Administrateur de bureau

Fondée en 1982 par des membres de la famille Armoyan, Armco Capital Inc. est passée d’une petite entreprise familiale à un groupe diversifié et dynamique avec des implantations au Canada et aux États-Unis. Armco continue de se développer, tant en diversification des activités qu’en croissance de son équipe de professionnels dévoués.

Nous recherchons actuellement un administrateur de bureau bilingue pour rejoindre notre équipe chez Armco. L'administrateur de bureau soutient le bon fonctionnement quotidien du bureau d'Armco. Ce rôle implique de coordonner les procédures administratives, de tenir les dossiers du bureau, d'aider aux activités comptables locales, de répondre aux questions des locataires et des demandes de location, et de servir de premier point de contact pour les visiteurs.

Responsabilités Clés :

Administration du Bureau

- Coordonner les opérations générales du bureau, les procédures, la correspondance, les systèmes de classement et la documentation sur le lecteur partagé.
- Maintenir des dossiers, manuels, rapports et documents internes organisés et précis.
- Préparer, revoir et mettre en forme les documents et rapports en veillant à leur exactitude et professionnalisme.
- Se tenir au courant des projets en cours pour fournir un soutien administratif efficace à l’équipe.
- Commander et gérer les fournitures de bureau et aider à l’achat de matériel de bureau si nécessaire.
- Recevoir, distribuer et suivre le courrier, les services de messagerie et les colis entrants et sortants.
- Gérer la petite caisse et préparer ou modifier les bons de commande pour les fournitures et services.

Support en comptabilité

- Effectuer les tâches locales de comptes fournisseurs et comptes clients et servir de contact principal du bureau pour les questions liées.
- Traiter les chèques et préparer les dépôts bancaires.
- Maintenir des dossiers financiers précis et des documents justificatifs.
- Coordonner avec l'équipe comptable pour résoudre les écarts et assurer un traitement rapide.

Location et Support aux Locataires

- Répondre aux demandes de location reçues par téléphone, email et visites spontanées.
- Fournir aux futurs locataires des informations générales sur la propriété et la disponibilité.
- Répondre aux questions des locataires concernant les emménagements, déménagements et autres aspects liés à la propriété.
- Servir de lien entre les locataires et l'équipe de maintenance lorsque des services ou réparations sont nécessaires.
- Suivre les demandes et les points de suivi pour garantir des réponses et résolutions rapides.

Accueil et support administratif

- Répondre aux appels téléphoniques entrants et les diriger.
- Accueillir les visiteurs et les orienter vers le membre de l'équipe approprié.
- Maintenir un environnement de bureau professionnel, organisé et accueillant.
- Aider sur des projets spéciaux et effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications et compétences :

- Formation postsecondaire en administration des affaires, finance ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d'éducation et d'expérience.




- Minimum de trois ans (3+) d'expérience administrative dans un domaine lié.
- Maîtrise de l'anglais et du français parlé et écrit obligatoire.
- Maîtrise de Microsoft Outlook, Word et Excel.
- Une expérience préalable en comptes à payer ou comptes à recevoir est un atout.
- Une expérience avec Yardi ou un autre système de gestion immobilière est un atout.
- Une expérience dans l'immobilier ou la gestion immobilière est un atout.
- Excellentes compétences en communication, service à la clientèle, organisation et gestion du temps.
- Grande attention aux détails et à la précision.
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais dans un environnement dynamique.
- Capacité à gérer des informations confidentielles et sensibles de manière professionnelle.
- Autonome, fiable et capable de travailler de manière indépendante et collaborative.

Pourquoi rejoindre Armco ? Armco est fier d'avoir été reconnu comme l'une des entreprises les mieux gérées du Canada pendant neuf années consécutives — un reflet de notre engagement envers la croissance, nos employés et un environnement de travail soutenant.

Nous valorisons les personnes adaptables, positives et motivées pour apprendre et évoluer. Si vous êtes bilingue, organisé et déterminé à offrir un excellent soutien administratif et client, nous serions ravis de vous entendre. Veuillez soumettre votre CV pour considération.

Nous apprécions toutes les candidatures ; cependant, seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés.

Office Administrator

Founded in 1982 by members of the Armoyan family, Armco Capital Inc. has grown from a small family business into a diversified and dynamic group of companies with locations in Canada and the US. Armco continues to grow; both in business diversification, development and its team of dedicated professionals.

We are currently looking for a bilingual Office Administrator to join our Armco team. The Office Administrator supports the efficient day-to-day operation of the Armco office. This role coordinates administrative procedures, maintains office records, assists with local accounting activities, responds to leasing and tenant inquiries, and serves as the first point of contact for visitors.

Key Responsibilities:

Office Administration

- Coordinate general office operations, procedures, correspondence, filing systems, and shared-drive documentation.
- Maintain organized and accurate office records, manuals, reports, and internal documents.
- Prepare, review, and format documents and reports, ensuring accuracy and professionalism.
- Maintain knowledge of ongoing projects to provide effective administrative support to the team.




- Order and manage office supplies and assist with office equipment procurement when required.
- Receive, distribute, and track incoming and outgoing mail, couriers, and packages.
- Manage petty cash and prepare or modify purchase orders for supplies and services.

Accounting Support

- Complete local accounts payable and accounts receivable duties and serve as the office’s primary contact for related inquiries.
- Process cheques and prepare bank deposits.
- Maintain accurate financial records and supporting documentation.
- Coordinate with the Accounting team to resolve discrepancies and ensure timely processing.

Leasing and Tenant Support

- Respond to leasing inquiries received by telephone, email, and walk-in visitors.
- Provide prospective tenants with general property and availability information.
- Respond to tenant questions relating to move-ins, move-outs, and other property matters.
- Act as a liaison between tenants and the Maintenance team when service or repair assistance is required.
- Track inquiries and follow-up items to ensure timely responses and resolutions.

Reception and Office Support

- Answer and direct incoming telephone calls.
- Welcome visitors and direct them to the appropriate team member.
- Maintain a professional, organized, and welcoming office workplace.
- Assist with special projects and perform other related duties as assigned.

Qualifications and Skills:

- Post-secondary education in business administration, finance, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.
- Minimum of three plus (3+) years of related administrative experience.
- Fluency in spoken and written English and French is required.
- Proficiency with Microsoft Outlook, Word, and Excel.
- Previous accounts payable or accounts receivable experience is considered an asset.
- Experience with Yardi or another property-management system is considered an asset.
- Real estate or property-management experience is considered an asset.
- Excellent communication, customer-service, organizational, and time-management skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced environment.
- Ability to handle confidential and sensitive information professionally.
- Self-motivated, dependable, and able to work independently and collaboratively.

Why Join Armco? Armco is proud to have been recognized as one of Canada’s Best Managed Companies for nine consecutive years—a reflection of our commitment to growth, our people, and a supportive workplace.

We value adaptable, positive individuals who are motivated to learn and grow. If you are bilingual, organized, and committed to providing excellent administrative and customer support, we would love to hear from you. Please submit your resume for consideration.

We appreciate all applications; however, only candidates selected for an interview will be contacted.

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Administrateur de bureau (Montreal)
🏢 Armco Capital
📍 Montreal