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About Us

At FeX Energy, we are leading a revolution by unleashing the power of dense, stable, safe, and fully decarbonized energy stored in iron. Our dynamic team of entrepreneurs and innovation leaders is passionate about creating products to keep our planet habitable for generations to come.

Born in the Alternative Fuels Laboratory at McGill University in partnership with the cleantech venture studio Hard Climate, FeX Energy is committed to empowering the shift to renewable energy through our iron-based energy storage technology. Our mission is guided by our foundational values of trust, care, and impact. We treat each other with deep respect and constantly seek out opportunities to learn and grow.

Our customers choose us because our innovations and attitude meet their needs. Ultimately, we see our business as a gateway to a sustainable planet for future generations.

We are a start-up at an exciting stage of our development - transitioning great technology from laboratory prototypes to commercial-scale pilot and first-of-a-kind facilities - and we would like you to be part of that dynamic and fast-moving journey. Join us to unleash the power of iron and your own human energy!

As a Finance and Procurement Analyst, you will support the day-to-day financial operations and operational procurement that keep FeX Energy running. Reporting to the CFO, you will maintain accurate expense and purchasing records, coordinate routine purchases, payments and purchase orders, prepare reliable financial inputs and reports for management, grant claims, tax-credit submissions, and other business needs. This is a hands-on role for an organized, analytical early-career professional who can manage detail, follow through across multiple stakeholders, and help strengthen our processes as the company grows.

Responsibilities

- Operate FeX's day-to-day purchasing process for technical equipment, materials, services, office supplies, and facility needs.
- Prepare purchase orders, obtain and compare supplier quotations, coordinate required approvals, and track purchases through delivery, receipt, invoicing, and payment.
- Maintain accurate procurement and supplier records, support vendor onboarding, and coordinate with employees and suppliers to resolve routine purchasing, delivery, or invoice issues.
- Track company expenses and ensure invoices, receipts, purchase orders, and approvals are complete, properly categorized, and recorded on time.
- Track employee expenses and facilitate timely reimbursement.
- Reconcile expenses and transactions against credit-card statements, bank records, invoices, and accounting-system entries.
- Support accounts payable and accounts receivable activities, including invoice processing, payment tracking, and follow-up on outstanding items.
- Prepare accurate inputs for monthly and quarterly financial reporting, including budget-versus-actual analysis, cash-flow tracking, and project-level cost reporting.
- Generate financial reports and supporting documentation for grant claims, quarterly reports, board and investor reporting, audits, and other company needs.
- Track project and grant expenditures against approved budgets, eligible-cost categories, and reporting periods, and prepare time-sensitive claims for submission to funding bodies.
- Support the financial budgeting and related submission requirements for grant applications.
- Support Scientific Research and Experimental Development (SR&ED;) tax-credit submissions by overseeing proper record keeping, compiling eligible costs and supporting documentation, and coordinating inputs from the technical team and external advisors.
- Assist with budgeting, forecasting, and periodic updates to departmental and project budgets.
- Maintain clear, confidential, and audit-ready financial records, identifying missing documentation, inconsistencies, variances, or procurement delays and raising them promptly any irregularities.
- Help document and improve FeX's finance and procurement processes, templates, controls, and reporting tools as the company grows.
- Provide general analytical, modeling and administrative support to the CFO and broader team as required.

Qualifications

- College diploma or bachelor's degree in finance, accounting, business administration, supply-chain management, or a related field.
- Approximately 1-3 years of relevant experience in finance, accounting, procurement, or business operations; strong co-op or internship experience may be considered.
- Working knowledge of basic accounting principles, expense administration, accounts payable, and purchasing processes.




- Strong proficiency with Microsoft Excel; experience with accounting, expense-management, or procurement software is an asset.
- Excellent attention to detail and sound judgment when working with financial records and confidential information.
- Ability to organize multiple priorities, follow through reliably, and meet recurring reporting and submission deadlines.
- Explicit written and verbal communication skills and the ability to work effectively with employees, suppliers, external advisors, and funding organizations.
- Experience with Canadian government grants, project-cost reporting, or SR&ED; submissions is an asset.
- Experience in a start-up, engineering, manufacturing, or hard-tech environment is an asset.
- Bilingualism in English and French, spoken and written, is an asset.

Work Terms

- Full-time, permanent position, 40 hours per week.
- Hybrid position, with regular in-person work at FeX Energy's facility in Montreal.
- Level 1 or Level 2 business position, depending on experience and demonstrated capability.
- Start date: To be agreed.

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À PROPOS DE NOUS

Chez FeX Energy, nous menons une révolution en libérant le pouvoir d'une énergie dense, stable, sécuritaire et entièrement décarbonée, stockée dans le fer. Notre équipe dynamique d'entrepreneurs et de leaders en innovation est passionnée par la création de produits visant à maintenir notre planète habitable pour les générations futures.

Née au sein du Laboratoire des carburants alternatifs de l'Université McGill, en partenariat avec le studio de capital-risque en technologies propres Hard Climate, FeX Energy s'engage à soutenir la transition vers les énergies renouvelables grâce à notre technologie de stockage d'énergie basée sur les cycles thermochimiques du fer. Notre mission est guidée par nos valeurs fondamentales : confiance, bienveillance et impact. Nous nous traitons mutuellement avec un profond respect et cherchons constamment des occasions d'apprendre et de nous développer.

Nos clients nous choisissent parce que notre innovation et notre attitude répondent à leurs besoins. Nous voyons notre entreprise comme une passerelle vers une planète durable pour les générations futures.

Nous sommes une jeune entreprise (start-up) à une étape captivante de son développement : nous faisons passer une technologie prometteuse du stade de prototypes de laboratoire à celui d'installations pilotes et commerciales premières du genre. Nous aimerions que vous fassiez partie de cette aventure dynamique et stimulante. Joignez-vous à nous pour libérer le pouvoir du fer et votre propre énergie humaine!

DESCRIPTION DU POSTE En tant qu'analyste en finance et approvisionnement, vous soutiendrez les activités financières quotidiennes et l'approvisionnement opérationnel qui assurent le bon fonctionnement de FeX Energy. Relevant du chef de la direction financière, vous tiendrez des registres exacts des dépenses et des achats, coordonnerez les achats courants, les paiements et les bons de commande, préparerez des données et rapports financiers fiables pour la direction, les demandes de remboursement de subventions, les demandes de crédits d'impôt et soutiendrez d'autres besoins de l'entreprise. Ce poste opérationnel convient à une personne en début de carrière, organisée et analytique, capable de gérer les détails, d'assurer un suivi auprès de plusieurs parties prenantes et de contribuer au renforcement de nos processus à mesure que l'entreprise grandit.

RESPONSABILITÉS

- Gérer le processus d'achat quotidien de FeX pour l'équipement technique, les matériaux, les services, les fournitures de bureau et les besoins liés aux installations.
- Préparer les bons de commande, obtenir et comparer les soumissions des fournisseurs, coordonner les approbations requises et suivre les achats jusqu'à la livraison, la réception, la facturation et le paiement.
- Tenir à jour les dossiers d'approvisionnement et de fournisseurs; soutenir l'intégration de nouveaux fournisseurs; et collaborer avec les employés et les fournisseurs pour résoudre les problèmes courants liés aux achats, aux livraisons ou aux factures.




- Faire le suivi des dépenses de l'entreprise et s'assurer que les factures, reçus, bons de commande et approbations sont complets, correctement catégorisés et enregistrés à temps.
- Faire le suivi des dépenses des employés et faciliter leur remboursement en temps opportun.
- Réconcilier les dépenses et transactions avec les relevés de cartes de crédit, les relevés bancaires, les factures et les écritures du système comptable.
- Soutenir les activités liées aux comptes fournisseurs et aux comptes clients, notamment le traitement des factures, le suivi des paiements et le suivi des éléments en souffrance.
- Préparer des données exactes pour les rapports financiers mensuels et trimestriels, notamment l'analyse des écarts entre le budget et les résultats réels, le suivi des flux de trésorerie et le suivi des coûts par projet.
- Produire des rapports financiers et les pièces justificatives nécessaires aux demandes de remboursement de subventions, aux rapports trimestriels, aux rapports destinés au conseil d'administration et aux investisseurs, aux audits et aux autres besoins de l'entreprise.
- Faire le suivi des dépenses de projets et de subventions en fonction des budgets approuvés, des catégories de coûts admissibles et des périodes de déclaration, et préparer les demandes de réclamation aux organismes de financement dans les délais requis.
- Soutenir l'établissement des budgets financiers et les autres exigences de soumission liées aux demandes de subventions.
- Soutenir les demandes de crédits d'impôt pour la recherche scientifique et le développement expérimental (RS&DE;) en supervisant la tenue de dossiers, compilant les coûts admissibles et les pièces justificatives, et en coordonnant les contributions de l'équipe technique et des conseillers externes.
- Participer à la préparation de budgets, aux prévisions et aux mises à jour périodiques des budgets départementaux et ceux liés à des projets.
- Tenir des dossiers financiers clairs, confidentiels et prêts pour l'audit, repérant les documents manquants, les incohérences, les écarts ou les retards d'approvisionnement et les signalant rapidement les irrégularités.
- Contribuer à documenter et à améliorer les processus, modèles, contrôles et outils de production de rapports de FeX en matière de finance et d'approvisionnement à mesure que l'entreprise grandit.
- Fournir, au besoin, un soutien général en matière d'analyse, de modélisation et d'administration au chef de la direction financière et à l'ensemble de l'équipe.

PROFIL RECHERCHÉ

- Diplôme collégial ou baccalauréat en finance, comptabilité, administration des affaires, gestion de la chaîne d'approvisionnement ou dans un domaine connexe.
- Environ 1 à 3 ans d'expérience pertinente en finance, comptabilité, approvisionnement ou opérations commerciales; une expérience spécifique acquise dans le cadre de stages ou d'un programme coopératif pourra être considérée.
- Connaissance pratique des principes comptables de base, de l'administration des dépenses, des comptes fournisseurs et des processus d'achat.
- Excellente maîtrise de Microsoft Excel; l'expérience de logiciels de comptabilité, de gestion des dépenses ou d'approvisionnement constitue un atout.
- Excellent souci du détail et bon jugement dans le traitement des dossiers financiers et des renseignements confidentiels.
- Capacité à organiser plusieurs priorités, à assurer un suivi fiable et à respecter les échéances récurrentes de production de rapports et de soumission.
- Excellentes aptitudes à communiquer à l'oral et à l'écrit et capacité à collaborer efficacement avec les employés, les fournisseurs, les conseillers externes et les organismes de financement.
- Une expérience des programmes de subventions gouvernementales canadiennes, du suivi des coûts de projets ou des demandes de RS&DE; constitue un atout.
- Une expérience dans une jeune entreprise (start-up), en ingénierie, en fabrication ou dans le secteur des technologies matérielles de pointe constitue un atout.
- Le bilinguisme en français et en anglais, à l'oral et à l'écrit, constitue un atout.

CONDITIONS DE TRAVAIL

- Poste permanent à temps plein, 40 heures par semaine.
- Poste hybride, avec une présence régulière dans les installations de FeX Energy à Montréal.
- Poste d'affaires de niveau 1 ou 2, selon l'expérience et les capacités démontrées.
- Date d'entrée en fonction : à convenir.

Pay: $65,000.00-$85,000.00 per year

Benefits

- Casual dress
- Dental care
- Disability insurance
- Life insurance
- Stock options
- Work from home

Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC (Montréal)

📌 Finance and Procurement Analyst / Analyste en Finance et Approvisionnement (Montreal)
🏢 FeX Energy
📍 Montreal