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(English version follows)

Affichage 26-53 (Poste temporaire à temps plein)

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un·e adjoint·e administratif·ve – Expérience Étudiant.e dans l’École de Gestion Williams pour un poste temporaire à temps plein. Se rapportant à la Doyenne de l’École de Gestion Williams, Maggie Shepherd, la personne titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec la coordonnatrice de l’apprentissage par expérientiel et la conseillère COOP, la personne titulaire du poste est responsable de soutenir les opérations quotidiennes du Bureau de l’apprentissage expérientiel et des stages COOP de l’École de gestion Williams.

La personne titulaire du poste assure un soutien administratif et opérationnel à la prestation et au développement continu des programmes d’apprentissage expérientiel et d’enseignement COOP de l’École de gestion Williams. Ce rôle constitue également un premier point de contact pour les personnes étudiants, les employeurs, les membres du corps professoral et les partenaires communautaires.

La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles. La période de travail pour ce poste est du 28 septembre 2026 au 31 aout 2028. Ce poste ne dépassera pas deux (2) ans.

Nature des tâches et des responsabilités

- Assurer le bon déroulement des opérations administratives quotidiennes du Bureau de l’apprentissage expérientiel et des stages COOP.
- Fournir un soutien administratif et opérationnel aux initiatives d’apprentissage expérientiel, aux activités de stages COOP, à l’engagement des employeurs et aux programmes destinés aux personnes étudiants.
- Aider à la coordination des opportunités d’apprentissage expérientiel, des cycles de recrutement pour les stages COOP, des activités d’engagement étudiant et des processus connexes.
- Effectuer le suivi du budget, la conciliation budgétaire et le contrôle des dépenses du bureau.
- Planifier les réunions et les rendez-vous, et contribuer à la préparation des ordres du jour, des documents de réunion, des procès-verbaux et des suivis.
- Prépare les contrats, les bons de commande, les demandes de paiement, les rapports de dépenses et toute autre documentation administrative.
- Maintenir les bases de données, les dossiers, la documentation et les systèmes de production de rapports, en veillant à l’exactitude, à la fiabilité et à l’accessibilité de l’information afin de soutenir l’administration des programmes, la prise de décision, la conformité et l’amélioration continue.
- Soutenir les activités de communication et d’engagement des parties prenantes en préparant et en diffusant de l’information sur les programmes, du matériel promotionnel et des mises à jour, en agissant comme personne-ressource principale auprès les personnes étudiants, employeurs, membres du corps professoral, personnes diplômés et partenaires communautaires, tout en coordonnant les réunions, demandes de renseignements, documents et activités de suivi connexes.
- Assiste à la planification, à la coordination et à la réalisation d’ateliers, de séances d’orientation, d’activités de réseautage, de séances d’information pour les employeurs, de salons de l’emploi et d’autres activités d’apprentissage expérientiel, notamment en assurant la logistique, les inscriptions, les communications, la préparation du matériel et les suivis.
- Effectuer toute autre tâche connexe et tout projet spécial confié.

Qualifications et exigences

- Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente en administration.
- Maîtrise de la suite Microsoft 365, y compris SharePoint.
- Excellentes aptitudes en organisation, planification et gestion des priorités.
- Grand souci du détail et engagement envers l’exactitude.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.
- Forte orientation vers le service à la clientèle et excellentes habiletés relationnelles.
- Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les personnes étudiants, les employeurs, les membres du corps professoral, les diplômés et les partenaires communautaires.
- Une expérience en coordination d’événements et en logistique constitue un atout.
- Une expérience avec les bases de données, les systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou les systèmes d’information étudiants constitue un atout.
- Une connaissance de l’apprentissage expérientiel, de l’enseignement coopératif, des services de carrière ou du milieu de l’enseignement postsecondaire constitue un atout.

À propos de l’Université Bishop’s

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de l’arrondissement de Lennoxville, à Sherbrooke au coeur des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle est reconnue pour son modèle d’éducation libérale, ses classes de petite taille et son environnement résidentiel favorisant une expérience étudiante personnalisée. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal,



les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité·e·s sur le territoire abénakis.

Bishop’s est une université anglophone et offre principalement des programmes de 1er cycle. Bishop’s offre plus de 100 programmes d’études au sein de cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert, une garderie ainsi qu’un étang, un refuge faunique et un terrain de golf.

Ce que nous offrons à nos employés :

- un programme d’assurance collective qui comprend : l’assurance médicaments, l’assurance médicale, les soins de la vue et l’assistance-voyage;
- des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier;
- des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile lorsque la nature du poste le permet;
- des tarifs préférentiels au centre sportif et au terrain de golf;
- un régime de retraite à prestations déterminées et/ou régime de retraite simplifié;
- un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);
- des initiatives en matière de développement durable et de bien-être;
- l’accès à des événements culturels et éducatifs en continu.

Classification: Classe 10 (27.99 $ à 36.52 $) ( poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics. L’université accueille les candidat·e·s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez à [email protected].

- Date limite pour les candidat·e·s internes : le 11 septembre 2026 à 16 h
- Date limite pour les candidatures externes : le 13 septembre 2026 à 16 h

Tel que prévu à la Convention Collective, la priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat·e dans le processus de recrutement, veuillez contacter [email protected]

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POSTING 26-53 ( Temporary full time position)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They do not represent an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking an Administrative Assistant-Student Experience in the Williams School of Business for a temporary full-time position. Reporting to the Maggie Shepherd, Dean of the Williams School of Business the incumbent will work closely with the Experiential Learning Coordinator and Co-op Advisor. The incumbent is responsible for supporting the daily operations of the Experiential Learning and Co-op Office within the Williams School of Business. The incumbent will provide administrative and operational support for the delivery and ongoing development of experiential learning and co-operative education programs within the Williams School of Business. This role also serves as a first point of contact for students, employers, faculty, and community partners.

This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required. The working period for this position is September 28, 2026, to August 31, 2028. This position will not exceed two (2) years.

Nature of duties and responsibilities

- Facilitate the day-to-day administrative operations of the Experiential Learning and Co-op Office.
- Provide administrative and operational support for experiential learning initiatives, co-op activities, employer engagement, and student programming.




- Assist with the coordination of experiential learning opportunities, co-op recruitment cycles, student engagement activities, and related processes.
- Assist with budget tracking, reconciliation, and monitoring of office expenses.
- Schedule meetings and appointments and assist with the preparation of agendas, meeting materials, minutes, and action items.
- Prepare contracts, purchase orders, payment requests, expense claims, and other administrative documentation.
- Maintain databases, records, documentation, and reporting systems, ensuring accurate, reliable, and accessible information to support program administration, decision-making, compliance, and continuous improvement.
- Support communications and stakeholder engagement activities by preparing and distributing program information, promotional materials, and updates, while serving as a key point of contact for students, employers, faculty, alumni, and community partners and coordinating related meetings, inquiries, documentation, and follow-up activities.
- Assist with the planning, coordination, and delivery of workshops, orientation sessions, networking events, employer information sessions, career fairs, and other experiential learning activities, including logistics, registrations, communications, materials preparation, and follow-up.
- Perform other related duties and special projects assigned.

Qualifications and Requirements

- Diploma of College Studies (DEC) in Office Administration, Business Administration, or a related field.
- Minimum of 3 years of relevant administrative experience.
- Proficiency with Microsoft 365 suite, including SharePoint
- Excellent organizational, planning, and priority management skills.
- Strong attention to detail and commitment to accuracy.
- Excellent written and oral communication skills in English and French.
- Strong customer service orientation and interpersonal skills.
- Ability to establish and maintain effective working relationships with students, employers, faculty, alumni, and community partners.
- Experience with event coordination and logistics is considered an asset.
- Experience working with databases, CRM systems, or student information systems is considered an asset.
- Knowledge of experiential learning, co-operative education, career services, or the post-secondary education environment is considered an asset.

About BU

Founded in 1843, Bishop’s University is located in the Lennoxville borough of Sherbrooke, in the Eastern Townships of Quebec. It is recognized for its liberal education model, its small class sizes, and its residential environment that fosters a personalized student experience. Located about an hour and a half southeast of Montreal, the Eastern Townships offer a welcoming and safe atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and an excellent quality of life. Bishop’s University is situated on the traditional and unceded territory of the Abenaki people. We acknowledge their historical relationship with this land and are grateful to be guests on Abenaki territory.

Bishop’s is an English‑language university offering primarily undergraduate programs, with more than 100 academic programs across five divisions: Humanities, Natural Sciences and Mathematics, Social Sciences, Business, and Education.

The 550‑acre campus includes 25 buildings, seven residences, two libraries, two theatres, exceptional classrooms, laboratories, athletic facilities, an arena, a historic chapel, a concert hall, and a daycare centre. The campus also features a pond, a wildlife refuge, and a golf course.

What We Offer – Employees benefit from:

- Medical, vision, health and travel insurance;
- Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January;
- Flexible scheduling and work from home possibility when the nature of the position allows it;
- Employee discounts to our sports centre and golf course;
- Defined benefit and/or simplified pension plan;
- Employee Family Assistance Plan (EFAP);
- Sustainable development and wellness initiatives;
- Access to ongoing cultural and educational events .

Classification: Class 10 (29.77 $ to 36.52 $) per hour ( unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for to [email protected].

- Priority deadline for internal applicants: September 11, 2026, at 4:00 p.m.
- Closing date for external applicants: September 13, 2026, at 4:00 p.m.

Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact [email protected]

📌 Adjoint.e administratif·ve – Expérience Étudiant.e (École de Gestion Williams) // Administrative Assistant – Student Experience (Williams School of Business)
🏢 Bishop's University
📍 Canada