About the job Adjointe à la haute direction - équipe RH - avantages sociaux complets

Notre client est à la recherche d'une adjointe exécutive organisée, proactive et polyvalente afin de se joindre à son équipe et d'offrir un soutien administratif et exécutif de qualité à la vice-présidente ainsi qu'au département des ressources humaines. Collaborant étroitement avec les différentes parties prenantes, la personne recherchée contribuera à assurer une gestion efficace des priorités, une coordination fluide des activités et un suivi rigoureux des dossiers.

Ce rôle représente une belle occasion pour une adjointe exécutive qui souhaite mettre à profit son sens de l'organisation, sa discrétion et sa capacité à simplifier les processus afin de soutenir efficacement une équipe en évolution.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE À LA VICE-PRÉSIDENTE SERA DE:

- Assurer la gestion proactive des agendas, des priorités et des rendez-vous, en veillant à une coordination efficace des différents engagements;
- Planifier et coordonner les rencontres internes et externes, en assurer la logistique et faciliter les échanges entre les différents intervenants;
- Préparer les réunions, notamment en rassemblant les documents pertinents, en organisant les présentations et en assurant les suivis requis;
- Concevoir et mettre en forme des présentations PowerPoint destinées à la direction et aux équipes;
- Automatiser certaines tâches administratives et optimiser les processus afin de simplifier le travail quotidien et d'accroître l'efficacité de l'équipe;
- Traduire, assembler et réviser divers documents et communications, en assurant une présentation soignée et uniforme;




- Coordonner les communications et les suivis auprès des membres du conseil d'administration, en assurant une circulation efficace de l'information;
- Assurer le suivi des budgets, des dépenses et des engagements financiers liés aux activités de l'équipe;
- Préparer, vérifier et transmettre les comptes de dépenses au service des finances, en veillant à l'exactitude des informations;
- Gérer des documents et des renseignements confidentiels avec rigueur, discrétion et professionnalisme;
- Effectuer le suivi des dossiers en cours, assurer les relances nécessaires auprès des membres de l'équipe et veiller au respect des échéanciers;
- Coordonner les commandes de fournitures de bureau et contribuer au bon fonctionnement administratif du département;
- Collaborer étroitement avec la gestionnaire, les ressources humaines et les différents intervenants afin de faciliter l'exécution des mandats et de soutenir les priorités de l'équipe.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou collégial dans un domaine pertinent;
- Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire;
- Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
- Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint);
- Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances;
- Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes de manière proactive;
- Solides compétences interpersonnelles et esprit d'équipe collaboratif.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:
- Gamme d'avantages sociaux complets;
- Salaire compétitif;
- Travail en mode hybride.

📌 Adjointe à la haute direction - équipe RH - avantages sociaux complets (Montreal)
🏢 L 'indispensable
📍 Montreal