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DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE

Xiphos Systems Inc., fondée en 1996, est une entreprise dynamique et énergique située au cœur du Plateau de Montréal. Depuis plus de 20 ans, nous avons repoussé les limites de ce qui est possible dans le domaine du NewSpace et nous avons gagné la confiance de diverses agences et entreprises spatiales du monde entier. L'industrie a adopté notre approche de conception, par conséquent, nous connaissons depuis plusieurs années une croissance rapide et constante, et la tendance se poursuit !

Notre vision est de transposer dans l’espace les techniques de calcul et de communication réseau issues du monde terrestre. L’expertise de l’entreprise en processeurs en réseau s’est traduite par une gamme de solutions matérielles et logicielles performantes, tolérantes aux pannes, dédiées au contrôle de vol et au traitement de capteurs pour des applications spatiales avancées et variées.

Les principaux marchés de Xiphos sont les petits satellites, les applications de la station spatiale, ainsi que les atterrisseurs lunaires, les rovers et la robotique. Nous avons livré nos produits standards et personnalisés dans le monde entier et avons joué un rôle essentiel dans de nombreuses missions spatiales réussies. Grâce à leur faible consommation d'énergie, leur puissance de traitement élevée, leur flexibilité accrue, leur excellente robustesse et leurs fonctions éprouvées disponibles prêt-à-l ’emploi, nos cartes Q sont de plus en plus la solution privilégiée dans le domaine en plein essor du NewSpace.

DESCRIPTION DU RÔLE

Xiphos est à la recherche d’une personne minutieuse pour occuper le poste de coordonnateur ou coordonnatrice, matériel de production et logistique. Cette personne veillera au mouvement précis, traçable et ponctuel du matériel et des produits, de leur réception jusqu’à leur utilisation en production et à leur expédition aux clients.

Relevant du gestionnaire des opérations de production, vous coordonnerez la réception, la préparation des tâches de production, la mise en trousse, le contrôle des stocks et du système KANBAN, l’emballage, l’expédition ainsi que la tenue des dossiers connexes dans les systèmes de gestion et de qualité. Vous collaborerez avec différentes équipes et différents services de l’entreprise, notamment la Production, la Chaîne d’approvisionnement, la Qualité et l’Ingénierie des essais, ainsi qu’avec les clients, les services de messagerie et d’autres partenaires externes.

Comme ce poste exige la manipulation de matériel et une coordination opérationnelle quotidienne, le travail s’effectue entièrement sur place.

RESPONSABILITÉS

Manutention du matériel et soutien à la production

- Préparer les tâches de production conçues et approuvées en attribuant le matériel et les numéros de série, puis en vérifiant la concordance de ces numéros.
- Préparer les trousses de matériel pour les ordres de travail approuvés à l’aide des nomenclatures et des instructions de travail, et confirmer la disponibilité des composants et des quantités nécessaires avant le début de la production.
- Surveiller la disponibilité du matériel, examiner les pénuries et les disparités, communiquer les risques pour la production.
- Coordonner les besoins d’achat ou de réapprovisionnement avec l’équipe de la Chaîne d’approvisionnement.
- Maintenir les stocks KANBAN et les pièces connexes, et demander leur réapprovisionnement au besoin.
- Enregistrer les tâches terminées dans les stocks et effectuer les transactions requises dans l’ERP et Redmine avec précision et dans les délais prévus.
- Tenir à jour les dossiers liés aux stocks, au système KANBAN, aux tâches et à la traçabilité, notamment les mouvements de matériel, l’état des tâches, les photographies et les dossiers qualité AS9100.
- Valider les renseignements dans l’ERP, Redmine, les nomenclatures, les dossiers de tâches et les registres d’inventaire, et résoudre tout écart avant le déplacement du matériel ou des produits.

Expédition et logistique

- Coordonner les envois entrants et sortants en veillant à ce que le matériel et les produits soient correctement reçus, étiquetés, documentés, photographiés, entreposés et expédiés.
- Vérifier le contenu des envois, les numéros de pièce et de série, les quantités, les bordereaux d’expédition et les documents justificatifs afin d’assurer une traçabilité complète.
- Emballer les composants électroniques, les cartes, les assemblages, les pièces sensibles et les autres articles conformément aux exigences de manutention, aux bordereaux d’expédition et aux directives des clients.
- Coordonner les envois nationaux et internationaux avec FedEx et d’autres services de messagerie, y compris la préparation des lettres de transport, des factures commerciales, des documents douaniers et de tout autre document requis.
- Tenir à jour les dossiers de réception et d’expédition,



et vérifier les renseignements dans les plateformes d’expédition, les bordereaux d’expédition, les registres d’inventaire et les communications avec les clients.
- Maintenir les fournitures d’expédition et le matériel d’emballage, et demander leur réapprovisionnement au besoin.
- Agir comme personne-ressource pour les demandes concernant l’expédition, la réception et l’état du matériel.

EXPÉRIENCE

- Au moins deux années d’expérience pratique en logistique, en expédition et réception, en manutention du matériel, en contrôle des stocks ou en soutien à la production dans un environnement manufacturier ou technique.
- Capacité à lire et à suivre des ordres de travail, des nomenclatures, des instructions de travail, des bordereaux d’expédition et des listes de matériel.
- Expérience de l’emballage et de la manutention sécuritaires de composants électroniques, de cartes, de pièces sensibles ou d’assemblages techniques.
- Expérience de la saisie précise de données et des transactions dans un ERP ou un système de gestion des stocks, notamment l’identification des composants, la concordance des numéros de série et la résolution des écarts.
- Expérience de la préparation et de la vérification précises des documents d’expédition, de réception et d’inventaire.
- Capacité à coordonner les priorités et à effectuer les suivis nécessaires auprès de la production, de la chaîne d’approvisionnement, de la qualité, des transporteurs et des autres parties prenantes.
- Expérience de la tenue de dossiers organisés, complets et traçables dans un environnement réglementé ou soumis à un système de gestion de la qualité.
- Capacité à gérer plusieurs tâches urgentes et à résoudre les problèmes opérationnels courants avec un minimum de supervision.
- Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment des feuilles de calcul et des communications professionnelles.

ATOUTS

- La connaissance d’Epicor constitue un atout.
- Expérience du suivi des stocks KANBAN, des inventaires cycliques et du réapprovisionnement.
- Expérience dans les secteurs de l’aérospatiale ou de l’électronique, ou dans un autre environnement manufacturier régi par la norme AS9100 ou des exigences similaires.
- Connaissance de JIRA, Confluence, Redmine, Git, Python ou Linux.

Maitriser le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit. Le titulaire de ce poste sera amené à communiquer régulièrement avec les partenaires d’affaires situés en dehors du Québec, au Canada et partout dans le monde.

QUALIFICATIONS

- Diplôme d’études collégiales ou universitaires en chaîne d’approvisionnement, en logistique, en gestion des opérations, en technologie du génie ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente.
- Capacité à obtenir une habilitation de sécurité du gouvernement canadien dans le cadre du Programme des marchandises contrôlées.

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COMPANY DESCRIPTION:

Xiphos Systems Corporation, founded in 1996, is a vibrant and energetic company in the heart of Montreal’s Plateau area. For over 20 years, we have pushed the envelope of what is possible in NewSpace and secured the trust of various space agencies and space companies around the world. The industry has adopted our design approach and, as a result, we have been experiencing several years of rapid, steady growth and the trend is continuing!

Our vision is to migrate terrestrial computing and network communication techniques into space environments. The company’s expertise in networked processors has evolved into a line of high-performance, fault-tolerant flight control and sensor processing hardware and software solutions in wide and wide-ranging advanced space applications.

Xiphos’ primary markets are small satellites, space station applications, as well as lunar landers, rovers, and robotics. We have delivered our standard and custom products all over the world and have been essential to many successful space missions. With low power consumption, high processing power, enhanced flexibility, excellent robustness, and proven functions available off-the-shelf, our Q-cards are increasingly the preferred solution in the fast-growing field of NewSpace.

ROLE DESCRIPTION

Xiphos is looking for a detail-oriented Production Materials & Logistics Coordinator to manage the accurate, traceable movement of materials and products from receiving through production and customer shipment. Reporting to the Production Lead, you will coordinate receiving,



released-job preparation, kitting, inventory and KANBAN control, packing, shipping, and the related system and quality records. You will work closely with Production, Supply Chain, Quality, Test Engineering, couriers, customers, and internal stakeholders.

Because this role involves hands-on hardware and daily operational coordination, the position is entirely on-site.

You will play a central role in keeping flight hardware, production materials, and customer shipments accurate, traceable, and moving on schedule.

WHAT YOU WILL DO

Materials Handling and Production Support

- Prepare engineered and released production jobs by issuing materials, assigning serial numbers, and verifying serial number matching.
- Kit materials for released job orders using bills of materials and work instructions, confirming that all required components and quantities are available before production begins.
- Monitor material availability, investigate shortages and discrepancies, communicate production risks, and coordinate purchasing or replenishment needs with the Supply Chain team.
- Maintain KANBAN stock and related parts, requesting replenishment as needed.
- Receive completed jobs into inventory and complete the required ERP and Redmine transactions accurately and on time.
- Maintain accurate inventory, KANBAN, job, and traceability records, including material movements, job status, photographs, and AS9100 quality files.
- Validate information across ERP, Redmine, bills of materials, job records, and inventory records, resolving inconsistencies before materials or products are moved.

Shipping and logistics

- Coordinate incoming and outgoing shipments, ensuring materials and products are properly received, labelled, documented, photographed, stored, and dispatched.
- Verify shipment contents, part and serial numbers, quantities, packing lists, and supporting documentation to maintain full traceability.
- Pack electronics, boards, assemblies, sensitive parts, and other items according to handling requirements, packing lists, and customer instructions.
- Coordinate domestic and international shipments with FedEx and other couriers, including waybills, commercial invoices, customs paperwork, and other required documentation.
- Maintain accurate receiving and shipping records and verify information across shipping platforms, packing lists, inventory records, and customer communications.
- Maintain shipping supplies and packing materials, requesting replenishment as needed.
- Serve as a point of contact for shipping, receiving, and material status inquiries.

REQUIRED EXPERIENCE

- At least two years of hands-on experience in logistics, shipping and receiving, material handling, inventory control, or production support in a manufacturing or technical environment
- Reading and following job orders, bills of materials, work instructions, packing lists, and material lists
- Safe packing and handling of electronics, boards, sensitive parts, or technical assemblies
- Accurate data entry and computerized ERP or inventory transactions, including component identification, serial-number matching, and discrepancy resolution
- Preparing and reviewing shipping, receiving, and inventory documentation with a high degree of accuracy
- Coordinating priorities and following up across production, supply chain, quality, carriers, and other stakeholders
- Maintaining organized, complete, and traceable records in a regulated or quality-controlled environment
- Managing multiple time-sensitive tasks and solving day-to-day operational problems with limited supervision
- Microsoft Office applications, including accurate use of spreadsheets and business communications

NICE TO HAVE EXPERIENCE

- Experience with an ERP or MRP systems; Epicor experience is an asset
- KANBAN stock tracking, cycle counting, and inventory replenishment
- Experience working in the Aerospace industry, working with electronics, or another AS9100 or similarly regulated manufacturing environment
- Electronic schematics, IPC-based visual inspection, or common electronics test equipment
- Test hardware, harnesses, test computers, EGSE setups, environmental test campaigns, or automated test scripts
- JIRA, Confluence, Redmine, Git, Python, or Linux
- Fluency in French and English, both spoken and written. The successful candidate will be required to communicate regularly with business partners based outside Québec, in Canada and around the world.

QUALIFICATIONS

- College or university education in supply chain, logistics, operations, engineering technology, or a related field, or an equivalent combination of education and relevant experience
- Ability to obtain Canadian government security clearance under the Canadian Controlled Goods Program

Pay: $50,000.00-$55,000.00 per year

Advantages

- Casual dress
- Commuter perks
- Company events
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Language training provided
- Life insurance
- Paid time off
- Profit sharing
- RRSP match
- Vision care

Work Location: In person

📌 Coordinateur des matériaux de production et de la logistique | Production Materials & Logistics Coor (Montreal)
🏢 Xiphos Systems
📍 Montreal