We are seeking a highly organized and proactive professional to coordinate Engineering operations and provide executive support that drives efficiency, alignment, and results.

The Engineering Operations Coordinator supports the daily operations of the Engineering department while providing executive support to the Director of Projects & Engineering. Approximately 60% of the role is dedicated to coordinating departmental operations, improving processes and systems, monitoring performance, and supporting cross-functional initiatives. The remaining 40% focuses on executive support, including managing priorities, schedules, communications, and administrative activities to enable the Director's effectiveness. This role serves as a key operational resource, helping ensure departmental objectives are executed efficiently and effectively.

This is an in-office position based out of our office located in Pointe Claire, Montreal. As this role supports customers across Canada, English proficiency both written and verbal is required.

Key Responsibilities

• Support daily operations of the Engineering department.
• Develop, maintain, and improve engineering workflows, procedures, and best practices.
• Coordinate activities across Engineering, PMO, Operations, Sales, and other departments.
• Identify and implement process improvements to increase efficiency, consistency, and scalability.
• Support document revisions, change management, audits, and compliance activities.
• Assist with the implementation of new tools, technologies, and process improvements.
• Develop and maintain KPIs, dashboards, and performance reports.
• Monitor engineering and project metrics, including workload, backlog, capacity, turnaround times, rework trends, and on-time delivery.
• Conduct research, analyze data, and provide insights to support planning, reporting, decision-making, and continuous improvement.
• Assist with departmental planning, budgeting, resource forecasting, and onboarding.
• Manage departmental records, expenses, invoices, and purchase orders.
• Manage the Director of Projects & Engineering’s calendar, meetings, travel, expenses, and daily schedule.
• Prepare meeting agendas, materials, minutes, and follow-up action items.
• Track priorities, commitments, deadlines, and deliverables to ensure timely completion and escalation of issues when required.
• Coordinate requests, approvals, and decisions with internal stakeholders.
• Act as a key point of contact for employees, customers, vendors, and other stakeholders.
• Screen and prioritize communications, draft correspondence and reports, and maintain confidentiality of sensitive information.
• Perform other duties as required to support departmental objectives.

Qualifications

• Proven experience supporting a senior executive
• Exceptional organizational, communication, and follow-up skills
• Strong attention to detail and ability to prioritize in a fast-paced setting.
• Discretion handling sensitive financial, corporate, and personal information.
• Proficiency in MS Office and comfort with learning new systems quickly.
• Strong business acumen and ability to exercise judgement, tact, and professionalism.

Why join us?

• Growth & Development. Be part of an expanding team with opportunities for personal and professional growth.
• Impact. Help drive our sales goals forward and build our reputation as a trusted partner in height safety.
• Collaboration. Join a culture that values teamwork, innovation,
  
  
  
  and where your contributions are recognized and supported by a dedicated team.
• Company culture. Be part of a driven, ambitious, and supportive team focused on achieving goals and delivering exceptional service.

Job Type: Full-time

Salary: $70,000 - $90,000 per annum

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• RRSP match
• Vision care
• Wellness program

Schedule: Monday to Friday

Work location: In-office (Pointe Claire). This is not a hybrid position.

Additional Information

As part of our recruitment and selection process, we use artificial intelligence to support note-taking to enhance the efficiency and consistency of our hiring practices. For some positions, candidates may also be invited to complete a talent analytics assessment designed to evaluate job-related skills and competencies.

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Nous recherchons un(e) professionnel(le) tres organise(e) et proactif(ve) pour coordonner les operations d’ingenierie et apporter un soutien a la direction afin de favoriser l’efficacite, la cohesion et l’obtention de resultats.

Le coordinateur des operations d'ingenierie soutient les activites quotidiennes du service d'ingenierie tout en assurant un soutien administratif au directeur des projets et de l'ingenierie. Environ 60 % de ce poste est consacre a la coordination des operations du service, a l’amelioration des processus et des systemes, au suivi des performances et au soutien des initiatives transversales. Les 40 % restants sont consacres a l’assistance de direction, notamment a la gestion des priorites, des calendriers, des communications et des taches administratives afin de garantir l’efficacite du directeur. Ce poste constitue une ressource operationnelle essentielle, contribuant a garantir que les objectifs du service sont atteints de maniere efficace et efficiente.

Il s’agit d’un poste en presentiel base dans nos locaux situes a Pointe-Claire, a Montreal. Ce poste impliquant l’accompagnement de clients a travers tout le Canada, une maitrise de l’anglais a l’ecrit et a l’oral est requise.

Principales responsabilites

• Soutenir les operations quotidiennes du service d’ingenierie.
• Developper, maintenir et ameliorer les flux de travail, les procedures et les bonnes pratiques en matiere d’ingenierie.
• Coordonner les activites entre les services d’ingenierie, le PMO, les operations, les ventes et d’autres services.
• Identifier et mettre en œuvre des ameliorations de processus afin d’accroitre l’efficacite, la coherence et l’evolutivite.
• Apporter son soutien aux revisions de documents, a la gestion du changement, aux audits et aux activites de conformite.
• Contribuer a la mise en œuvre de nouveaux outils, de nouvelles technologies et d’ameliorations de processus.
• Developper et mettre a jour les indicateurs cles de performance (KPI), les tableaux de bord et les rapports de performance.
• Suivre les indicateurs d’ingenierie et de projet, notamment la charge de travail, le carnet de commandes, la capacite, les delais d’execution,
  
  
  
  les tendances en matiere de retouches et le respect des delais de livraison.
• Mener des recherches, analyser des donnees et fournir des informations pertinentes pour soutenir la planification, le reporting, la prise de decision et l’amelioration continue.
• Participer a la planification, a la budgetisation, a la prevision des ressources et a l’integration des nouveaux collaborateurs au sein du service.
• Gerer les dossiers, les depenses, les factures et les bons de commande du service.
• Gerer l’agenda, les reunions, les deplacements, les notes de frais et l’emploi du temps quotidien du directeur des projets et de l’ingenierie.
• Preparer les ordres du jour des reunions, les documents, les comptes rendus et les actions de suivi.
• Assurer le suivi des priorites, des engagements, des echeances et des livrables afin de garantir leur realisation dans les delais et de signaler les problemes en amont si necessaire.
• Coordonner les demandes, les validations et les decisions avec les parties prenantes internes.
• Servir de point de contact principal pour les collaborateurs, les clients, les fournisseurs et les autres parties prenantes.
• Filtrer et hierarchiser les communications, rediger la correspondance et les rapports, et preserver la confidentialite des informations sensibles.
• Accomplir toute autre tache necessaire a la realisation des objectifs du service.

Competences requises

• Experience averee dans l’assistance a un cadre superieur
• Excellentes competences en matiere d’organisation, de communication et de suivi
• Grand souci du detail et capacite a etablir des priorites dans un environnement dynamique.
• Discretion dans le traitement d’informations sensibles d’ordre financier, d’entreprise et personnel.
• Maitrise de MS Office et facilite a assimiler rapidement de nouveaux systemes.
• Sens aigu des affaires et capacite a faire preuve de discernement, de tact et de professionnalisme.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Croissance et developpement. Integrez une equipe en pleine expansion offrant des opportunites d’epanouissement personnel et professionnel.
• Impact . Contribuez a la realisation de nos objectifs commerciaux et renforcez notre reputation de partenaire de confiance dans le domaine de la securite en hauteur.
• Collaboration . Rejoignez une culture d’entreprise qui valorise le travail d’equipe et l’innovation, et ou vos contributions sont reconnues et soutenues par une equipe devouee.
• Culture d’entreprise. Integrez une equipe motivee, ambitieuse et solidaire, determinee a atteindre ses objectifs et a offrir un service exceptionnel.

Type de poste : Temps plein

Salaire : entre 70 000 et 90 000 dollars par an

Avantages sociaux :

• Soins dentaires
• Couverture sante complementaire
• Abondement au REER
• Soins ophtalmologiques
• Programme de bien-etre

Horaires : Du lundi au vendredi

Lieu de travail : Au bureau (Pointe-Claire). Il ne s'agit pas d'un poste hybride.

Informations complementaires

Dans le cadre de notre processus de recrutement et de selection, nous utilisons l’intelligence artificielle pour faciliter la prise de notes afin d’ameliorer l’efficacite et la coherence de nos pratiques d’embauche. Pour certains postes, les candidats peuvent egalement etre invites a passer une evaluation d’analyse des talents conçue pour evaluer les aptitudes et les competences liees au poste.