We are looking for an organized, proactive, and detail-oriented Administrative Assistant to support management and daily office operations within our transportation company.

The ideal candidate is dependable, able to manage multiple priorities, and comfortable working independently in a fast-paced environment.

Main Responsibilities

- Maintain driver records, employee files, and administrative databases.
- Organize fuel receipts, company documents, and other records.
- Maintain and update driver information across company platforms and systems.
- Monitor driver licences, abstracts, and other required documentation to ensure records remain current.
- Coordinate driver recruitment, interviews, onboarding, road tests, and training.
- Assist with employee and driver HR-related requests, forms, and documentation.
- Schedule meetings and appointments and assist with calendar management.
- Answer incoming calls and respond to inquiries from drivers, candidates, suppliers, and external organizations.
- Create, update, and maintain company forms, policies, spreadsheets, and tracking systems.
- Provide day-to-day administrative support to executives and managers.
- Identify opportunities to improve administrative processes, organization, and efficiency.
- Assist management with additional projects, research, and administrative requests as needed.

Qualifications
- Previous administrative, office, or related experience.
- Strong organizational and time-management skills.
- Good knowledge of Microsoft Office, including Excel, Word, and Outlook.
- Excellent communication and follow-up skills.
- Bilingual in French and English.
- Ability to manage multiple priorities and work independently.
- Proactive, flexible, dependable,



and detail-oriented.
- Ability to handle confidential and sensitive information professionally.
- Experience in the transportation or trucking industry is considered an asset.

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) organisé(e), proactif(ve) et minutieux(se) afin de soutenir la direction et les opérations administratives quotidiennes de notre entreprise de transport. La personne idéale est fiable, autonome, capable de gérer plusieurs priorités à la fois et à l’aise dans un environnement de travail dynamique.

Principales responsabilités

- Maintenir à jour les dossiers des chauffeurs, les dossiers des employés et les bases de données administratives.
- Organiser les reçus de carburant, les documents de l’entreprise et autres dossiers administratifs.
- Mettre à jour les informations des chauffeurs dans les différentes plateformes et systèmes de l’entreprise.
- Faire le suivi des permis de conduire, dossiers de conduite et autres documents requis afin de s’assurer qu’ils demeurent à jour.
- Coordonner le recrutement des chauffeurs, les entrevues, l’intégration, les tests routiers et la formation.
- Assister avec les demandes liées aux ressources humaines ainsi qu’avec les formulaires et documents destinés aux employés et chauffeurs.




- Planifier les réunions et rendez-vous et aider à la gestion des calendriers.
- Répondre aux appels entrants et aux demandes provenant des chauffeurs, candidats, fournisseurs et organismes externes.
- Créer, mettre à jour et maintenir les formulaires, politiques, feuilles de calcul et systèmes de suivi de l’entreprise.
- Fournir un soutien administratif quotidien aux dirigeants et gestionnaires.
- Identifier des façons d’améliorer les processus administratifs, l’organisation et l’efficacité.
- Assister la direction avec divers projets, recherches et demandes administratives au besoin.

Qualifications
- Expérience préalable en administration, en travail de bureau ou dans un domaine connexe.
- Excellentes compétences organisationnelles et bonne gestion du temps.
- Bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, Word et Outlook.
- Excellentes aptitudes en communication et en suivi.
- Bilingue en français et en anglais.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler de façon autonome.
- Personne proactive, flexible, fiable et minutieuse.
- Capacité à traiter des renseignements confidentiels et sensibles avec professionnalisme.
- Une expérience dans le domaine du transport ou du camionnage est considérée comme un atout.

Pay: $21.00-$25.00 per hour Expected hours: 40.0 per week

Benefits

- Company events
- Flexible schedule
- In office parking

Application question(s):
- Good working knowledge of Microsoft Office, including Word, Excel, and Outlook

Experience:
- Administrative: 1 year (required)
- Transportation Administration: 1 year (preferred)

Work Location: In person

📌 Administrative Assistant – Operations & HR Support (Dorval)
🏢 REP Transport
📍 Dorval