At Flexspring, you will have the autonomy and flexibility to tackle your role in a way that is right for you. We foster a learning culture that enables you to develop new skills and advance in your career.

Who We Are

Flexspring is an iPaaS (Integration Platform as a Service) company specializing in HR data integrations. We partner with HR teams and HR software companies to design and deliver custom integrations that connect HR, payroll, and business systems, reduce manual work, improve data accuracy, and help people's operations run more efficiently.

The Role

We are hiring a Bilingual (EN/FR) Executive Assistant to support both our VP of Sales and our VP of Operations. This is a versatile, high-impact role that works closely with C-level leadership and cross-functional teams to bring structure, visibility, and follow-through to complex initiatives. The scope spans process optimization, operational coordination, data reporting, back-office improvements, and international expansion support.

No two weeks will look the same. If you thrive in ambiguity, enjoy solving messy problems, and take pride in turning high-level direction into clear execution, this role is for you.

What You'll Do

Executive & Strategic Operations Support

- Translate high-level direction into structured action plans, follow-ups, and execution tracking.
- Participate in sales meetings, presentations, and follow-ups.
- Support leadership in preparing materials, reporting, and structured presentations when needed.
- Manage emails, calendars, and daily briefings.

Process Management & Optimization
- Identify inefficiencies across administrative and inter-departmental workflows.
- Lead practical improvements to processes between Sales, Accounting, AR, and Customer Success.
- Contribute to back-office optimization initiatives, including exploring AI-enabled process enhancements.

Cross-Functional & Partner Collaboration
- Collaborate with external partners on operational coordination for vendor forms, W-9s, and purchase orders
- Act as a liaison between customer, sales representatives, and executives
- Support AR oversight and coordination with Accounting.
- Assist with Customer Onboarding

What You Bring

Must Have

- BA/BS Degree
- 2–5 years of experience in Business Operations, Operations, Sales Operations, or a similar Executive Assistant role.
- Full professional fluency in English and French is required; comfort in conducting meetings and preparing written materials in both languages is essential.
- Experience in a SaaS or B2B environment preferred.
- Comfort working with CRM systems and operational tools (Salesforce experience preferred).
- Comfort working in ambiguity and managing shifting priorities.
- Ability to meet tight deadlines and adapt to changing timelines.
- Flexibility in working hours when collaboration or deadlines require it, including occasional early mornings or evenings to align with European time zones.

Nice to Have

- Experience working closely with executive leadership.
- Experience optimizing finance or AR-related workflows.
- Additional European language skills (e.g., Spanish, German, or Dutch) are considered an asset.

What You Get

- Work from home with flexible hours.
- 4 weeks of paid vacation annually.
- Comprehensive health benefits package for you and your family.
- Team events and opportunities to connect with colleagues.
- Opportunity to work with cutting-edge technologies.
- Competitive base salary.

For more information about Flexspring, visit:

https://www.flexspring.com/

Equal Employment Opportunity Statement





Flexspring is an Equal Opportunity Employer and prohibits discrimination and harassment of any kind. Flexspring is committed to the principle of equal employment opportunity for all employees and to providing employees with a work workplace free of discrimination and harassment. All employment decisions at Flexspring are based on business needs, job requirements and individual qualifications, without regard to race, color, religion or belief, national, social or ethnic origin, sex (including pregnancy), age, physical, mental or sensory disability, HIV Status, sexual orientation, gender identity and/or expression, marital, civil union or domestic partnership status, past or present military service, family medical history or genetic information, family or parental status, or any other status protected by the laws or regulations in the locations where we operate.

Flexspring does not tolerate discrimination or harassment based on any of these characteristics. Flexspring encourages applicants of all ages.

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Chez Flexspring, vous aurez l'autonomie et la flexibilité d'aborder votre rôle de la manière qui vous convient le mieux. Nous cultivons une culture d'apprentissage qui vous permet de développer de nouvelles compétences et d'évoluer dans votre carrière.

Qui nous sommes

Flexspring est une entreprise iPaaS (Integration Platform as a Service) spécialisée dans les intégrations de données RH. Nous collaborons avec des équipes RH et des éditeurs de logiciels RH pour concevoir et livrer des intégrations personnalisées qui connectent les systèmes RH, de paie et d'entreprise, réduisent le travail manuel, améliorent la précision des données et aident les opérations à fonctionner plus efficacement.

Le poste

Nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction Bilingue (EN/FR) pour soutenir notre VP des Ventes et notre VP des Opérations. Il s'agit d'un rôle polyvalent et à fort impact qui travaille en étroite collaboration avec la direction de niveau C et des équipes interfonctionnelles pour apporter structure, visibilité et suivi à des initiatives complexes. Le périmètre couvre l'optimisation des processus, la coordination opérationnelle, le reporting de données, les améliorations du back-office et le soutien à l'expansion internationale.

Aucune semaine ne ressemblera à une autre. Si vous vous épanouissez dans l'ambiguïté, aimez résoudre des problèmes complexes et êtes fier(ère) de transformer des directives de haut niveau en une exécution claire, ce poste est fait pour vous.

Ce que vous ferez

Soutien aux Opérations Exécutives & Stratégiques

- Traduire les directives de haut niveau en plans d'action structurés, en suivis et en suivi d'exécution.
- Participer aux réunions de vente, présentations et suivis.
- Soutenir la direction dans la préparation de supports, de rapports et de présentations structurées si nécessaire.
- Gérer les courriels, les calendriers et les briefings quotidiens.

Gestion et Optimisation des Processus
- Identifier les inefficacités dans les flux de travail administratifs et interdépartementaux.
- Mener des améliorations pratiques aux processus entre les Ventes, la Comptabilité,



les Comptes Clients et le Succès Client.
- Contribuer aux initiatives d'optimisation du back-office, notamment en explorant des améliorations de processus basées sur l'IA.

Collaboration Interfonctionnelle & avec les Partenaires
- Collaborer avec des partenaires externes sur la coordination opérationnelle pour les formulaires fournisseurs, les W-9 et les bons de commande.
- Agir en tant qu'intermédiaire entre les clients, les représentants commerciaux et les dirigeants.
- Soutenir la supervision des Comptes Clients et la coordination avec la Comptabilité.
- Aider à l'intégration des clients.

Ce que vous apportez

Indispensable

- Diplôme universitaire (BA/BS)
- 2 à 5 ans d'expérience en Opérations d'entreprise, Opérations, Opérations de vente ou un rôle similaire d'Assistant(e) de Direction.
- Maîtrise professionnelle complète du français et de l'anglais requise ; l'aisance à conduire des réunions et à préparer des documents écrits dans les deux langues est essentielle.
- Expérience dans un environnement SaaS ou B2B préférée.
- À l'aise avec les systèmes CRM et les outils opérationnels (expérience Salesforce préférée).
- À l'aise dans l'ambiguïté et la gestion de priorités changeantes.
- Capacité à respecter des délais serrés et à s'adapter à des échéanciers changeants.
- Flexibilité des horaires de travail lorsque la collaboration ou les délais l'exigent, notamment les débuts de matinée ou les soirées occasionnels pour s'aligner sur les fuseaux horaires européens.

Atout
- Expérience de travail en étroite collaboration avec la direction exécutive.
- Expérience dans l'optimisation des flux de travail financiers ou liés aux Comptes Clients.
- Des compétences en langues européennes supplémentaires (p. ex. espagnol, allemand ou néerlandais) constituent un atout.

Ce que vous obtenez

- Travail à domicile avec des horaires flexibles.
- 4 semaines de vacances payées par an.
- Régime d'avantages sociaux complet pour vous et votre famille.
- Événements d'équipe et occasions de tisser des liens avec vos collègues.
- Possibilité de travailler avec des technologies de pointe.
- Salaire de base compétitif.

Pour plus d'informations sur Flexspring, visitez : https://www.flexspring.com/

Déclaration d'égalité des chances en matière d'emploi

Flexspring est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et interdit toute forme de discrimination et de harcèlement. Flexspring s'engage à offrir à tous les employés des chances égales en matière d'emploi et un environnement de travail exempt de discrimination et de harcèlement. Toutes les décisions d'embauche chez Flexspring sont basées sur les besoins de l'entreprise, les exigences du poste et les qualifications individuelles, sans égard à la race, la couleur, la religion ou les croyances, l'origine nationale, sociale ou ethnique, le sexe (y compris la grossesse), l'âge, le handicap physique, mental ou sensoriel, le statut VIH, l'orientation sexuelle, l'identité et/ou l'expression de genre, l'état civil, l'union civile ou le statut de partenariat domestique, les services militaires passés ou présents, les antécédents médicaux familiaux ou les informations génétiques, la situation familiale ou parentale, ou tout autre statut protégé par les lois ou règlements dans les régions où nous opérons.

Flexspring ne tolère pas la discrimination ou le harcèlement fondé sur l'une de ces caractéristiques. Flexspring encourage les candidats de tous âges.

📌 (EN/FR) BIlingual Executive Assistant (Canada)
🏢 Flexspring
📍 Canada