasional early morning or late-day availability may be needed.
- Regular collaboration with staff, families, suppliers, and external partners.

To Apply: Please send your resume and cover letter to [email protected]

Job Type: Part-time

Pay: From $25.00 per hour

Benefits

- Flexible schedule

Language:
- English (preferred)

Work Location: In person

📌 Bookkeeper & Office Assistant/ Commis comptable & Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 CPE Terre des Enfants Early Childhood Centre
📍 Westmount