Administrateur·rice de bureau et réceptionniste Lieu : Montréal (Québec) Type d’emploi : Temps plein, hybride Procom est en quête d’un·e administrateur·rice de bureau et réceptionniste pour se joindre à son bureau de Montréal. Dans ce rôle, vous serez le visage et la voix du bureau, la première personne que rencontrent les employé·es, les visiteur·ses, les fournisseur·ses et les client·es, ainsi que la personne qui veille au bon déroulement des activités quotidiennes en coulisses. Si vous êtes organisé·e, bilingue et stimulé·e par la diversité des tâches, voici votre chance de laisser votre marque chaque jour.

Réception et opérations Accueillir les visiteur·ses et les employé·es à la réception, dans le respect des protocoles de sécurité du bureau. Recevoir, trier et acheminer le courrier entrant et les livraisons par messagerie; coordonner les envois sortants, y compris les livraisons internationales. Gérer les envois d’équipement informatique pour l’intégration et le départ des employé·es.

Planifier et organiser les événements du bureau, de la conception jusqu’au rangement, y compris la coordination des fournisseur·ses, des services de traiteur et des communications. Mettre en forme, imprimer et relier les propositions, les demandes de propositions (DP), les présentations et le matériel de formation. Coordonner les attestations d’assurance propres aux client·es pour les équipes Ventes et Services-conseils.

Préparer le matériel de présentation mensuel de la succursale et maintenir à jour le contenu télévisuel et vidéo du bureau. Assurer le suivi de la conformité de la formation liée à la Loi 90 pour la région du Québec. Assurer la liaison entre le Soutien informatique et les employé·es francophones en traduisant les demandes et les instructions.

Gestion des installations Maintenir la réception,



la salle à manger, les salles de réunion et les aires communes propres et présentables. Préparer les salles de réunion et assurer le soutien technique audiovisuel et de vidéoconférence pour les réunions. Suivre et réapprovisionner les fournitures de bureau et de cuisine.

Coordonner les services de déchiquetage, d’entreposage et de déménagement de bureau. Gérer l’accès au bureau, y compris les cartes de sécurité et l’inscription des visiteur·ses. Suivre l’inventaire des ordinateurs portables avec l’équipe de soutien informatique et préparer les postes de travail des nouveaux·elles employé·es avant leur première journée.

Fournir un soutien administratif à plusieurs unités d’affaires. Tenir à jour la documentation des procédures liées à la réception et aux installations. Agir à titre de responsable désigné·e de la sécurité incendie pour le bureau de Montréal.

Effectuer la conciliation mensuelle des dépenses liées à la carte de crédit de l’entreprise. Au moins deux ans d’expérience en administration de bureau, en réception ou en soutien administratif, dans un milieu de bureau professionnel Expérience dans la coordination d’événements d’entreprise ou d’activités de bureau Diplôme d’études secondaires ou combinaison équivalente de formation et d’expérience Maîtrise du français et de l’anglais Solides compétences en Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams Esprit proactif et axé sur la résolution de problèmes, avec une capacité d’anticiper les besoins avant leur transformation en enjeux Expérience en gestion des installations de bureau et des relations avec les fournisseur·ses Vous façonnez l’expérience quotidienne de toutes les personnes qui franchissent la porte, en contribuant à la culture du bureau, en appuyant l’engagement des employé·es et en maintenant les activités à leur meilleur.

📌 Employé de bureau d’accueil (Montreal)
🏢 Procom
📍 Montreal