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Position: CIAC Project Co-Ordinator (six-month, part-time service contract)

The Asia Pacific Foundation of Canada (APF Canada) is an independent not-for-profit organization focused on Canada’s relations with Asia. Our mission is to enable Canadians to understand, connect with, and succeed in Asia through research, education, convening, and initiatives that strengthen Canada-Asia engagement.

APF Canada is seeking a CIAC Project Coordinator for a six-month, part-time service contract to support program development and coordination for the annual Canada-in-Asia Conference (CIAC) 2027, taking place in Singapore in March 2027. Reporting to the Senior Program Manager, Business Development, the Project Coordinator will provide coordination and administrative support to the CIAC team, with a particular focus on conference programming and speaker engagement.

The role involves tracking outreach to conference speakers, conducting background research on prospective speakers, communicating with speakers and their teams, coordinating speaker information and materials, and supporting the preparation of speakers and panels for the conference.

Key responsibilities include managing speaker communications and updates; securing speaker biographies and headshots; drafting templates for panel briefs; working with panel coordinators to prepare speakers; scheduling meetings for the CIAC execution team; assisting with sponsorship materials; attending relevant meetings; and tracking action items and deliverables across the team.

Candidates should have exceptional organizational and time-management skills, strong written and verbal communication skills, and the confidence and professionalism to engage with senior executives, officials, and international stakeholders. The ideal candidate will demonstrate strong judgment and discretion, cultural awareness and sensitivity, and the ability to work independently while collaborating effectively across teams.Strong proficiency in Microsoft Office, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint, is required, along with strong calendar management, scheduling, document management, electronic filing, and virtual meeting platform skills.

Please review the full Job Description on APF Canada’s website for complete details regarding the position, responsibilities, and qualifications. [Click here to access complete details.]

Eligibility and Work Arrangement

Applicants must be legally entitled to work in Canada at the time of application. This is a six-month, part time service contract engagement, running from September 2026 to the end of February 2027, at three days per week (22.5 hours per week).

The successful candidate may be based in either Vancouver or Toronto and will work on a hybrid basis, with some in-office attendance required.

Applicants should be available to begin the engagement no later than September 21, 2026.

Compensation

The compensation for this service contract is $27.77 per hour, based on 22.5 hours per week.

How to Apply

Applicants must submit the following documents merged into ONE PDF file. Incomplete applications will not be considered:

- One-page Cover Letter outlining your interest in and suitability for the role
- Résumé detailing your education, skills, and professional experience
- Sample work portfolio or link to an online portfolio
- Names, titles, email addresses, and phone numbers for two professional references. References will only be contacted for shortlisted candidates.

Applications will be reviewed on a rolling basis, and applicants are encouraged to apply early.



The posting may close before the stated deadline if the position is filled.

Please add [email protected] to your contact list to ensure you receive correspondence regarding your application.

APF Canada recognizes AI as a tool that can support candidates during the job-search process, including for purposes such as polishing resumés. All applications are reviewed by a human. If selected for an interview, candidates are expected to participate without the use of AI tools so that we can assess their individual skills, experience, and ideas.

APF Canada is committed to equitable employment practices and respects the privacy and confidentiality of all applicants. Only candidates selected for an interview will be contacted.

La Fondation Asie Pacifique du Canada (FAP Canada) est une organisation indépendante à but non lucratif qui se consacre au renforcement des relations entre le Canada et l'Asie. Notre mission est de permettre aux Canadiennes et aux Canadiens de mieux comprendre l’Asie, d’y tisser des liens et d’y réussir grâce à la recherche, à l’éducation, au rassemblement d’acteurs et d’actrices clés et à des initiatives qui renforcent l’engagement du Canada en Asie.

La FAP Canada cherche à recruter un·e
coordonnateur·trice de projet
dans le cadre d’un contrat de services à temps partiel d’une durée de six mois. La personne retenue appuiera l’élaboration et la coordination de la programmation de l’édition 2027 de la Conférence Canada-en-Asie (CCEA), qui se tiendra à Singapour en mars 2027. Relevant de la gestionnaire principale de programme, Développement des affaires, la personne titulaire du poste fournira un soutien à la coordination et à l’administration de l’équipe de la CCEA, en mettant particulièrement l’accent sur la programmation de la conférence et la mobilisation des conférencier·ière·

Le poste consiste notamment à assurer le suivi des démarches auprès des conférencier·ière·s, à effectuer des recherches préliminaires sur les personnes susceptibles d’intervenir à la conférence, à communiquer avec les conférencier·ière·s et leur équipe, à coordonner l’information et le matériel des conférencier·ière·s, ainsi qu’à soutenir la préparation des interventions et des tables rondes.

Les principales responsabilités comprennent la gestion des communications et des mises à jour destinées aux conférencier·ière·s; l’obtention de notices biographiques et de portraits; la rédaction de modèles de documents d’information pour les tables rondes; la collaboration avec les coordonnateur·trice·s de panels afin de préparer les conférencier·ière·s; la planification des réunions de l’équipe responsable de la mise en œuvre de la CCEA; l’aide à la préparation du matériel de commandite; la participation aux réunions pertinentes; ainsi que le suivi des mesures à prendre et des livrables de l’équipe.

La personne candidate doit posséder d’excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, de solides aptitudes à la communication orale et écrite,



ainsi que l’assurance et le professionnalisme nécessaires pour interagir avec des cadres supérieurs, des hauts fonctionnaires et des intervenant·e·s internationaux. La personne idéale fera preuve de jugement, de discrétion, de sensibilité interculturelle et de la capacité de travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec des équipes diverses.

Une maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint, est requise. La personne candidate doit également posséder de solides compétences en gestion d’agenda, en planification, en gestion documentaire, en classement électronique et en utilisation de plateformes de réunion virtuelle.

Veuillez consulter la description de poste complète sur le site Web de la FAP Canada pour obtenir tous les renseignements sur le poste, les responsabilités et les qualifications. [Cliquez ici pour consulter tous les détails.]

Admissibilité et modalités de travail

Les candidates et candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Canada au moment de soumission leur candidature. Il s’agit d’un contrat de services à temps partiel de six mois, du mois de septembre 2026 à la fin de février 2027, à raison de trois jours par semaine, soit 22,5 heures par semaine.

La personne retenue pourra être établie à Vancouver ou à Toronto. Le travail se fera selon un mode hybride, avec une présence occasionnelle requise au bureau.

La personne retenue devra être disponible pour commencer le mandat au plus tard le 21 septembre 2026.

Rémunération et avantages sociaux

La rémunération prévue dans le cadre de ce contrat de services est de 27,77 $ l’heure, à raison de 22,5 heures par semaine.

Modalités de candidature

Les personnes candidates doivent soumettre les documents suivants, regroupés dans un seul fichier PDF : Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération :

- Une lettre de motivation d’une page décrivant leur intérêt pour le poste et leurs qualifications pertinentes

- Un curriculum vitæ détaillant leur formation, leurs compétences et leur expérience professionnelle

- Un échantillon de portfolio ou un lien vers leur portfolio en ligne

- Le nom, le titre et les coordonnées — adresse courriel et numéro de téléphone — de deux références professionnelles Les références ne seront contactées qu’en cas de présélection.

Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception. Nous encourageons donc les personnes intéressées à soumettre leur candidature dès que leur dossier est prêt. Veuillez noter que l’offre pourrait être retirée avant la date limite si le poste est pourvu.

Veuillez ajouter [email protected] à votre liste de contacts afin de recevoir notre correspondance.

À la FAP Canada, nous reconnaissons que l'IA peut constituer un outil utile dans le cadre du processus de recherche d’emploi, notamment pour peaufiner un curriculum vitæ. Toutefois, toutes les candidatures sont examinées par une personne. Si vous êtes sélectionné·e pour une entrevue, nous vous demandons de ne pas utiliser d’outils d’intelligence artificielle pendant celle-ci, afin que nous puissions évaluer vos compétences, votre expérience et vos idées de façon individuelle.

La FAP Canada s’engage à adopter des pratiques d’emploi équitables et à respecter la vie privée ainsi que la confidentialité de toutes les personnes candidates. En raison du volume élevé de candidatures attendu, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

📌 CIAC Project Co-Ordinator (Vancouver)
🏢 Asia Pacific Foundation of Canada
📍 Vancouver