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Spécialiste des patients et adjoint(e) administratif(ve)

Notre clinique privée chirurgicale et esthétique est à la recherche d’un(e) Spécialiste des patients et adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e), proactif(ve) et animé(e) par un véritable sens de l’hospitalité pour se joindre à notre équipe chirurgicale et esthétique.

Ce poste est avant tout un rôle d’accueil et de réception. Vous serez au cœur de l’expérience patient et contribuerez à créer une expérience chaleureuse, professionnelle et attentionnée dès leur arrivée à la clinique. Vous travaillerez aux côtés de notre Spécialiste des patients afin d’assurer le bon fonctionnement de la réception, la fluidité des rendez-vous et un niveau de service exceptionnel, tout en apportant un soutien administratif aux activités quotidiennes de la clinique.

Nous recherchons un véritable joueur d’équipe : une personne qui fait preuve d’initiative, qui aime soutenir ses collègues et qui n’hésite pas à prêter main-forte lorsque nécessaire afin de contribuer au succès de l’équipe. Le ou la candidat(e) idéal(e) possède un souci du détail exceptionnel, est fier(ère) du travail bien fait et comprend que chaque interaction, aussi petite soit-elle, contribue à l’expérience globale de nos patients.

À propos du poste

Vous ferez équipe avec notre Spécialiste des patients et collaborerez quotidiennement avec notre coordonnatrice aux soins des patients, notre équipe infirmière ainsi que le Dr Lee.

Ce rôle combine accueil, expérience patient et soutien administratif. Nous recherchons une personne qui aime être au cœur de l’action, qui sait anticiper les besoins, qui communique avec professionnalisme et qui peut gérer plusieurs priorités tout en maintenant un haut niveau de précision et d’attention aux détails.

Profil recherché

- Un véritable joueur d’équipe doté d’excellentes compétences en communication, en service à la clientèle et en gestion des priorités
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique
- Sens de l’organisation exceptionnel et très grande attention aux détails
- Professionnel(le), chaleureux(se) et engagé(e) à offrir une expérience patient exceptionnelle
- Proactif(ve), débrouillard(e) et capable d’anticiper les besoins de l’équipe et des patients

- Excellentes compétences informatiques; aisance avec les produits Apple (iOS/macOS), Medesync ou tout autre DME, ainsi qu’avec la gestion de documents médicaux
- Bilingue en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit
- Une expérience dans un cabinet médical, une clinique esthétique, l’hôtellerie de luxe, le commerce de détail haut de gamme ou tout autre environnement reconnu pour l’excellence de son service à la clientèle constitue un atout significant

Une expérience préalable dans le domaine médical n’est pas obligatoire. Nous accordons une grande importance aux candidatures provenant de milieux axés sur l’hospitalité et le service haut de gamme, où l’attention aux détails, la discrétion et l’anticipation des besoins font partie intégrante de l’expérience client.

Responsabilités principales

Accueil, réception et expérience patient

- Accueillir les patients et les visiteurs avec chaleur et professionnalisme et contribuer à créer une ambiance calme, raffinée et accueillante
- Travailler en collaboration avec notre Spécialiste des patients afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de la réception
- Participer à l’accueil et au départ des patients et veiller à ce que leurs rendez-vous de suivi soient planifiés avant leur départ
- Répondre aux appels téléphoniques, courriels et messages textes et assurer un service professionnel, efficace et attentionné




- Acheminer les demandes liées aux consultations et aux chirurgies à notre coordonnatrice aux soins des patients
- Coordonner le déroulement de la journée afin de favoriser une circulation fluide des patients et le respect de l’horaire
- Veiller à ce que la réception, la salle d’attente et les espaces destinés aux patients demeurent impeccables, organisés et accueillants en tout temps
- Anticiper les besoins des patients et porter attention aux petits détails qui contribuent à une expérience exceptionnelle
- Soutenir l’équipe au besoin afin d’assurer une expérience fluide pour les patients et le bon fonctionnement de la clinique

Soutien administratif

- Préparer les dossiers chirurgicaux et organiser la documentation nécessaire, notamment les dossiers opératoires, consentements, résultats de laboratoire, ECG, prescriptions et instructions préopératoires et postopératoires
- Effectuer les suivis auprès des patients afin d’obtenir les formulaires et résultats requis à temps pour leur intervention
- Organiser et mettre à jour le programme chirurgical pour la salle d’opération, l’anesthésiste et l’équipe infirmière
- Télécharger et organiser les photos des patients de façon sécuritaire et gérer toute information confidentielle avec discrétion
- Faciliter la préparation, la signature et l’envoi des ordonnances à la pharmacie désignée de chaque patient avant l’intervention
- Maintenir des dossiers numériques organisés et soutenir les activités administratives quotidiennes de la clinique

Informations pratiques

- Horaire : Temps plein, du lundi au vendredi
- Salaire : Selon l’expérience
- Avantages : Congés payés et stationnement sur place

Si vous êtes passionné(e) par l’expérience patient, que vous aimez travailler au sein d’une équipe engagée et que vous croyez que l’excellence se trouve dans les détails, nous serions ravis de faire votre connaissance. Patient Specialist & Administrative Assistant

Our private surgical and aesthetic clinic is looking for a highly organized, proactive, and hospitality-driven Patient Specialist & Administrative Assistant to join our surgical and aesthetic team.

This is first and foremost a front-desk and patient-facing role. You will be at the heart of the patient experience, helping create a warm, professional, and attentive environment from the moment patients arrive at our clinic. Working alongside our Patient Specialist, you will help ensure the front desk runs smoothly, appointments flow efficiently, and every patient receives an exceptional level of service, while also providing administrative support for the clinic's daily operations.

We are looking for a true A-Team player: someone who takes initiative, enjoys supporting others, and naturally steps in wherever needed to help the team succeed. The ideal candidate is exceptionally detail-oriented, takes pride in getting the small things right, and understands that every interaction, no matter how small, contributes to the overall patient experience.

About the Role

You'll work alongside our Patient Specialist and collaborate daily with our Patient Care Coordinator, nursing team, and Dr. Lee.

This role combines front desk, patient experience, and administrative support. We're looking for someone who enjoys being at the center of the action, anticipates needs, communicates professionally,



and can manage multiple priorities while maintaining a high level of accuracy and attention to detail.

We're Looking For Someone Who:

- Is a true A-Team player with excellent communication, customer service, and time-management skills
- Can confidently manage multiple priorities in a fast-paced environment
- Is exceptionally organized and highly detail-oriented
- Is warm, professional, and committed to delivering an exceptional patient experience
- Is proactive, resourceful, and naturally looks for ways to anticipate the needs of patients and the team
- Has strong computer skills and is comfortable using Apple products (iOS/macOS), Medesync or other EMRs, and handling medical documentation
- Is bilingual in English and French, both spoken and written
- Has previous experience in a medical practice, aesthetic clinic, luxury hospitality, luxury retail, or another high-touch customer service environment, considered a strong asset

Previous medical experience is not required. We strongly welcome candidates from luxury hospitality, luxury retail, and other high-service environments where attention to detail, discretion, and anticipating client needs are central to the experience.

Key Responsibilities

Front Desk & Patient Experience

- Welcome patients and visitors with warmth and professionalism while helping create a calm, polished, and welcoming clinic environment
- Work alongside our Patient Specialist to support the smooth day-to-day operation of the front desk
- Assist with patient check-in and check-out, ensuring appropriate follow-up appointments are scheduled before patients leave
- Answer phone calls, emails, and text messages while providing professional, efficient, and attentive service
- Direct consultation and surgical inquiries to our Patient Care Coordinator
- Coordinate patient flow throughout the day to help appointments remain on schedule
- Help maintain an immaculate, organized, and welcoming reception area, waiting room, and patient amenities
- Anticipate patient needs and pay attention to the small details that contribute to an exceptional experience
- Step in to support the team as needed to ensure a seamless patient experience and smooth clinic operations

Administrative Support

- Prepare surgical files and organize required documentation, including operative records, consent forms, laboratory results, ECGs, prescriptions, and pre- and post-operative instructions
- Follow up with patients to collect required forms and test results in time for their procedure
- Coordinate and maintain the surgical schedule with the operating room, anesthesiologist, and nursing team
- Securely upload and organize patient photos and handle confidential information with discretion
- Assist with preparing, obtaining signatures for, and sending prescriptions to each patient's designated pharmacy before surgery
- Maintain organized digital records and support the clinic's day-to-day administrative activities

Details
- Schedule: Full-time, Monday–Friday
- Compensation: Based on experience
- Benefits: Paid time off and on-site parking

If you're passionate about delivering an exceptional patient experience, enjoy being part of a high-performing team, and believe excellence is found in the details, we'd love to hear from you. Rémunération : 50 000,00$ à 65 000,00$ par an

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Stationnement sur place

Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Laval, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Expérience:
- service de clientèle: 2 ans (Souhaité)
- Expérience administrative: 1 an (Souhaité)
- Vente au détail de luxe: 1 an (Souhaité)

Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Spécialiste des patients et adjoint(e) adminstratif(ve)
🏢 Dr. James Lee
📍 Laval