Vibrotech est une entreprise spécialisée dans la conception et la fabrication d'équipements vibrants et de systèmes de manutention de vrac (convoyeurs, lignes de tri, équipements sur mesure) utilisés dans les carrières, les centres de tri, les mines, les fonderies et le secteur portuaire, partout en Amérique du Nord. On est en pleine croissance, et la direction cherche son bras droit. Ce poste, c'est le centre nerveux administratif de l'équipe de direction : agenda, RH, salons commerciaux, marketing, TI, conformité. À quoi va ressembler ton quotidien Soutien direct à la direction Gérer les agendas, les priorités et les rendez-vous des membres de la direction.

Effectuer les suivis auprès des gestionnaires et des équipes pour veiller à l'avancement des projets et des dossiers. Préparer, réviser et mettre en forme communications, présentations et documents (incluant les cahiers du conseil d’administration et les ententes de confidentialité à partir de gabarits). Agir comme personne-ressource entre la direction et les départements pour une communication fluide.

Planifier les entrevues, répondre aux candidats et préparer les contrats d'embauche standard à partir de gabarits. Organiser l’accueil des nouveaux employés (matériel informatique, accès, première journée) et planifier les suivis de probation. Coordonner les formations réglementaires (chariot élévateur, santé-sécurité) et le soutien administratif aux dossiers d’immigration.

Voyages, salons et événements Organiser les déplacements d’affaires de la direction (vols, hôtels, locations, itinéraires) et gérer les imprévus et réclamations. Coordonner les salons commerciaux de A à Z (CONEXPO, expositions minières, congrès) : inscriptions, kiosque, électricité et internet, expédition du matériel, hébergement — avec budget pré-approuvé et carte corporative dédiée.



Coordonner les activités du comité social (party de Noël, BBQ, reconnaissance) : budgets, échéanciers, fournisseurs.

Soutien au marketing (exécution) Faire le premier contrôle des épreuves graphiques (roll-ups, calendriers, publicités) avant approbation finale. Gérer les commandes de vêtements et d’objets promotionnels : quantités, réception, réclamations aux fournisseurs. Coordonner les impressions, les publicités récurrentes et les fournisseurs créatifs (graphistes, vidéaste, agences).

Administration, TI et conformité Agir comme point de contact interne pour les fournisseurs TI (billets de support, licences logicielles, téléphonie).

Assurer le suivi des assurances : certificats demandés par les clients, renouvellements, flotte de véhicules et inventaire à jour. Préparer les comptes de dépenses de la direction et effectuer les conciliations de cartes de crédit. Assembler les pièces justificatives des réclamations de subventions et autres dossiers administratifs.

Gérer diverses commandes (repas, fournitures, matériel) et participer à l’amélioration continue des processus administratifs. Une excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit. Beaucoup d’autonomie, de discrétion et de professionnalisme — le poste donne accès à de l’information confidentielle (RH, finances, contrats).

Une excellente maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint). De l’expérience pertinente en soutien à la direction, en coordination administrative ou en gestion de projets (un atout). Un environnement de travail stimulant et convivial, avec une équipe jeune et ambitieuse.

Un horaire versatile en début et en fin de journée (pour aller chercher les enfants, par exemple). Assurance collective complète, incluant les soins dentaires et la télémédecine. Des vacances dès ton embauche.

Formation continue.

📌 Responsable Direction Générale (Quebec City)
🏢 Vibrotech
📍 Quebec City