NOUS RECRUTONS | WE’RE HIRING
Adjoint(e) administratif(ve) et transactionnel(le)
Québec, QC
Temps plein
Salaire pouvant atteindre 60 000 $
Vous êtes organisé(e), autonome et aimez quand les choses avancent?

Nous recherchons une personne rigoureuse et proactive pour jouer un rôle clé dans la gestion quotidienne de dossiers immobiliers commerciaux, de la mise en marché jusqu’à la conclusion des transactions.

Vous travaillerez directement avec un courtier actif et prendrez en charge une grande partie du volet administratif et transactionnel afin d’assurer une expérience fluide et professionnelle pour les clients.

Vos principales responsabilités
Inscriptions et mise en marché

Recueillir et organiser les informations relatives aux propriétés

Préparer des présentations d’inscription PowerPoint

Coordonner les photographes, enseignes et autres fournisseurs

Saisir et maintenir les inscriptions dans Centris

Collaborer à la préparation et à la mise à jour des outils marketing

Organiser les dossiers et documents numériques

Gestion des transactions

Organiser et classer les documents transactionnels

Suivre les conditions et échéances : inspection, financement, notaire, etc.

Effectuer les suivis auprès des acheteurs, vendeurs et professionnels impliqués

Coordonner les documents et dates de signature avec les notaires

Assurer la facturation et la mise à jour des dossiers

Organisation et coordination

Planifier les visites, présentations et rencontres clients

Confirmer les rendez-vous et effectuer les rappels

Participer à la gestion de l’agenda

Prioriser efficacement plusieurs dossiers selon leur niveau d’urgence

Maintenir et segmenter la base de données clients

Programmer les rappels et suivis

Le profil recherché
Vous pourriez être la bonne personne si vous êtes :

Très organisé(e), structuré(e) et attentif(ve) aux détails





Autonome et à l’aise avec plusieurs dossiers simultanément

Professionnel(le) et courtois(e) dans vos communications

Orienté(e) vers le service à la clientèle

À l’aise avec Microsoft Office, PowerPoint, Dropbox et les outils numériques

Curieux(se) et ouvert(e) à l’utilisation de l’intelligence artificielle pour travailler plus efficacement

Une expérience comme adjoint(e) administratif(ve) est recherchée.

Une expérience en immobilier ainsi qu’une bonne compréhension du processus transactionnel immobilier au Québec constituent des atouts importants.

Pourquoi ce rôle?
Il s’agit d’une occasion de devenir un véritable pilier opérationnel auprès d’un professionnel en pleine croissance.

Nous cherchons plus qu’une personne qui exécute des tâches : nous voulons quelqu’un qui aime prendre les choses en main, anticiper les prochaines étapes et garder les dossiers parfaitement organisés.

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WE’RE HIRING
Administrative & Transaction Coordinator
Québec City, QC
Full-Time
Salary Up to $60k
Are you highly organized, resourceful, and someone who loves keeping things moving?

We are looking for a proactive and detail-oriented professional to play a key role in the day-to-day management of commercial real estate files, from listing preparation and marketing through to the successful closing of transactions.

Working directly with an active broker, you will take ownership of many of the administrative and transaction-related responsibilities that keep client files moving efficiently.





Your key responsibilities
Listings & Marketing

Gather and organize property information and documentation

Prepare listing presentations in PowerPoint

Coordinate photographers, signage and external suppliers

Enter and maintain listings in Centris

Assist with the preparation and updating of marketing materials

Create and maintain organized digital files

Transaction Coordination

Organize and file transaction documents

Track important conditions and deadlines, including inspections, financing and notarial signatures

Follow up with buyers and sellers throughout the transaction

Coordinate documents and signing dates with notaries

Handle invoicing and transaction-file updates
Scheduling & Coordination

Schedule property tours, presentations and client meetings

Confirm appointments and send reminders

Assist with calendar management

Prioritize multiple files based on urgency

Maintain and segment the client database

Schedule follow-ups and reminders

Who we’re looking for
You may be a great fit if you are:

Exceptionally organized, structured and detail-oriented

Independent and comfortable managing multiple files at once

Qualified and courteous in your communications

Client-service focused

Comfortable using Microsoft Office, PowerPoint, Dropbox and digital tools

Curious and open to using AI tools to work smarter and more efficiently

Previous administrative assistant experience is preferred.

Experience in real estate and familiarity with the Quebec real estate transaction process are strong assets.

Why this role?
This is an opportunity to become a true operational partner to a growing real estate professional.

We’re looking for more than someone who checks tasks off a list. We want someone who enjoys taking ownership, anticipating what comes next, and keeping every detail on track.

#J-18808-Ljbffr

📌 Administrative Assistant / Adjoint administratif - québec city (Quebec City)
🏢 Bilinguallink
📍 Quebec City