Horizon Notaires est une étude notariale établie rue St-Lambert, à Sherbrooke. Nous conseillons des particuliers et des entreprises en droit immobilier, en droit des successions, en droit de la personne et en droit des affaires. Nous rédigeons les actes qui accompagnent les moments importants de la vie de nos clients : vente d’une propriété, testament, mandat de protection, contrat de mariage, démarrage ou acquisition d’une entreprise. Nous agissons également comme médiateurs en matière civile et commerciale.

Notre équipe est petite et complémentaire : notaire, contrôleur associé, technicienne juridique et adjointe administrative. Chaque personne voit concrètement l’effet de son travail sur la clientèle et personne ne se perd dans une structure anonyme. La rigueur, la confidentialité et la qualité de l’accueil guident notre pratique, du premier appel jusqu’à la signature.

Le rôle

Vous occupez un rôle central dans le fonctionnement quotidien de l’étude. Vous assurez la gestion administrative des dossiers (vente immobilière, testament, mandat de protection, dossier corporatif), la collecte des renseignements nécessaires, la coordination des rendez-vous et le suivi des échéances. Vous êtes aussi la première voix et le premier visage que la clientèle rencontre, et vous veillez en tout temps au respect de la confidentialité.

Gestion administrative des dossiers

- Ouvrir les dossiers, y verser les documents et en assurer le suivi jusqu’à la fermeture.
- Recueillir auprès de la clientèle et des intervenants les renseignements et les pièces nécessaires au traitement des dossiers.
- Rédiger, réviser et relire des documents : correspondance, factures, rapports.
- Tenir à jour les systèmes de classement, sur support papier et numérique.
- Assurer le suivi des échéances et signaler tout risque de retard.

Accueil et communications





- Accueillir les visiteurs et les visiteuses, cerner l’objet de leur visite et les diriger vers la personne appropriée.
- Répondre au téléphone et aux courriels, filtrer les demandes et y donner suite selon leur nature.
- Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions, y compris les séances de signature.
- Coordonner la circulation de l’information à l’interne ainsi qu’avec les autres services et organismes.

Soutien administratif général

- Ouvrir et distribuer le courrier et les autres documents reçus.
- Rédiger les procès-verbaux des réunions.
- Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire.
- Organiser les déplacements et effectuer les réservations nécessaires.
- Établir des fiches mémoires, mettre en place les procédures administratives et en assurer le suivi.

Ce que nous recherchons

- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou formation équivalente de niveau collégial.
- Une à deux années d’expérience en soutien administratif, de préférence en milieu professionnel.
- Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office ; la connaissance du logiciel Pro Notaire constitue un atout.
- La connaissance de l’anglais parlé constitue un atout.

Les qualités qui font la différence

- Sens de l’organisation : mener plusieurs dossiers de front, établir les priorités et garder le cap dans les périodes de pointe.
- Rigueur et souci du détail : dans une étude notariale, l’exactitude d’une donnée a des conséquences réelles pour la clientèle.
- Discrétion : les dossiers que vous traitez touchent la vie privée et le patrimoine de nos clients.
- Autonomie : prendre en charge les suivis courants sans supervision constante.

Aisance relationnelle : entretenir un climat professionnel agréable avec les collègues comme avec la clientèle.

📌 Adjoint administratif ou adjointe administrative (Sherbrooke)
🏢 Horizon Notaires
📍 Sherbrooke