[Le franais suit] ADMINISTRATIVE ASSISTANT, EXECUTIVE AND CONTENT TEAM SUPPORT Expected Start Date: October 2026 Employment Type: Full-time Permanent Office Location: Montreal Hours of Work: 35 hours/week (flexible within core business hours) Are you a natural relationship builder with exceptional organizational skills? Do you enjoy supporting leaders, assisting projects, and creating the conditions that help teams do their best work? Interested in joining a passionate organization that supports Canada''s audiovisual industry? THE GIG, IN A NUTSHELL The Administrative Assistant, Executive and Content Team Support role provides high-quality administrative assistance to the Executive Vice-President, Content Strategy and Industry Development, the Executive Vice-President, Communications, Strategies and Public Affairs and the broader Content team.

The role coordinates meetings, travel, communications, documentation, program-launch activities, and departmental processes while supporting the efficient operations of the Montreal office premises.

Through strong organization, attention to detail, and proactive follow-up, the position contributes to effective collaboration and the timely delivery of departmental priorities. WHAT YOULL DO Executive Support (EVPs) Manage calendars, appointments and travel needs for the Executive Vice-President, Content Strategy and Industry Development and Executive Vice-President, Communications, Strategies and Public Affairs, both based in Montreal Montreal Office Support Administer effective operations of the Montreal office including but not limited to: Coordinating office supplies, deliveries, service providers, and facilities requests Serving as an on-site contact for employees, visitors, and building management Supporting meeting-room readiness and office-based events Liaising with Corporate Services regarding office needs Escalating facilities, health and safety, or workplace issues to the appropriate internal contact Departmental Operations Support (Content Team) Organize and facilitate regular Content team meetings and interdepartmental and external meetings (e.g. CMF annual consultations), including sending save the dates, calendar invitations, booking facilities and catering booking, arranging travel, preparing meeting agendas (if required), drafting and circulating meeting minutes ensuring that action items are documented and followed up on in a timely manner, and managing all technical aspects of virtual meetings on Teams and Zoom Manage and keep up to date the Content team common files on Share

Point Create and maintain centralized databases on different decisions Support process management: monitor deadlines, action items and project milestones, using Monday.com platform Coordinate translation process through via Bridge

Term Second review of essential documentation such as program guidelines, press releases, financing agreements for spelling errors, redundancy, inconsistencies, in compliance with CMF terminology database (Logi

Term) Provide final information to the CMF webmaster for (short program summary, program deadlines, guidelines in En and FR, other applicable documentation, links to the application portal), updating program deadline page Collect and process invoices where needed and follow-up in collaboration with Finances.

Establish and maintain effective relationship and communication channels among Content team members, and with colleagues from other departments Other duties, as necessary WHO YOU ARE Education College diploma or other post-secondary education in office administration, business administration, communications, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.

Experience Relevant experience in a bilingual administration / executive support role Supporting multiple leaders or balancing requests from multiple sources Working in a bilingual environment Coordinating meetings, travel, documentation, and deadlines Experience coordinating translation and bilingual document-production processes is an asset Experience working in a hybrid environment is an asset Knowledge / Ability Exceptionally strong French-language writing and proofreading skills are essential Advanced proficiency in French and English, both spoken and written, is required Advanced proficiency with Microsoft 365, including Outlook, Word, Excel, Power

Point, Teams, and Share

Point Demonstrated ability to learn and use digital collaboration, project-management, document-management, and virtual-meeting tools Ability to use AI tools (Copilot), project management tools (e.g.

Monday.com, Zoom, Bridge

Term), translation tools (e.g.

Logi

Term) and Docu

Sign are a strong asset.





Sound judgment and discretion Ability to identify when an issue should be escalated Excellent organizational and time management skills Strong communication skills with strong attention to detail Ability to anticipate needs and take initiative Ability to manage competing priorities from multiple sources Strong follow-through and accountability for deadlines Professionalism and discretion when handling confidential information Strong document-quality-control skills Ability to build effective working relationships Ability to work independently and collaboratively in teams Adaptability in a changing environment Service-oriented and solutions-focused approach This position demands a proactive individual with the ability to work with multiple tasks simultaneously in a demanding and fast-paced environment.

Flexibility, strong work ethic and a sense of humour are highly valued. WHAT TO EXPECT A combination of remote and in-person work (hybrid arrangement), subject to operational and team needs.

The successful candidate may be required to attend in-person meetings, team events, or other activities from time to time as determined by business requirements Manage and prioritize multiple projects with tight deadlines in a fast-paced and changing environment Team-centric, collaborative work environment Occasional travel ***HOW TO APPLY*** Submit your application including cover letter and resume to before Friday, October 3, 2026 at 11:59:59 PM .

Equity and Transparency Statement We are committed to a fair and transparent hiring process.

We do not use AI tools to screen applicants or conduct interviews , and we welcome candidates from all backgrounds.

The salary range for this position is $52,843 $66,054 per year . ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ADJOINTE ADMINISTRATIFVE, SOUTIEN LA PREMIRE VICE-PRSIDENCE ET LQUIPE DES CONTENUS Date de dbut prvue : octobre 2026 Type demploi : permanent, temps plein Lieu de travail: Montral Heures de travail: 35 heures par semaine (horaire flexible lintrieur des heures normales de bureau) Vous avez un don inn pour nouer des relations et possdez un sens de lorganisation exceptionnel? Vous aimez accompagner la direction, contribuer la ralisation de projets et crer les conditions permettant aux quipes de donner le meilleur delles-mmes? Vous souhaitez rallier une organisation passionne qui soutient lindustrie audiovisuelle canadienne? DESCRIPTION DU POSTE Le/la titulaire du poste dadjointe administratifve, soutien la premire vice-prsidence et lquipe des Contenus, apporte une assistance administrative de haute qualit la premire vice-prsidente, Stratgie de contenu et dveloppement de lindustrie, au premier vice-prsident, Communications, stratgies et affaires publiques, ainsi qu lensemble de lquipe des Contenus.

Il/elle coordonne les runions, les dplacements, les communications, la documentation, les activits lies au lancement des programmes et les processus du service, tout en veillant au bon fonctionnement du bureau de Montral.

Grce son sens aigu de lorganisation, lattention particulire porte aux dtails et un suivi proactif, il/elle contribue la collaboration efficace et la ralisation en temps voulu des priorits du service. VOS FUTURES TCHES Soutien la vice-prsidence Grer les agendas, les rendez-vous et les besoins en matire de dplacements de la premire vice-prsidente, Stratgie de contenu et dveloppement de lindustrie, et du premier vice-prsident, Communications, stratgies et affaires publiques, qui travaillent au bureau de Montral.

Soutien au bureau de Montral Assurer le bon fonctionnement du bureau de Montral, notamment: Coordonner les fournitures de bureau, les livraisons, les prestataires de services et les demandes relatives aux locaux; Servir de point de contact sur place pour les membres du personnel, les visiteurses et ladministration de limmeuble; Assurer la prparation des salles de runion et le bon droulement des vnements organiss dans les bureaux; Assurer la liaison avec les Services dentreprise concernant les besoins du bureau; Transmettre les problmes lis aux locaux, la sant et la scurit ou au lieu de travail la personne-ressource interne concerne.

Soutien aux activits du service (quipe des Contenus) Organiser les runions courantes de lquipe des Contenus ainsi que les runions entre plusieurs services internes et avec des parties prenantes externes (par exemple, les consultations annuelles du FMC),



notamment en envoyant des invitations, en rservant les salles et le service de traiteur, en organisant les dplacements, en prparant les ordres du jour (au besoin), en rdigeant et en diffusant les comptes rendus de runion tout en sassurant de la bonne consignation et du suivi des mesures prendre, et en grant tous les aspects techniques des runions virtuelles sur Teams et Zoom.

Grer et tenir jour les dossiers communs de lquipe des Contenus sur Share

Point.

Crer et tenir jour des bases de donnes centralises sur les diffrentes dcisions.

Soutenir la gestion des processus : suivre les chances, les mesures prendre et les jalons des projets, laide de la plateforme Monday.com.

Coordonner le processus de traduction dans Bridge

Term.

Effectuer une deuxime relecture des documents essentiels, tels que les Principes directeurs des programmes, les communiqus de presse et les contrats de financement, afin de dtecter les fautes dorthographe, les redondances et les incohrences, conformment la base de donnes terminologique du FMC (Logi

Term).

Fournir les informations dfinitives au/ la webmestre du FMC (rsum des programmes, dates limites des programmes, Principes directeurs en anglais et en franais, autres documents applicables, liens vers le portail de dpt des demandes) et mettre jour la page des dates limites des programmes.

Recueillir et traiter les factures au besoin, et assurer le suivi en collaboration avec le service des finances. tablir et entretenir des relations et des canaux de communication efficaces entre les membres de lquipe des Contenus, ainsi quavec les collgues dautres services.

Excuter dautres fonctions, au besoin. VOTRE PROFIL Scolarit Diplme dtudes collgiales ou autre formation postsecondaire en administration de bureau, en administration des affaires, en communications ou dans un domaine connexe, ou combinaison quivalente de formation et dexprience.

Exprience Exprience pertinente dans un poste bilingue dappui ladministration ou la direction.

Capacit soutenir plusieurs dirigeantes ou coordonner des demandes provenant de diverses sources.

Exprience de travail dans un environnement bilingue.

Exprience en coordination de runions, de dplacements, de documents et dchances.

Exprience dans la coordination des processus de traduction et de production de documents bilingues (un atout).

Exprience dans des environnements de travail hybrides (un atout).

Connaissances et comptences Comptences exceptionnellement fortes en rdaction et en relecture en franais (essentiel).

Matrise avance du franais et de langlais, tant loral qu lcrit (essentiel).

Matrise avance de Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, Power

Point, Teams et Share

Point.

Bon jugement et discernement.

Capacit dterminer quand un problme doit tre transmis un chelon suprieur.

Excellent sens de lorganisation et de la gestion du temps.

Fortes comptences en communication et grand souci du dtail.

Capacit anticiper les besoins et faire preuve dinitiative.

Capacit grer des priorits concurrentes de multiples sources.

Grande rigueur dans le suivi des tches et respect des chances.

Professionnalisme et discrtion dans le traitement des renseignements confidentiels.

Solides comptences en contrle de la qualit des documents.

Capacit nouer des relations de travail efficaces.

Capacit travailler la fois de faon autonome et en quipe.

Capacit dadaptation dans un environnement en constante volution.

Approche axe sur le service et les solutions.

Ce poste exige une personne proactive, capable de mener de front plusieurs tches dans un milieu exigeant et au rythme soutenu.

La souplesse, une solide thique de travail et le sens de lhumour sont des qualits trs apprcies. QUOI SATTENDRE Combinaison de travail distance et en prsentiel (mode hybride), en fonction des besoins oprationnels et de lquipe.

La personne retenue pourra tre amene participer de temps autre des runions en personne, des activits dquipe ou dautres activits, selon les besoins.

Gestion de multiples priorits selon des dlais serrs, dans un environnement qui volue sans cesse et o les activits se droulent un rythme rapide.

Milieu de travail ax sur le travail dquipe et la collaboration.

Dplacements occasionnels. ***Comment postuler*** Veuillez faire parvenir votre curriculum vit ainsi quune lettre de prsentation avant 23 h 59 min 59 s, le vendredi 3 octobre 2026 .

Dclaration dquit et de transparence Nous nous engageons assurer un processus de recrutement juste et transparent.

Nous nutilisons pas doutils dIA pour prslectionner les candidats ou mener les entrevues , et nous accueillons des candidats de tous horizons.

La fourchette salariale pour ce poste est de 52 843 $ 66 054 $ par anne .

📌 Administrative Assistant, Executive and Content Team Support - Bilingual (FR/EN) (Montreal)
🏢 Canada Media Fund
📍 Montreal