Aperçu du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) bilingue en ressources humaines pour se joindre à notre équipe d’administration des RH et soutenir la prestation quotidienne des services de ressources humaines à l’échelle de Calian. Il s’agit d’une excellente occasion de début de carrière pour une personne organisée, collaborative, soucieuse du détail et intéressée à développer sa carrière en ressources humaines. Vous participerez à un large éventail d’activités RH tout au long du cycle de vie des employés, tout en travaillant en étroite collaboration avec les adjoints RH, les adjoints RH principaux, les employés, les gestionnaires et d’autres intervenants internes.

Responsabilités

- Maintenir des renseignements exacts sur les employés dans le SIRH et veiller à ce que les dossiers soient mis à jour en temps opportun.
- Préparer les lettres d’offre, la correspondance liée à l’emploi, la documentation d’accueil et d’intégration, les documents relatifs aux avantages sociaux ainsi que d’autres documents RH confidentiels.
- Assurer la tenue à jour des dossiers des employés, des fichiers électroniques, des ressources RH, de la documentation et des systèmes de classement.
- Préparer et maintenir des rapports RH courants et soutenir les activités de tests du SIRH, les améliorations des systèmes et les initiatives liées à la qualité des données.
- Répondre aux demandes des employés et des gestionnaires par l’entremise du centre de services RH et Paie ainsi que de la boîte de réception partagée.
- Soutenir l’administration des avantages sociaux, les demandes liées à la couverture, les changements d’emploi, les congés et l’administration médicale, l’intégration, l’orientation et les cessations d’emploi.
- Fournir de l’information sur les politiques et procédures RH, les avantages sociaux, les droits aux congés et les processus liés à l’emploi conformément aux lignes directrices établies, et transmettre les demandes plus complexes aux ressources appropriées lorsque nécessaire.
- Collaborer avec les collègues RH et les intervenants internes afin d’assurer une prestation de services RH efficace, uniforme et en temps opportun.
- Contribuer à l’excellence du service et à l’amélioration continue en repérant les défis récurrents et les inefficacités, puis en recommandant des améliorations de processus et des possibilités d’automatisation.
- Collaborer avec l’équipe mondiale Technologie et données RH afin d’améliorer l’expérience employé, l’efficacité opérationnelle, l’exactitude des données RH et l’uniformité des services.
- Soutenir la direction des ressources humaines dans la réalisation de recherches, de projets spéciaux et d’autres activités, au besoin.

Qualifications

- Diplôme d’études collégiales en ressources humaines,



en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Bilinguisme (français et anglais).
- Excellentes compétences administratives, organisationnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Grande attention aux détails et capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique et au rythme soutenu.
- Capacité à faire preuve de tact, de discrétion et de jugement lors du traitement de renseignements confidentiels ou sensibles.
- Connaissances de base d’Excel, y compris la capacité d’utiliser les tableaux croisés dynamiques et les fonctions RECHERCHEV.
- Aisance à travailler avec Microsoft Office, Outlook, les systèmes de classement électroniques et les lecteurs réseau d’entreprise.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant activement avec des collègues dans un environnement d’équipe virtuel.
- Volonté de poser des questions, de solliciter de la rétroaction, d’apprendre de nouveaux processus et de contribuer à l’amélioration continue.

Exigences supplémentaires

- Une expérience préalable en ressources humaines n’est pas requise. Les nouveaux diplômés ainsi que les candidats possédant une expérience de stage pertinente sont encouragés à postuler.
- La connaissance des systèmes SIRH, notamment SAP ou SAP GUI, constitue un atout.
- L’expérience avec SharePoint ou l’automatisation SharePoint constitue un atout.
- Capacité à cerner les problèmes simples, à appliquer les politiques et processus établis et à transmettre les situations plus complexes aux ressources appropriées lorsque nécessaire.

Rémunération

50 000 $ à 54 000 $

Type de poste

Nous avons 1 poste à pourvoir.

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Position Overview

We are looking for a Bilingual HR Assistant to join our HR Admin Team and support the day-to-day delivery of Human Resources services across Calian. This is an entry-level opportunity for someone who is organized, collaborative, detail-oriented, and interested in building their HR career.

You will support a broad range of HR activities across the employee lifecycle while working closely with HR Assistants, Senior HR Assistants, employees, managers, and other internal stakeholders.

Responsibilities

- Maintain accurate employee information within HRIS and ensure records are updated in a timely manner.
- Prepare offer letters, employment correspondence, onboarding and benefit documentation,



and other confidential HR materials.
- Maintain employee records, electronic files, HR resources, documentation, and filing systems.
- Prepare and maintain routine HR reports and support HRIS testing, system enhancements, and data quality initiatives.
- Respond to employee and manager inquiries through the HR and Payroll Helpdesk and shared inbox.
- Support benefits administration, coverage inquiries, employment changes, leave and medical administration, onboarding, orientation, and terminations.
- Provide information regarding HR policies, procedures, benefits, leave entitlements, and employment-related processes within established guidelines, escalating more complex matters when required.
- Collaborate with HR colleagues and internal stakeholders to support effective, consistent, and timely HR service delivery.
- Support service excellence and continuous improvement by identifying recurring challenges and inefficiencies and recommending process improvements and automation opportunities.
- Partner with the Global People Technology and Data Team to improve the employee experience, operational efficiency, HR data accuracy, and service consistency.
- Support HR Management with research, special projects, and other activities as required.

Qualifications

- College diploma in Human Resources, Business Management, or a related field.
- Bilingual in English and French.
- Strong administrative, organizational, communication, and customer service skills.
- Strong attention to detail with the ability to prioritize and manage multiple tasks in a fast-paced workplace.
- Ability to exercise tact, discretion, and sound judgment when handling confidential or sensitive information.
- Foundational Excel skills, including the ability to work with basic Pivot Tables and VLOOKUP.
- Comfort working with Microsoft Office, Outlook, electronic filing systems, and corporate drives.
- Ability to work independently while actively collaborating with colleagues in a virtual team environment.
- Willingness to ask questions, seek feedback, learn new processes, and contribute ideas for continuous improvement.

Additional Requirements

- Previous HR experience is not required. New graduates and candidates with relevant co-op experience are encouraged to apply.
- Knowledge of HRIS systems, including SAP or SAP GUI, is considered an asset.
- Experience with SharePoint or SharePoint automation is considered an asset.
- Ability to identify straightforward issues, apply established policies and processes, and escalate more complex situations when appropriate.

Compensation

$50,000 to $54,000 CAD

Position Type

We have 1 available position.

Job Title: Bilingual HR Assistant

Requisition Number: 2592

Date: September 11, 2026

Location 1: Ottawa, ON

Remote: Yes

Business Unit: Corporate

Department: Human Resources

Job Type: Full-time

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📌 Bilingual HR Assistant (Quebec City)
🏢 Calian
📍 Quebec City