Adjointe administrative – Studio d'entraînement privé haut de gamme

(Elite Coaching, Mile-End, Montréal)

Vous êtes aussi à l'aise pour accueillir un client que pour vérifier son paiement ?

Chez nous, cette combinaison vaut 48 000 $ à 58 000 $ par année, 35 heures par semaine, jamais les fins de semaine.

Elite Coaching cherche son adjointe administrative : la première voix au téléphone, le premier visage à l'accueil, et la personne qui tient, seule, toute l'administration d'un studio d'entraînement privé haut de gamme du Mile-End. Les dossiers clients, les horaires, les paiements, le lien entre le fondateur, les coachs et les clients. Personne ne repasse derrière vous. C'est précisément ce qui rend le poste intéressant.

Le studio

Elite Coaching est situé sur le boulevard Saint-Laurent, dans le Mile-End. Ce n'est pas un gym en libre accès : nos clients suivent des programmes d'accompagnement de 12 ou 36 semaines qui combinent entraînement 1-à-1, coaching nutrition et responsabilisation. Une cinquantaine de clients actifs, une petite équipe bilingue et soudée, et un environnement premium, loin du milieu corporatif.

Vos responsabilités

Service à la clientèle et accueil

- Répondre à la ligne du studio et accueillir les clients sur place, en français et en anglais
- Traiter les demandes entrantes (téléphone, formulaires du site, courriels) selon un script établi et transmettre chaque client potentiel au fondateur avec un dossier complet
- Gérer les absences, les annulations et les reprises de séances
- Être la personne de référence pour les questions de contrat, de paiement et d'horaire

Dossiers clients, du premier contact au renouvellement

- Monter le dossier d'un nouveau client (contrat, échéancier de paiement, horaire, accès, évaluations initiales) en suivant une procédure détaillée
- Préparer et faire signer les contrats (français et anglais, 12 ou 36 semaines)
- Suivre les échéances de programme et déclencher les renouvellements au bon moment
- Traiter les prolongations, les changements et les fins de contrat, chacun avec sa propre liste de vérifications

Paiements et administration

- Programmer les prélèvements récurrents sur le terminal de paiement et les rapprocher chaque jour avec le suivi interne
- Traiter les remboursements et les ajustements, et consigner chaque vente dans le tableau des ventes
- Repérer et corriger les écarts avant qu'ils n'apparaissent sur le relevé d'un client

Données et rapports

- Produire le relevé hebdomadaire de progression des clients (séances consommées, jalons atteints)
- Tenir le tableau de rétention par coach et les tableaux de performance des coachs toutes les quatre semaines
- Savoir d'où vient chaque chiffre : ces données servent aux décisions de gestion

Coordination et opérations du studio

- Tenir la grille des disponibilités des coachs, réserver les séances des programmes dans le logiciel de gestion et corriger les décalages
- Rédiger et envoyer les courriels aux clients à partir de modèles établis (confirmations, préparation aux évaluations, relances, demandes d'avis Google)
- Commandes et inventaire (suppléments, matériel, fournitures), gestion des accès
- Participer, avec l'équipe,



aux tâches d'ouverture et de fermeture pour que le studio soit toujours fonctionnel et impeccable

Le travail avec l'intelligence artificielle Depuis 2026, une bonne partie du travail de chiffres, de fichiers et de rédaction se fait avec un assistant IA utilisé chaque jour depuis ce poste : relevés hebdomadaires, tableaux de performance, formules Google Sheets, courriels, procédures. Ce n'est pas un détail : c'est la façon dont le travail est organisé aujourd'hui.

Ce qui reste entièrement humain : fournir le contexte que l'outil n'a pas, vérifier chaque chiffre avant qu'il ne serve à une décision, relire tout ce qui sort de l'entreprise, et prendre les décisions. Les paiements et les remboursements ne passent jamais par l'IA.

Il ne s'agit pas de savoir programmer. Il s'agit de savoir formuler une demande précise, donner le contexte, et avoir le réflexe de vérifier. Une expérience avec ce type d'outil est un atout ; la curiosité et la rigueur suffisent pour apprendre.

Outils utilisés

Fliip (gestion du studio), RISE / GoHighLevel (CRM), Moneris (paiements), Google Workspace avec Google Sheets à un bon niveau, Trello, Loom, et un assistant IA au quotidien. Formation complète fournie sur chaque outil.

Profil recherché

- Bilinguisme français-anglais, à l'oral comme à l'écrit. La connaissance de l'anglais est requise parce qu'une partie de notre clientèle est anglophone et que nos contrats et nos communications existent dans les deux langues.
- Rigueur sur les chiffres. Une erreur de montant ou de date se retrouve sur le compte bancaire d'un client.
- Autonomie. C'est un poste unique dans l'entreprise : personne ne repasse derrière vous et il n'y a personne à qui déléguer.
- Aisance avec les chiffriers et les outils numériques, y compris les outils d'IA. Plus que la bureautique de base : la capacité à maintenir des tableaux de suivi et à vérifier ce qu'un outil produit.
- Sens du service et diplomatie. Vous êtes la personne qui annonce un refus, qui gère une annulation, qui rappelle une échéance de paiement, toujours avec chaleur et professionnalisme.
- Capacité à passer d'une chose à l'autre : un appel, un contrat, un tableau de rétention, parfois dans la même heure.
- Discrétion : le poste donne accès aux dossiers clients et aux informations de paiement.
- Atout : expérience dans un studio, une clinique ou un commerce de services avec abonnements. La rigueur administrative et la maîtrise des chiffriers comptent davantage qu'une connaissance du fitness.

Rémunération et avantages

- Salaire annuel de 48 000 $ à 58 000 $, selon l'expérience
- 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, congés les fins de semaine
- Horaire de jour versatile : heure d'arrivée entre 8 h et 11 h, à convenir ensemble
- Période de probation de 3 mois,



puis révision salariale après 6 mois
- Accès gratuit à notre salle d'entraînement et séances de coaching à tarif réduit
- Suppléments à prix coûtant, café bio gratuit
- 2 semaines de vacances la première année, 3 semaines après
- Formation complète sur chaque outil et chaque procédure
- Entrée en poste dès que possible, avec une période de transition avec la personne en poste

Ce poste est pour vous si

- Vous aimez être responsable d'une fonction au complet, sans quelqu'un qui repasse derrière vous
- Un chiffre faux vous dérange, et vous le vérifiez avant qu'il ne parte
- Vous savez dire non à un client avec chaleur, et le rappeler pour un paiement sans malaise
- Vous êtes curieuse des outils d'IA et vous voulez les utiliser pour de vrai, chaque jour
- Vous préférez une petite équipe où votre travail a un impact direct sur les résultats des clients

Ce poste n'est pas pour vous si

- Vous avez besoin d'une supervision quotidienne ou d'une équipe administrative autour de vous
- Vous cherchez un poste de réception sans chiffres ni suivi de dossiers
- Vous préférez faire toujours la même chose : ici, un appel, un contrat et un tableau de rétention peuvent arriver dans la même heure
- Vous n'êtes pas prête pour une vraie période d'apprentissage : plusieurs outils, des procédures détaillées, et un cycle complet à voir passer au moins une fois

Comment postuler Pour être considérée, votre candidature doit comprendre :

- Votre CV (en français)
- Une lettre de présentation en français, adressée à François Preece (1 page maximum)

Cette lettre fait partie de notre processus : elle nous permet d'évaluer votre souci du détail, votre communication écrite et votre capacité à suivre des consignes, trois compétences essentielles pour ce rôle. Elle doit répondre clairement à ces 3 points :
- Pourquoi ce poste chez Elite Coaching vous intéresse
- Quelles qualités font de vous une excellente adjointe administrative (organisation, initiative, service client, rigueur)
- Un exemple concret où vous avez géré plusieurs priorités ou résolu un problème de façon autonome

Les candidatures sans lettre de présentation adaptée à ces 3 points ne seront pas considérées. Les entrevues sont en cours dès maintenant.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 48 000,00$ à 58 000,00$ par an

Avantages

- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Tenue Décontractée

Question(s) de présélection:
- Êtes-vous disponible pour travailler à temps plein, sur place, du lundi au vendredi ?
- Avez-vous joint une lettre de présentation en français, adressée à François Preece, qui répond aux 3 points demandés dans l'annonce ? (Oui / Non)
- Dans Google Sheets ou Excel, quel est votre niveau ? Débutant (saisie de données), intermédiaire (formules de base, tri, filtres) ou avancé (formules complexes, mise en forme conditionnelle, tableaux croisés) ?

Expérience:
- Service à la clientèle: 1 an (Obligatoire)
- Expérience administrative: 1 an (Souhaité)

Langue:
- Français (Obligatoire)
- anglais professionnel, à l'oral et à l'écrit (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjointe administrative (Montreal)
🏢 Elite Coaching
📍 Montreal