Prendre en charge les appels et les demandes des clients, les filtrer, les acheminer aux bonnes personnes et assurer les suivis necessaires afin qu’aucune demande ne demeure sans reponse;
Ouvrir et mettre a jour les soumissions, projets et bons de travail dans le systeme informatique pour les differents departements et s’assurer que les dossiers contiennent toutes les informations et documents requis;
Verifier les bons de travail afin de s’assurer qu’ils sont complets et prets pour la facturation;
Proceder a la facturation des bons de travail et des projets;
Assurer le suivi des commandes de materiel effectuees par les charges de projets et veiller a ce que les elements en attente soient regles;
Collaborer etroitement avec les differents departements afin de faire circuler l’information, coordonner les demandes et assurer l’avancement des dossiers;
Mettre a jour les informations des soumissions et des projets et effectuer les suivis hebdomadaires concernant leur avancement;
Approuver et saisir les feuilles de temps des electriciens dans le systeme informatique, valider leurs comptes de depenses et effectuer les suivis necessaires au besoin;
Valider les bons de travail des electriciens afin de permettre une facturation exacte et en temps opportun des travaux effectues;
Rechercher, contacter et assurer le suivi aupres des sous-traitants requis pour les differents chantiers au Quebec,
ailleurs au Canada et aux États-Unis;
Rediger les comptes rendus des reunions departementales et autres reunions au besoin;
Produire des fiches de connexion simples et preparer les documents necessaires aux projets, notamment l’impression de plans ainsi que le montage de fiches techniques;
Effectuer differents suivis administratifs et operationnels afin de maintenir les dossiers a jour et complets et de s’assurer que les actions requises sont realisees;
Assister les differents departements selon les besoins et effectuer toute autre tache connexe liee aux responsabilites du poste.
Qualites valorisees
Fait preuve de rigueur et porte attention aux details;
Est debrouillarde, autonome et cherche des solutions lorsqu’un probleme se presente;
Aime avoir plusieurs taches et dossiers en parallele et sait bien gerer ses priorites;
Est curieuse et veut apprendre et developper ses connaissances;
Demontre une approche proactive dans les communications avec les clients, notamment par telephone, et assure des suivis;
Possede une bonne capacite d’organisation et sait travailler dans un environnement ou les priorites peuvent changer rapidement;
Communique efficacement et possede un bon sens de l’ecoute;
Possede une bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
Connaissance fonctionnelle de l’anglais (un atout pour discussion avec nos partenaires);
Une experience dans un environnement de projets, d'installation electrique ou de controle constitue un atout , mais la capacite et la volonte d’apprendre sont particulierement importantes.