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Motif De L'offre D'emploi

Nouveau poste

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

12

Famille D’emplois

Administration des études

Nombre De Postes à

- Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Bureau des études supérieures, Faculté de génie

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/09/14

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/09/25

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 08

Échelle Salariale

$68 149,00 - $86 083,00

A propos de la faculté de génie La faculté de génie s'efforce de fournir un environnement d'apprentissage qui favorise l'excellence et l'innovation, la pratique éthique et la responsabilité envers la société. Notre milieu de travail dynamique et stimulant vous motivera à donner le meilleur de vous-même tout en vous offrant des possibilités d'évolution et de développement professionnel. Notre travail créé un réel impact dans la vie de nos étudiants, qui deviendront les futurs leaders et acteurs du changement de notre société.

Nous travaillons au sein d’une communauté dédiée à concevoir des innovations qui contribueront non seulement à l'avancement de la technologie, mais aussi à des solutions qui révolutionneront l'industrie. Venez façonner l'avenir AVEC NOUS !

Raison D’être Du Poste

Relevant de la Spécialiste, administration des études, la personne titulaire agit comme premier contact pour les professeurs et le personnel des départements et écoles. Le titulaire reçoit les demandes (courriel, MSTeams ou en personne), les traite et anticipe les différentes demandes que pourraient avoir les professeurs et le personnel, et ce, à la suite de l’élaboration du calendrier annuel. Le titulaire du poste coordonne les opérations quotidiennes liées à l’offre des cours, aux horaires, aux plans de cours et aux examens (différés et finaux) des programmes d’études des trois cycles d’études offerts par la Faculté de génie, y compris ceux dispensés conjointement avec l’Université

- Carleton. Appuyer au quotidien la Spécialiste, administration des études en ce qui concerne l’efficacité opérationnelle du secteur d’activité tout en favorisant un service à la clientèle de haut niveau.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

- Coordination de l’offre des cours, l’horaire des cours, des examens différés et finaux et des plans de cours:
- Coordonner le processus de mise à l’horaire des cours ainsi que l’acquisition des informations pour les cours en collaboration avec les départements et les écoles et l’Université
- Carleton. Valider et mettre à jour les séquences de cours afin de les rendre disponible sur le site web de la Faculté de génie. Consulter le répertoire et corriger les informations des programmes conjoints provenant (ex. cours annulés) de l’Université
- Carleton. Agir comme personne-ressource (1er contact) auprès des départements et écoles.
- Effectuer les entrées des données pour ajouter les cours dans le système uoCampus et réviser les informations pour assurer l’intégrité des données.
- Coordonner le processus de mise à l’horaire des examens ainsi que l’envoi des commandes des examens finaux (partenaires externes) et la préparation des paquets d’examens (version papier) pour les professeurs de tous les cycles d’études. Valider l’information et distribuer les examens. Organiser l’attribution des salles d’examen (ex. afficher sur le site web, réservation en ligne des salles)



pour l’efficacité du processus. Coordonner à raison d’une fois par année avec 4 facultés l’attribution des places réservées aux étudiants dans les gyms et les glaces dans l’édifice Minto (coller les numéros sur les pupitres, afficher la liste des étudiants par examen).
- Coordonner le processus de conformité des plans de cours pour tous les cycles selon la nouvelle directive ministérielle, s’assurer de la sauvegarde des plans de cours et des suivis auprès des professeurs et fournir le rapport administratif à la gestionnaire principale, administration des études.
- Évaluer les besoins et faire des recommandations : Évaluer les besoins des professeurs et du personnel en analysant les demandes, les interprétant et en traduisant ces besoins pour déterminer le plan d’action et les lignes directrices devant être mis en œuvre et effectuer des recommandations à sa superviseure.
- Révision des processus : Exécuter et réviser les processus opérationnels devant être mis en œuvre afin de rencontrer les échéances déterminées dans le calendrier des opérations par le Registraire.
- Gestion des dossiers électroniques : Établir et maintenir un système de classement efficace pour préserver la confidentialité des dossiers; veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir à jour un système électronique de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi auprès des professeurs.
- Supervision : Superviser et offrir la formation et l’intégration du personnel étudiant du programme travail-études ainsi que les surveillants d’examens pour veiller à ce que les services et le soutien aux étudiants et aux professeurs de la Faculté de génie soient fournis conformément aux politiques et aux lignes directrices établies.
- Représentation et transfert d’information : Participer à divers comités et réunions portant sur les processus opérationnels ou les services aux étudiants et transmettre l’information à l’équipe. Communiquer avec diverses parties prenantes internes et externes pour cerner les besoins de l’offre des cours et les horaires des cours.

Ce Que Vous Apportez

- Baccalauréat universitaire en administration ou dans une discipline connexe.
- Deux années d’expérience reliées à la coordination des processus opérationnels de préférence dans un environnement scolaire universitaire.
- Connaissances approfondies des programmes scolaires de niveaux secondaire, collégial, du premier cycle et des études supérieures.
- Expérience de la collecte et de l’analyse de données, de la rédaction de rapports administratifs et statistiques.
- Capacité de composer avec contraintes régulières (ex. Respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu).
- Capacité d’appliquer les décisions pouvant avoir un impact sur les étudiants ou sur le personnel de la Faculté de génie (Ex. suivis à l’annulation des cours).
- Connaissance des structures administratives et des processus de l’université est un atout.
- Excellentes habiletés de communications afin de comprendre les demandes d’information du personnel de la Faculté de génie.




- Aptitudes organisationnelles et analytiques, discrétion, sens du jugement et attention aux détails.
- Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Compétences Clés à

- L’Université
- D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement.

Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté

- LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 –

- Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.

📌 Agent principal ou agente principale, Administration des études (Ottawa)
🏢 University of Ottawa
📍 Ottawa