L’administrateur/administratrice au site fournit un soutien administratif et opérationnel à l’équipe des opérations tout en agissant à titre de liaison clé entre le site et les services du siège social. Relevant directement du gestionnaire des opérations, avec une relation hiérarchique indirecte avec le service des finances, l’administrateur/administratrice joue un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes au site en apportant son aide pour les déplacements, l’hébergement, les fournitures, l’intégration des employés et les processus administratifs, tout en tenant des registres précis et en facilitant la communication entre les services.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :

Administration du site

- Fournir un soutien administratif à l’équipe des opérations du site
- Tenir à jour les registres, dossiers, rapports, formulaires et documents administratifs du site.
- Préparer et distribuer la correspondance du site, les rapports, les procès-verbaux de réunion et les communications opérationnelles.
- S’assurer que les dossiers des employés, des sous-traitants et des visiteurs sont complets et à jour.
- Appuyer les processus de contrôle des documents et de conservation des dossiers.

Logistique

- Aider à coordonner les déplacements des employés, des sous-traitants et des visiteurs, ainsi que le transport du matériel et des fournitures vers et depuis le site.
- Planifier le transport entre Amos et les points de ramassage désignés.
- Coordonner les réservations d’hôtel et la logistique connexe pour les employés, les sous-traitants et les visiteurs.
- Tenir à jour les horaires d’arrivée et de départ du personnel du site.

Accueil, orientation et soutien à l’intégration

- S’assurer que tous les documents, formulaires,



certifications et autorisations requis sont reçus et classés correctement avant l’accès au site.
- Soutenir l’émission et le suivi des autorisations d’accès au site et de l’enregistrement des visiteurs.

Soutien aux finances et à la paie

- Examiner et traiter les feuilles de temps des sous-traitants ainsi que les documents justificatifs.
- Aider à la gestion des documents liés à la paie et à l’administration de l’enregistrement des heures.
- Préparer et soumettre les documents approuvés au service des finances pour traitement.
- Mise en place des comptes fournisseurs

Soutien à la réception et à l’inventaire

- Coordonner les activités de réception des matériaux, de l’équipement, des fournitures et des consommables arrivant sur le chantier.
- Vérifier les livraisons par rapport aux bordereaux d’expédition et aux bons de commande.
- Tenir à jour les registres de réception et les documents justificatifs.
- Aider au suivi et à la distribution des fournitures et des stocks du site.

Soutien à l’administration du camp

- Appuyer les opérations du camp en coordonnant l’hébergement, l’attribution des chambres, les besoins en restauration et la logistique liée aux visiteurs.
- Tenir à jour les registres d’occupation du camp et les systèmes de suivi du personnel.

Santé, sécurité et conformité

- Promouvoir des pratiques de travail sécuritaires et une culture d’entreprise positive.




- S’assurer que toutes les activités administratives sont menées conformément aux politiques et procédures de l’entreprise ainsi qu’aux exigences du site.
- Préserver la confidentialité des renseignements relatifs au personnel et à l’entreprise.
- Participer aux réunions de sécurité obligatoires, aux programmes de formation et aux activités sur le site.

- Au moins 2 à 3 ans d’expérience en administration ou en travail de bureau, de préférence dans les secteurs miniers, de l’exploration, industriel, de la construction ou sur des sites éloignés.
- Expérience en coordination de la logistique, des déplacements et de l’hébergement
- Expérience dans le soutien de plusieurs services au sein d’un environnement opérationnel dynamique.
- Une expérience antérieure dans un camp, un site minier ou un endroit isolé est considérée comme un atout majeur.

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES :

- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
- Grand souci du détail et de la précision.
- Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en service à la clientèle.
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel, Outlook, Word et Teams.
- Capacité à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme.
- Solides aptitudes à la résolution de problèmes et capacité à s’adapter à un environnement opérationnel dynamique.

FORMATION ET QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES

- Diplôme ou certificat en administration des affaires, en administration de bureau, en comptabilité, en logistique ou dans un domaine connexe, un atout.
- Permis de conduire valide requis.
- Le bilinguisme (anglais et français) serait un atout

📌 Administrateur/administratrice de site / Site Operations Administrator (Quebec City)
🏢 Wallbridge Mining Company
📍 Quebec City