Legal Secretary

Location: Anjou, Montreal, QC

Position Type: Full-Time (In-Office)

About Lazarus Legal

Lazarus Legal is a growing law firm committed to delivering high-quality legal services while providing a professional and personalized client experience. We are seeking an organized, detail-oriented, and client-focused Legal Secretary to join our team in our Anjou office.

This individual will play an important role in supporting our lawyers, notaries, and administrative team while ensuring that clients and visitors receive a professional and welcoming experience. The ideal candidate is proactive, dependable, and enjoys working in a fast-paced professional environment.

Position Overview

Reporting to the Firm's legal professionals and support staff, the successful candidate will be responsible for a variety of administrative, clerical, and legal support functions. This role is essential to the effective day-to-day operation of the office and maintaining a high standard of client service.

Primary Responsibilities

Reception & Administrative Support

• Answer, screen, and direct incoming telephone calls.
• Respond to and redirect incoming emails.
• Welcome clients and visitors in a professional and courteous manner.
• Manage appointments, meetings, and scheduling.
• Coordinate conference room bookings.
• Handle incoming and outgoing mail, courier deliveries, and packages.
• Maintain a clean, organized, and welcoming reception area.
• Support lawyers, notaries, and staff with general administrative tasks.
• Assist with document preparation, correspondence, and filing.

Secondary Responsibilities

Legal & Notarial Administrative Support

• Prepare and issue certified copies for clients.
• Assist with file opening, file maintenance, and file closing procedures.
• Follow up on outstanding administrative matters and documentation.
• Assist with the preparation, minuting, and publication of notarial deeds.
• Order trust account cheques and assist with invoice processing.
• Organize and maintain physical and electronic files.
• Coordinate file disbursement and archiving.
• Assist with various office, administrative, and operational projects as required.

Qualifications & Skills

• Diploma in Legal Secretarial Studies or a related field.
• Previous experience in a law firm, notarial office, or professional services environment is considered an asset.
• Excellent organizational and time-management skills.
• Strong attention to detail and accuracy.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced setting.
• Strong client service and interpersonal skills.
• Professional, courteous, and polished demeanor.
  
  
  
  
• Ability to work independently and collaboratively within a team.
• Bilingual proficiency in English and French (spoken and written).
• Proficiency with Microsoft Office and standard office software.

What We Offer

• Competitive salary based on experience.
• Comprehensive group benefits program.
• Health insurance.
• Telemedicine services.
• Life insurance.
• Supportive, respectful, and collaborative work environment.
• Opportunities for professional development and growth.
• The opportunity to be part of a dynamic and growing law firm.

Apply

If you are a motivated professional who takes pride in organization, client service, and supporting a busy legal team, we encourage you to apply.

• Please submit your CV and cover letter for consideration.

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Secretaire juridique

Lieu : Anjou, Montreal (Quebec)

Type de poste : Temps plein (presentiel)

À propos de Lazarus Legal

Lazarus Legal est un cabinet d’avocats en pleine croissance, engage a offrir des services juridiques de haute qualite tout en proposant une experience client professionnelle et personnalisee. Nous sommes a la recherche d’un(e) secretaire juridique organise(e), rigoureux(se) et axe(e) sur le service a la clientele pour se joindre a notre equipe a notre bureau d’Anjou.

Cette personne jouera un role important dans le soutien de nos avocats, notaires et membres du personnel administratif, tout en veillant a ce que les clients et visiteurs beneficient d’un accueil professionnel et chaleureux. Le ou la candidat(e) ideal(e) est proactif(ve), fiable et apprecie evoluer dans un environnement professionnel dynamique.

Description du poste

Relevant des professionnels du cabinet et du personnel de soutien, la personne retenue sera responsable d’un eventail de taches administratives, clericales et de soutien juridique. Ce poste est essentiel au bon fonctionnement quotidien du bureau et au maintien d’un niveau eleve de service a la clientele.

Principales responsabilites

Reception et soutien administratif

• Repondre aux appels telephoniques entrants, les filtrer et les acheminer aux personnes concernees.
• Repondre aux courriels entrants ou les rediriger au besoin.
• Accueillir les clients et visiteurs de façon professionnelle et courtoise.
• Gerer les rendez-vous, reunions et horaires.
  
  
  
  
• Coordonner la reservation des salles de conference.
• Gerer le courrier entrant et sortant, les livraisons par messagerie et les colis.
• Maintenir un espace d’accueil propre, organise et accueillant.
• Soutenir les avocats, notaires et membres du personnel dans diverses taches administratives.
• Participer a la preparation de documents, de correspondance et au classement.

Responsabilites secondaires

Soutien administratif juridique et notarial

• Preparer et emettre des copies certifiees conformes pour les clients.
• Participer a l’ouverture, a la gestion et a la fermeture des dossiers.
• Effectuer les suivis relatifs aux documents et aux questions administratives en suspens.
• Participer a la preparation, a la redaction, a la minutation et a la publication des actes notaries.
• Commander les cheques du compte en fideicommis et participer au traitement des factures.
• Organiser et maintenir les dossiers physiques et electroniques.
• Coordonner l’archivage et la fermeture des dossiers.
• Participer a divers projets administratifs, operationnels et de bureau au besoin.

Qualifications et competences recherchees

• Diplome en secretariat juridique ou dans un domaine connexe.
• Une experience dans un cabinet d’avocats, une etude notariale ou un environnement de services professionnels constitue un atout.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps.
• Grand souci du detail et de l’exactitude.
• Capacite a gerer plusieurs priorites dans un environnement dynamique.
• Excellentes aptitudes en service a la clientele et relations interpersonnelles.
• Presentation professionnelle, attitude courtoise et sens du professionnalisme.
• Capacite a travailler de façon autonome ainsi qu’en equipe.
• Excellente maitrise du français et de l’anglais , a l’oral et a l’ecrit.
• Maitrise de la suite Microsoft Office et des logiciels de bureau courants.

Ce que nous offrons

• Salaire concurrentiel selon l’experience.
• Regime complet d’avantages sociaux collectifs.
• Assurance maladie.
• Services de telemedecine.
• Assurance vie.
• Environnement de travail respectueux, collaboratif et axe sur le soutien.
• Possibilites de developpement professionnel et d’avancement.
• L’occasion de faire partie d’un cabinet en croissance et tourne vers l’avenir.

Postuler

Si vous etes une personne motivee qui accorde une grande importance a l’organisation, au service a la clientele et au soutien d’une equipe juridique occupee, nous vous invitons a soumettre votre candidature.

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation pour consideration.