Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

- Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
- Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
- Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
- Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.

- Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
- Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
- Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
- Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.





Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

Expérience n/a

Autres Logiciels Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante

- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université
- Laval ou chez un autre employeur;
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
- chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
- Tout ouvrir
- Tout fermer

À titre d'information

Autres logiciels utilisés Peoplesoft finance, Explo, WordPress, Maximo La personne titulaire de ce poste assite la directrice du Service dans l’exercice de ses fonctions.

Tâches principales

- Tenue et gestion de l’agenda;
- Gestion et suivi de la boîte de courriels de la directrice et prise en charge de certains courriels (réponse, transfert et délégation) pour et au nom de la directrice;
- En collaboration étroite avec l’adjointe du VRIT, veille au suivi du traitement des documents destinés aux instances en vertu du Cadre de gestion des ressources immobilières, et au respect des délais pour leur envoi;
- Planification et coordination de rencontres;
- Suivis et communications nécessaires avec les autres unités UL et organismes externes ex.

MES, SQI, UdeM, McGill, etc.;

- Assiste à différents comités,



dont le comité de direction, comité de gestion et comité de coordination du portefeuille de projets et produit les comptes rendus et s’assure des suivis appropriés;
- Rédige avec aisance divers documents tels que des convocations, ordres du jour, compte-rendu de réunions ou lettres;
- Assure les relations entre les membres de l’équipe de direction du Service;
- Assure la révision, la conformité, la mise en page, la classification, et la sauvegarde, selon des standards établis, des procédures, directives et tout autre document officiel du Service des immeubles;
- Procède à la vérification des rapports de dépenses et des demandes de paiement pour l’équipe de direction;
- Etc.

Candidature Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Frédérique Pérusse

(phone hidden) ou [email protected]

Valorisant la diversité, l'Université

- Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Posez votre candidature

Unité d'enseignement

Service des immeubles-Direction service des immeubles

Numéro d'offre 17834

Période d'affichage Du 15-09-2026 au 28-09-2026

Statut et admissibilité

Contrat temporaire

Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 11

Taux horaire 29.00$ à 34.55$

Salaire annuel 58 635.03$ à 69 856.56$

Régime d'emploi 38,75 heures/semaine

Horaire Temps plein, horaire variable

Du lundi au vendredi de 8h à 12h et 13h15 à 17h

Budget Fonctionnement

Contrat temporaire, dès que possible jusqu'au 30 avrl 2027 avec forte possibilité de prolongation.

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université

- Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université
- Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

📌 Agent ou agente de secrétariat (adjoint ou adjointe de direction) (Quebec City)
🏢 Université Laval
📍 Quebec City