Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) fournit un soutien administratif de haut niveau aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction. Ce rôle relève directement de l'adjointe exécutive senior et est crucial pour assurer le fonctionnement harmonieux et efficace des fonctions de direction, y compris la planification, la communication et la coordination. Le candidat idéal est hautement organisé, soucieux du détail et capable de gérer plusieurs priorités simultanément.
Veuillez noter : Il s'agit d'un rôle en présentiel, exigeant d'être au bureau 5 jours par semaine à notre siège social à Toronto, ON.
Fournir un soutien administratif complet aux vice-présidents seniors et à l'équipe de direction
Contribuer au fonctionnement efficace du bureau en fournissant un soutien aux adjointes exécutives seniors et à l'administrateur de bureau
Gérer des agendas complexes, y compris la planification de réunions, de rendez-vous et d'arrangements de voyage
Coordonner, préparer et réviser le matériel pour les réunions, présentations et autres documents
Suivre les échéanciers de projets, les livrables et les suivis pour assurer une réalisation en temps opportun
Aider avec les réservations de passagers, les changements de vol, les plaintes et toutes les autres demandes de passagers adressées au bureau de la direction
Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme
Agir en tant que point de contact entre le bureau de la direction et les parties prenantes internes et externes
Préparer et traiter les rapports de dépenses et autres documents financiers
Mener des recherches et recueillir des informations selon les besoins pour divers projets
Soutenir la planification et l'exécution d'événements d'entreprise
Soutenir les commandes de traiteur et le nettoyage pour les réunions et événements sur place
Commander des fournitures de bureau et gérer l'inventaire du bureau




Résoudre les situations quotidiennes grâce à une résolution de problèmes flexible, soit individuellement, soit en consultation avec d'autres
Fournir un soutien technique de base aux membres de l'équipe pour faciliter la connexion au wi-fi, l'impression de documents, la connexion et la configuration d'équipements de visioconférence, etc.
Aider à l'impression, à la photocopie, à la collation, à la distribution et à la récupération des documents
Participer activement au système de gestion de la sécurité (SGS) de Porter, y compris le signalement des dangers et des incidents rencontrés dans les opérations quotidiennes; comprendre, respecter et promouvoir la politique de sécurité de l'entreprise
Participer aux efforts de santé et de sécurité pour les emplacements; mettre à jour les classeurs et les tableaux de santé et de sécurité ainsi que de politiques et procédures sous la direction du gestionnaire de la santé et de la sécurité
Autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'équipe de direction et de l'organisation
Souci de la sécurité : Identifier les situations dangereuses ou potentiellement dangereuses et prendre les mesures appropriées pour maintenir un environnement sûr pour soi-même et pour les autres.
Esprit d'équipe : Travailler en collaboration avec les autres pour atteindre les objectifs organisationnels.
Service aux passagers / à la clientèle : Offrir un service d'excellence aux clients internes et/ou externes (passagers).
Initiative :



Traiter les situations et les problèmes de manière proactive et persistante, en saisissant les opportunités qui se présentent.
Orientation vers les résultats : Concentrer les efforts pour atteindre des résultats de haute qualité conformes aux normes de l'organisation.
Favoriser la communication : Écouter et communiquer de manière ouverte, honnête et respectueuse avec différents publics, en favorisant le dialogue et en bâtissant un consensus.
Minimum de 2 à 5 ans d'expérience pertinente dans la prestation de soutien dans un environnement de bureau et le soutien de cadres supérieurs
Excellentes compétences en service à la clientèle
Connaissance de Google Suite, y compris Gmail
Compréhension des pratiques et procédures de bureau
Fortes compétences en communication verbale et écrite, initiative, compétences organisationnelles et gestion du temps
Esprit d'équipe avec d'excellentes compétences en collaboration
Capacité éprouvée à accomplir plusieurs tâches à la fois et à gérer des activités aux priorités variées
Fort souci du détail, avec la capacité d'être adaptable et versatile face aux demandes
Capacité à travailler de manière autonome et à résoudre des problèmes
Toronto Downtown Office (250 Yonge Street) #LI-Onsite
Depuis 2006, Porter Airlines rehausse l'expérience du voyage aérien économique pour chaque passager, offrant une véritable hospitalité empreinte de style, d'attention et de charme. La flotte d'appareils Embraer E195-E2 et De Havilland Dash 8-400 de Porter dessert l'Amérique du Nord, incluant un réseau domestique canadien d'un océan à l'autre, les États-Unis, le Mexique, les Caraïbes et l'Amérique centrale. Ayant son siège social à Toronto, Porter est une compagnie aérienne officielle 4 étoiles du classement World Airline Star Rating®. Visitez www.flyporter.com ou suivez @porterairlines sur Instagram, Facebook et X.

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📌 Coordonnateur / Coordonnatrice administratif(ve) (Ontario)
🏢 Porter Airlines
📍 Ontario