Responsabilités générales La personne titulaire du poste de Assistant Gestionnaire immobilier est l’expert en service à la clientèle dans la gestion d’immeuble. Elle représente Lecsor et le service d’excellence offert.
Tâches d’un assistant gestionnaire d’immeuble
1. Service aux copropriétaires et résidents
- Répondre aux demandes courantes des copropriétaires et des résidents.
- Effectuer le suivi des demandes de service et des plaintes.
- Communiquer les règlements, procédures et politiques de l’immeuble.
- Diriger les demandes vers le gestionnaire ou le service approprié lorsqu’elles dépassent son niveau d’autorité.
- Assurer le suivi des demandes dans UpperBee.
- Documenter les communications et les suivis effectués.
2. Gestion des opérations de l’immeuble
- Effectuer un suivi de l’état des parties communes.
- Coordonner les travaux d’entretien et les réparations courantes.
- Communiquer avec les fournisseurs et les entrepreneurs.
- Planifier les rendez-vous et interventions.
- Vérifier que les travaux ont été effectués.
- Signaler les déficiences au gestionnaire.
- Assurer le suivi de l’entretien préventif.
3. Soutien administratif
- Préparer les communications et avis destinés aux copropriétaires.
- Maintenir les dossiers et documents de l’immeuble à jour.
- Mettre à jour les renseignements des copropriétaires dans UpperBee.
- Créer des billets et des demandes de service.
- Faire le suivi des contrats, garanties, inspections et échéances.
- Préparer certains documents pour les réunions du conseil d’administration.
5. Inspections et conformité
- Effectuer des inspections régulières des parties communes.
- Documenter les déficiences et prendre des photos au besoin.
- Créer des rapports de visite / inspection.
- Effectuer le suivi des mesures correctives.
- Assister à la coordination des inspections obligatoires.
- Maintenir les dossiers d’inspection et d’entretien à jour.
- Signaler rapidement toute situation nécessitant l’intervention du gestionnaire.
Qualité, Aptitude demandée· Bilinguisme (FR/EN)· Polyvalence et autonomie· Esprit d'équipe· Maitriser l’art de la communication· Organisé· Multidisciplinaire
Avoir le souci de rendre service aux gens d’une façon efficace
- Maîtrise de la suite MS Office dont Word et Excel à un niveau avancé
- Excellent sens de l’organisation et de leadership
- Posséder d’excellentes habiletés organisationnelles, une capacité à gérer les priorités et être en mesure de travailler sur plusieurs dossiers simultanément
- Jugement, esprit d’analyse, sens critique et créativité
- Capacité à travailler en équipe, désir d’apprendre et d’accroître ses connaissances
- Capacité à s’adapter à l’évolution rapide d’un environnement professionnel
- Avoir une connaissance dans la gestion immobilière (de préférences)
- N'AVOIR AUCUN EMPÊCHEMENT JUDICAIRE EN LIEN AVEC L'EMPLOI