SVP, Notez que le poste est situé au Quai de la relance à Sept-Îles.

Groupe Somavrac est une plateforme de premier plan en logistique et services industriels, opérant au Québec et en Ontario, avec son siège social à Trois‑Rivières.Le groupe se spécialise dans l’arrimage, l’entreposage, la manutention et la transformation, le transport ainsi que la distribution de produits chimiques pour divers secteurs, notamment les mines, les cimenteries, l’énergie, les pâtes et papiers, l’acier/aluminium, les secteurs chimique et pétrochimique, l’agriculture, l’agroalimentaire et l’industriel.

Depuis sa création, Groupe Somavrac a connu une croissance remarquable grâce à un leadership fort et intègre. L’innovation, les investissements et la technologie constituent des piliers clés de sa stratégie de croissance. Les 500 spécialistes œuvrant dans ses différents terminaux offrent des solutions clés en main adaptées aux réalités et aux besoins de chaque client.

La manipulation sécuritaire — qu’il s’agisse de vrac solide, de vrac liquide, de matières dangereuses, de cargaisons de projet ou d’autres marchandises — est au cœur du savoir‑faire de Groupe Somavrac. L’entreprise mène également des audits de conformité ponctuels afin d’assurer le respect des lois, règlements et procédures visant la protection du public, des employés et de l’environnement.

Au sein du Groupe Somavrac, nous favorisons un milieu empreint de respect, d’ouverture et d’inclusion. Toute forme de discrimination est strictement proscrite. Nos équipes aspirent à refléter la pluralité de nos employés, de notre clientèle et des communautés que nous desservons.

Si vous avez besoin d’un soutien particulier afin de faciliter votre participation au processus de recrutement ou l’exercice du poste convoité, n’hésitez pas à nous en faire part. Des accommodements peuvent être mis en place, à toute étape du processus d’embauche.

Description du poste

L’adjoint(e) travail sous la supervision du directeur des opérations. Il est responsable de fournir des services en bureautique au personnel administratif et des opérations de même que du support à la direction. L’adjoint administratif est responsable de la gestion des activités de formation pour l’ensemble de la compagnie, ainsi que de la facturation d’achats liés à son terminal. Il est amené à préparer divers documents exigés des opérations, de la direction et des clients.

RESPONSABILITÉS

RÉCEPTION ET ACCUEIL

- Accueille les visiteurs et réponds aux demandes d’informations;




- Réponds aux appels téléphoniques et s’assure les diriger à la personne appropriée.

SUPPORT À LA DIRECTION
- Offre le support aux divers employés dans leurs communications afin d’assurer la bonne image de la compagnie et de faciliter l’utilisation des logiciels de traitement de texte, de présentation et d’échange courriels;
- Assiste la direction dans ses communications et déploiements de dossiers. Collabore étroitement avec le directeur;
- Participe à l’accueil et intégration des nouveaux employés de Porlier Express.

SUPPORT ET PRÉPARATION DE DOCUMENTS
- Effectue le traitement de texte des correspondances corporatives et autres documentations;
- Est responsable de l’application des standards de communication écrit de la compagnie ainsi que du classement informatique et papier dans les dossiers connexes (soumissions, appels d’offres, dossiers employés et syndicaux, contrats, clients et autres);
- Prépare les talons de paies pour l’expédition postale;
- Produis des statistiques d’heures de services pour les grands donneurs d’ordres;
- Est responsable des inventaires d’achats de son terminal;
- Est responsable du suivi des dossiers de formations via Cognibox. Envoie mensuellement au service des ressources humaines les formations à colliger aux dossiers des employés;
- Conçois et transmets un document concernant le kilométrage effectué par le personnel dans le cadre de leurs fonctions, compile les données dans le système informatique et achemine l’information au directeur de l’approvisionnement;
- Obtiens toutes les données nominatives d’un nouvel employé et les politiques signées, complète le formulaire d’embauche et le transmet au département des ressources humaines pour ouverture de dossier;
- Prépare l’horaire de vacances des employés et le remet à son supérieur pour approbation.

CORRESPONDANCE
- Réceptionne les courriels en tant que [email protected] (mailto:[email protected]) (poste d’entrée) et autres postes reliés à divers départements et les achemine aux personnes concernées.

RÉUNIONS ET ACTIVITÉS CORPORATIVES
- Assure l’ensemble des activités relatives à la préparation des comités d’opérations : convocation, réservation de salle, élaboration de l’ordre du jour, préparation de matériel et de documents;




- Assiste aux rencontres et rédige les procès-verbaux, les achemine aux participants, ainsi que tous autres documents connexes;
- Participe à l’organisation des activités sociales de l’entreprise.

APPROVISIONNEMENT
- Crée les bons de commande pour les factures d’achats de son terminal;
- Complète les bons de commandes dans le système informatique suite à la réception de la facture;
- Soumets toutes les factures jumelées aux bons de commande au directeur pour approbation;
- Saisis les données de factures dans le système et les reporte au grand-livre;
- Sélectionne chaque semaine les factures à payer et vérifie les approbations selon les directives de la compagnie;
- Reçois les appels des fournisseurs et les informe sur le statut du paiement à venir ou autre.

GÉRER LES COMPTES DE CARTES DE CÉRDIT PAYABLES AU PERSONNEL
- Reçoit les relevés de cartes de crédit du personnel autorisé à acheter des fournitures ou des services, associe les factures aux montants relevés et retrace les factures manquantes;
- Codifie les montants au grand livre, extrait le fichier de la banque, vérifie les taxes pour chaque facture, rassemble tous les documents et remets le dossier au superviseur administratif pour fin de vérification et de préparation de fin de mois;
- Collige dans un fichier le coût des fournitures d’uniformes par employé, calcule la part devant être payée par les employés tel que prévue à la convention collective.

SPÉCIFICATIONS D’EMPLOI Scolarité : Diplôme d’études collégiales en administration ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente.

Expérience : 2 ans d’expérience dans poste relié à l’administration

Habiletés : Capacité de collaboration, d’analyse et de résolution de problèmes, être minutieux et méthodique

Autres :

- Langues : Français et connaissance de l’Anglais
- Logiciels : Logiciels comptables, Word, Excel, Outlook

- Mobilité : Non

Rémunération : à partir de 25,00$ par heure Heures prévues : 40.0 par semaine

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Sept-Îles, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Question(s) de présélection:
- Maitrise des logiciels MS Office?

Langue:
- Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 Porlier
📍 Sept-Iles