PRINCIPALES TÂCHES

- Coordonner et gérer les activités administratives quotidiennes du bureau afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations et le respect des priorités de la direction.

- Gérer plusieurs dossiers, priorités et échéances simultanément et assurer les suivis nécessaires de façon autonome.

- Préparer, réviser et mettre en forme la correspondance commerciale, les rapports, les présentations, les formulaires et autres documents administratifs.

- Préparer, vérifier et assurer le suivi des factures, des notes de frais, des dépôts, des achats et autres documents administratifs et comptables en collaboration avec le service comptable.

- Participer au suivi des budgets, des dépenses et des coûts administratifs et signaler toute différence ou situation nécessitant une attention particulière.

- Coordonner les achats de fournitures et de matériel de bureau et assurer un contrôle adéquat de l’inventaire.

- Gérer et tenir à jour les systèmes de classement physiques et électroniques afin d’assurer l’exactitude, l’organisation et la confidentialité des dossiers.

- Recevoir, filtrer et répondre aux communications provenant des clients, fournisseurs, employés et autres partenaires de l’entreprise.

- Planifier et coordonner les réunions, les appels, les déplacements, les rendez-vous et les suivis administratifs.

- Préparer les documents nécessaires aux réunions et assurer le suivi des décisions et des tâches à compléter.

- Gérer les bases de données, compiler et analyser les informations et préparer des rapports administratifs pour la direction.

- Assurer le suivi des contrats, permis, licences, assurances, renouvellements et autres documents de conformité afin de respecter les échéances et les exigences applicables.

- Identifier les problèmes ou les inefficacités administratives et proposer des solutions afin d’améliorer l’organisation et les méthodes de travail.

- Créer,



mettre à jour et améliorer les procédures administratives afin d’assurer des méthodes de travail claires, efficaces et uniformes.

- Coordonner les suivis avec les différents départements, fournisseurs et partenaires externes lorsque nécessaire.

- Fournir un soutien administratif direct à la direction dans la gestion des priorités, des projets spéciaux, de la recherche, de l’analyse et des différentes initiatives de l’entreprise.

- Traiter les renseignements confidentiels et sensibles avec discrétion et professionnalisme.

- Effectuer toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement du bureau et des entreprises gérées par Gestion Stealth.

EXIGENCES

Formation

- Baccalauréat en administration des affaires ou l’équivalent.

Expérience

- De 5 à 10 ans d’expérience pertinente dans un poste administratif.

- Expérience démontrée dans la gestion autonome de responsabilités administratives et de plusieurs priorités simultanément.

- Expérience en soutien à la direction ou dans un environnement où plusieurs dossiers et entreprises doivent être gérés en même temps.

- Expérience avec les budgets, dépenses, factures, achats et inventaires.

- Expérience dans la préparation de rapports, correspondance, présentations et documents administratifs professionnels.

- Expérience dans la création, la mise à jour ou l’amélioration de procédures administratives.

- Expérience dans la gestion et le suivi d’échéances importantes.

- Expérience avec les fournisseurs et autres partenaires externes.

- Expérience avec les contrats, permis, licences, renouvellements ou documents de conformité constitue un atout.

Langues

- Français et de l’anglais,



à l’oral et à l’écrit.

- Capacité à communiquer de façon professionnelle avec les employés, clients, fournisseurs et partenaires dans les deux langues.

Compétences informatiques

- Très bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.

- Bonne maîtrise de QuickBooks pour la gestion et le suivi des factures, dépenses, fournisseurs et autres opérations administratives et comptables.

- Très bonne capacité à utiliser Excel pour créer et gérer des tableaux, organiser des données et effectuer différents suivis administratifs.

- Capacité à utiliser des systèmes de gestion de documents, des bases de données et autres logiciels administratifs.

- Capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels et systèmes.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS PERSONNELLES

- Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités.

- Grande autonomie et capacité à travailler avec un minimum de supervision.

- Capacité à gérer plusieurs dossiers, demandes et échéances simultanément.

- Excellent souci du détail et grande rigueur.

- Excellent jugement et capacité à prendre des décisions dans le cadre de ses responsabilités.

- Capacité à identifier les problèmes et à trouver des solutions efficaces.

- Excellent sens du suivi et capacité à s’assurer que les dossiers sont complétés dans les délais.

- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.

- Professionnalisme dans les communications avec la direction, les employés, les clients et les fournisseurs.

- Discrétion et capacité à traiter des renseignements confidentiels.

- Fiabilité et sens des responsabilités.

- Esprit d’initiative.

- Capacité à s’adapter rapidement aux changements de priorités.

- Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique.

- Bonnes relations interpersonnelles et esprit d’équipe.

Pay: $36.00 per hour

Expected hours: 37.5 per week

Work Location: In person

📌 AGENT / AGENTE D’ADMINISTRATION (Montreal)
🏢 Stealth Mgt
📍 Montreal