Adjoint(e) – Cabinet à haut rendement

Temps plein (travail à distance flexible)

Rythme rapide. Systèmes intelligents. Réelles possibilités d’avancement.

Nous sommes un cabinet de courtage hypothécaire basé à Montréal qui traite plus de 500 dossiers par année, grâce à l’utilisation de systèmes CRM performants, de l’automatisation et de l’intelligence artificielle qui nous permettent de travailler de façon extrêmement efficace.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) hypothécaire très organisé(e), minutieux(se) et motivé(e) à évoluer au sein d’une équipe dynamique, collaborative et réellement agréable à côtoyer.

Le poste est d’abord axé sur les opérations et l’excellence dans la gestion des dossiers, avec de réelles possibilités d’avancement pour les personnes qui souhaitent éventuellement assumer davantage de responsabilités et augmenter leur rémunération.

À propos du poste

Il s’agit d’un rôle clé au niveau des opérations, qui vise à soutenir les courtiers et à assurer une excellente expérience client.

Au départ, vos principales responsabilités seront :

- Organiser les dossiers
- Gérer les courriels
- Gérer la documentation
- Effectuer les suivis
- Veiller à ce que les dossiers avancent efficacement et dans les délais

À mesure que vous gagnerez en expérience et en confiance, vous aurez de réelles possibilités d’évoluer vers :

- La prise en charge initiale des clients et d’autres responsabilités
- Des dossiers plus complexes
- L’analyse de dossiers et le soutien à la souscription
- Des tâches à plus grande valeur ajoutée, accompagnées d’une rémunération plus élevée

Jusqu’où vous souhaitez faire évoluer ce rôle dépend en grande partie de vous.

Vos responsabilitésGestion des dossiers hypothécaires et des documents

- Recueillir, vérifier et organiser les documents des clients
- Effectuer les suivis auprès des clients pour obtenir les documents manquants ou compléter les prochaines étapes
- S’assurer que les dossiers sont complets, exacts et conformes
- Préparer, organiser et maintenir les dossiers hypothécaires numériques
- Préparer et envoyer des documents par DocuSign
- Vérifier, renommer et organiser des documents PDF à l’aide d’Adobe Acrobat

Opérations et gestion des processus

- Gérer et prioriser les courriels et les demandes internes
- Mettre à jour le CRM et les outils de suivi internes avec rigueur et précision
- Soutenir la gestion des rendez-vous et la coordination des dossiers
- Anticiper les besoins des courtiers et contribuer à faire avancer les dossiers efficacement
- Suivre les procédures établies, les listes de vérification et les processus de travail

Communication avec les clients (au besoin)

- Communiquer avec les clients lorsque certains suivis nécessitent davantage d’accompagnement
- Répondre de façon calme et professionnelle aux questions liées aux documents
- Intervenir lorsqu’un dossier nécessite davantage de clarté, de suivi ou de persévérance pour avancer

Le profil recherché

Vous aimerez ce poste si vous êtes :

- Extrêmement organisé(e) et attentif(ve) aux détails
- Calme et fiable dans un environnement où le rythme est rapide
- Curieux(se) d’en apprendre davantage sur les finances, le crédit et le fonctionnement des dossiers hypothécaires




- À l’aise de communiquer avec les clients lorsque nécessaire
- Ouvert(e) à la rétroaction et à l’amélioration continue
- À l’aise avec la technologie et motivé(e) par les systèmes efficaces

Vous n’avez pas besoin de tout connaître dès le premier jour — ce qui compte, c’est votre capacité à apprendre rapidement et votre souci de bien faire les choses.

ExigencesEssentielles

- Parfaitement bilingue, français et anglais, à l’oral comme à l’écrit
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps
- Excellentes aptitudes en communication écrite
- À l’aise avec la technologie et les processus numériques
- Capacité à établir ses priorités et à travailler de façon autonome

Atouts importants

- À l’aise de communiquer avec les clients par téléphone lorsque nécessaire
- Expérience dans le domaine hypothécaire, immobilier, financier ou du crédit
- Expérience dans un environnement à haut volume ou au rythme rapide
- Familiarité avec les CRM, l’automatisation ou les outils d’intelligence artificielle

Outils utilisés

- Système CRM — au cœur de nos opérations
- Microsoft Excel, Word et Outlook
- DocuSign
- Adobe Acrobat
- Outils de productivité propulsés par l’intelligence artificielle

Nous offrons la formation — ce qui compte avant tout, c’est votre attitude et votre volonté d’apprendre.

Ce que nous offrons

- Un poste à temps plein au sein d’un cabinet en forte croissance
- Structure de rémunération et de bonification claire
- Un environnement de travail à distance (après quelques mois)
- Des systèmes, des attentes et des processus clairement définis
- Une équipe intelligente et motivée qui avance rapidement et communique efficacement
- Une culture axée sur l’efficacité, la rétroaction et l’amélioration continue
- De réelles possibilités d’avancement, autant au niveau des responsabilités que de la rémunération

Nous prenons la performance au sérieux — sans jamais perdre le côté humain et le plaisir de travailler ensemble.

Comment postuler

Veuillez inclure dans votre candidature :

- Un court paragraphe expliquant pourquoi ce poste vous intéresse
- Une confirmation que vous êtes bilingue en français et en anglais
- Un exemple concret de la façon dont vous restez organisé(e) lorsque vous devez gérer plusieurs priorités en même temps

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Assistant – High-Performance Brokerage

Full-Time (Flexible remote work)

Fast pace. Smart systems. Real growth.

We’re a Montreal-based mortgage brokerage handling 500+ files per year by leveraging powerful CRM systems, automation, and AI to work extremely efficiently.

We’re looking for a Mortgage Assistant who is highly organized, detail-oriented, and excited to grow inside a fast-moving, collaborative, and genuinely fun team.

This role starts focused on operations and file excellence, with clear room to grow for those who want more responsibility and higher compensation over time.

About the Role





This is a core operational role supporting the brokers and protecting the client experience.

At the start, your focus will be:

- File organization
- Emails management
- Document management
- Follow-ups
- Keeping deals moving smoothly and on time

As you gain experience and confidence, there is real opportunity to grow into:

- Client intake and other responsibilities
- More complex files
- File analysis and underwriting support
- Higher-value work with increased compensation

How far you take this role is largely up to you.

What You’ll Be Doing

Mortgage File & Document Management

- Collect, review, and organize client documentation
- Follow up with clients for missing documents or next steps
- Ensure files are complete, accurate, and compliant
- Prepare, organize, and maintain digital mortgage files
- Prepare and send documents via DocuSign
- Review, rename, and organize PDFs using Adobe Acrobat

Operations & Workflow

- Manage and prioritize emails and internal requests
- Update CRM and internal tracking tools with precision
- Support scheduling and file coordination
- Anticipate broker needs and keep workflows moving efficiently
- Follow established SOPs, checklists, and workflows

Client Communication (When Needed)

- Communicate with clients when follow-ups become more complex
- Handle document-related questions calmly and professionally
- Step in when clarity or persistence is required to move a file forward

Who Thrives Here

You’ll love this role if you are:

- Extremely organized and detail-driven
- Calm and reliable in a fast-paced environment
- Curious about finance, credit, and how mortgage files work
- Comfortable communicating with clients when needed
- Open to feedback and continuous improvement
- Tech-savvy and excited by productive systems

You don’t need to know everything on Day 1 — you need to learn fast and care about doing things right.

Requirements

Must-Have

- Fully bilingual (English & French – spoken and written)
- Strong organizational and time-management skills
- Excellent written communication
- Comfortable with technology and digital workflows
- Ability to prioritize independently

Strong Assets

- Comfort speaking with clients by phone when required
- Background in mortgages, real estate, finance, or lending
- Experience in high-volume or fast-paced environments
- Familiarity with CRMs, automation, or AI tools

Tools You’ll Use

- CRM system (central to everything we do)
- Microsoft Excel, Word, Outlook
- DocuSign
- Adobe Acrobat
- AI-powered productivity tools

(We train you — what matters is your mindset.)

What We Offer

- Full-time, role in a high-growth brokerage
- Clear compensation and bonus structure
- Remote work environment after a few months
- Clear systems, expectations, and support
- A smart, driven team that moves fast and communicates well
- A culture that values efficiency, feedback, and improvement
- Real growth potential in responsibility and compensation

We take performance seriously — but we keep things human and fun.

How to Apply

Please include:

- A short paragraph on why this role interests you
- Confirmation that you are bilingual (English & French)
- One example of how you stay organized when handling multiple priorities

Rémunération : 19,00$ à 24,00$ par heure

Heures prévues : 40.0 par semaine

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjointe administrative (Montreal)
🏢 Courtier hypothcaire
📍 Montreal