Qui sommes-nous ?

Nexxo est une entreprise spécialisée dans les services gérés en TI. Nous proposons des services informatiques et des solutions technologiques intégrées pour accroître l'efficacité de nos clients. Notre offre couvre la gestion informatique, la cybersécurité, l'automatisation des processus par l'IA et la conformité.

Description du poste

Nous sommes à la recherche de notre future Coordonnatrice administrative et bureau pour rejoindre l'équipe Nexxo. Dans ce rôle clé, vous êtes la personne de référence pour le bon fonctionnement du bureau et vous agissez comme bras droit du directeur des opérations sur les dossiers administratifs et RH.

Le poste combine la gestion des opérations du bureau, l'administration RH, le soutien à la facturation et la coordination de la vie d'équipe. Il requiert une excellente capacité d'organisation, de la discrétion et une aptitude à prioriser dans un environnement dynamique.

Responsabilités principales

Opérations du bureau

- Gérer les opérations quotidiennes du bureau : fournitures et inventaire, accès et clés, stationnement, coordination de la maintenance, aménagement des espaces communs.
- Assurer le suivi et l'optimisation du budget opérationnel du bureau : suivi des dépenses, validation des achats, reporting à la direction.
- Gérer les relations avec les prestataires externes (gestionnaire d'immeuble, fournisseurs de services et de mobilier) : demandes de devis, comparaison et suivi des ententes.
- Assurer l'accueil des visiteurs, candidats et partenaires, la préparation des salles et le maintien d'un environnement professionnel.
- Structurer et améliorer les processus internes : identification des inefficiences, standardisation et documentation des procédures, outils d'organisation.

Communication et vie d'équipe

- Animer la communication interne : canal général Teams, annonces (arrivées, départs, congés, événements), communications ciblées par équipe.




- Planifier et organiser les événements internes (5@7, activités d'équipe, célébrations) : budget, devis, logistique et calendrier annuel.

Administration RH

- Gérer le cycle de vie administratif des employés : contrats, dossiers de paie, collecte des informations, coordination du premier jour, documents de fin d'emploi et fermeture des comptes, mise à jour des listes internes, de l'organigramme et du site web.
- Administrer la plateforme de paie et le suivi des congés : gestion des comptes et des accès, traitement des demandes de vacances et d'absences, point de contact interne pour les questions de paie.
- Soutenir le directeur des opérations dans les politiques RH et la conformité : recherche, rédaction, mise en forme, diffusion et suivi des versions.
- Soutenir le directeur des opérations dans les dossiers employés et le cycle de rencontres RH : préparation des dossiers et des documents, planification et coordination des rencontres (probation, évaluations annuelles), comptes rendus et suivis documentés, dans le respect de la confidentialité.

Administration et soutien à la direction

- Soutenir la facturation et la comptabilité : facturation des services de livraison, maintien des dossiers clients pour la facturation, recherche de pièces justificatives pour le comptable, suivi et relances des comptes recevables.
- Appuyer le recrutement : publication et sponsorisation des offres, présélection des CV, tests d'anglais, coordination des entrevues, suivis et réponses aux candidats, gestion des stages.
- Assister la direction au quotidien : suivi de dossiers,



recherches et demandes de devis, coordination de rencontres, rédaction et mise en forme de documents administratifs (lettres, attestations), tableaux de suivi et rappels d'échéances.

Profil recherché

- Excellente gestion des priorités et sens de l'organisation.
- Polyvalence et capacité à évoluer dans un environnement dynamique.
- Discrétion et jugement dans le traitement d'informations confidentielles.
- Aisance à communiquer par écrit, en français comme en anglais.
- Bonne maîtrise des outils Windows et des applications Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, etc.).
- Bilinguisme français / anglais obligatoire, à l'oral et à l'écrit (un test en anglais sera effectué).
- Lieu de résidence : Montréal.
- Permis de travail valide au Canada requis.
- Présence au bureau 5 jours par semaine. Aucun stationnement offert : la personne doit pouvoir se rendre en transport en commun ou par un mode actif.

Ce que Nexxo t'offre

- Événements d'équipe tout au long de l'année.
- Ambiance de travail dynamique et cooperative.
- 3 semaines de congés par an.

Nos valeurs Nexxo

- Audace : Tu n'as pas peur de proposer de nouvelles idées et de sortir des sentiers battus.
- Innovation : Tu cherches toujours des moyens plus efficaces ou plus intelligents de résoudre les problèmes.
- Esprit d'équipe : Travailler ensemble, partager tes connaissances et soutenir tes collègues font partie de ton ADN professionnel.
- Engagement client : Tu as à cœur d'offrir un service professionnel et orienté vers la satisfaction du client.

Tu t'es reconnu(e) dans cette offre et tu aimes relever de nouveaux défis ? N'hésite pas à postuler, nous serons ravis de discuter du poste avec toi ! Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 48 000,00$ à 55 000,00$ par an

Avantages

- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : En présentiel

📌 Coordonnatrice administrative et bureau (Montreal)
🏢 Nexxo Technologies
📍 Montreal