About Myriad Group Consultants

Myriad Group Consultants (MGC) is a Quebec-based group benefits firm dedicated to helping Canadian small and medium-sized businesses retain and support their employees by simplifying and optimizing group benefits. Our approach is built on transparency, responsiveness, personal care, and unparalleled customer service. We build long-term partnerships rooted in trust, dependability, and genuine human connection.

About the Role

We are seeking an experienced Bookkeeper & Office Administrator to oversee our financial administration, payroll, compliance requirements, and day-to-day office operations. This is a key position within the organization that requires a highly organized, detail-oriented professional who can manage multiple responsibilities while maintaining accuracy, efficiency, and confidentiality.

Key Responsibilities

Daily Duties

• Process and pay vendor bills and invoices.
• Manage incoming mail and coordinate courier services.
• Order, receive, and maintain kitchen supplies.
• Order, receive, and maintain office supplies and equipment.
• Ensure the office is clean, organized, fully stocked, and operating efficiently.

Weekly Duties

• Perform revenue reconciliations.
• Download and review revenue statements.
• Reconcile revenue reports using Excel.
• Prepare commission statements as required.

Bi-Weekly Duties

• Review and process payroll.
• Ensure source deductions (DAS) are accurate, filed, and remitted on time.

Monthly Duties

• Download and reconcile bank statements.
• Maintain organized electronic records and ensure all invoices are properly filed in OneDrive.
• Download and reconcile credit card statements.
• Prepare, distribute, and file rent invoices.
• Initiate rent collection debits.
• Process corporate income tax installment payments.
• Prepare month-end financial reports and summaries for management review.

Quarterly Duties

• Prepare, file, and remit GST/QST returns.
• Prepare GST/QST reports for shareholders and provide payment summaries.

Annual Duties

• Prepare and submit CNESST reports.
• Prepare and submit source deduction reports.
• Coordinate AMF, FSRA, and E&O insurance renewals.
• Complete and file Corporations Canada annual returns.
• Update and maintain records with the Registraire des entreprises.
• Coordinate year-end documentation and provide required records to external accountants.
• Review and maintain compliance with Bill 25 requirements and related policies.

Additional Responsibilities

• Coordinate office phone services and account updates.
• Communicate with building management and service providers.
• Maintain employee records, including payroll, absences, and vacation tracking.
• Coordinate recruitment-related administration with external recruiters.
• Support management with administrative projects and operational initiatives as required.

Required Qualifications

• Minimum 5 years of bookkeeping and office administration experience.
• Strong understanding of accounting principles and financial recordkeeping.
• Experience processing payroll and managing payroll-related compliance.
• Knowledge of GST/QST, source deductions, and government remittances.
• Experience managing multiple corporate accounts and reporting requirements.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Solid organizational and time-management abilities.
• Ability to work independently and manage competing priorities.
  
  
  
  

Technical Requirements

Expert knowledge and hands-on experience with:

• Microsoft Excel (advanced formulas, reconciliations, reporting, and spreadsheet management)
• QuickBooks
• Payroll processing and administration

Preferred Traits & Characteristics

The ideal candidate will be:

• Exceptionally detail-oriented and committed to accuracy.
• Highly organized with the ability to manage multiple deadlines simultaneously.
• Trustworthy and discreet when handling confidential financial and employee information.
• Proactive and self-motivated , taking initiative without constant supervision.
• Reliable and dependable , with excellent follow-through.
• Resourceful and solution-oriented , able to identify issues and implement practical solutions.
• Professional and polished , representing the company positively with employees, vendors, and external partners.
• Adaptable and flexible , capable of balancing bookkeeping, administration, and office management responsibilities.
• Strongly process-oriented , with a focus on efficiency and continuous improvement.
• Team-oriented , while also able to work independently and take ownership of responsibilities.

À propos de Consultants de Groupe Myriad

Consultants de Groupe Myriad (MGC) est un cabinet quebecois specialise en avantages sociaux collectifs, dedie a aider les petites et moyennes entreprises canadiennes a fideliser et soutenir leurs employes en simplifiant et en optimisant leurs regimes collectifs.

À propos du poste

Nous recherchons un(e) comptable et responsable administratif(ve) experimente(e) pour superviser notre administration financiere, la paie, les obligations reglementaires et les operations quotidiennes du bureau. Il s’agit d’un poste cle au sein de l’organisation qui necessite un(e) professionnel(le) tres organise(e) et soucieux(se) du detail, capable de gerer de multiples responsabilites tout en garantissant precision, efficacite et confidentialite.

La personne retenue sera responsable de la comptabilite, de l’administration de la paie, des declarations reglementaires, de la gestion du bureau, de la coordination avec les fournisseurs et du bon fonctionnement general de l’entreprise.

Principales responsabilites

Taches quotidiennes

• Traiter et payer les factures des fournisseurs.

• Gerer le courrier entrant et coordonner les services de messagerie.

• Commander, receptionner et gerer les fournitures de cuisine.

• Commander, receptionner et gerer les fournitures et l’equipement de bureau.

• Veiller a ce que le bureau soit propre, organise, bien approvisionne et fonctionne efficacement.

Taches hebdomadaires

• Effectuer les rapprochements des recettes.

• Telecharger et examiner les releves de recettes.

• Effectuer le rapprochement des rapports de recettes a l’aide d’Excel.

• Preparer les releves de commissions au besoin.

Taches bihebdomadaires

• Verifier et traiter la paie.

• S’assurer que les retenues a la source (DAS) sont exactes, declarees et versees a temps.

Taches mensuelles

• Telecharger et rapprocher les releves bancaires.

• Tenir a jour des dossiers electroniques organises et s’assurer que toutes les factures sont correctement classees dans OneDrive.

• Telecharger et rapprocher les releves de carte de credit.

• Preparer, distribuer et classer les factures de loyer.

• Lancer le recouvrement des loyers.

• Traiter les versements echelonnes de l’impot sur les benefices des societes.

• Preparer les rapports financiers et les resumes de fin de mois a l’intention de la direction.

Taches trimestrielles

• Preparer, produire et verser les declarations de la TPS/TVQ.

• Preparer les rapports sur la TPS/TVQ a l’intention des actionnaires et fournir des recapitulatifs de paiement.

Taches annuelles

• Preparer et soumettre les rapports a la CNESST.

• Preparer et soumettre les rapports de retenues a la source.

• Coordonner les renouvellements des assurances AMF, FSRA et E&O.

• Remplir et deposer les declarations annuelles aupres de Corporations Canada.

• Mettre a jour et tenir a jour les dossiers aupres du Registraire des entreprises.

• Coordonner la documentation de fin d’exercice et fournir les documents requis aux comptables externes.

• Verifier et assurer la conformite aux exigences du projet de loi 25 et aux politiques connexes.

Responsabilites supplementaires

• Coordonner les services telephoniques du bureau et les mises a jour des comptes.

• Communiquer avec la direction de l’immeuble et les fournisseurs de services.

• Tenir a jour les dossiers des employes, y compris la paie, les absences et le suivi des vacances.

• Coordonner les taches administratives liees au recrutement avec les recruteurs externes.

• Appuyer la direction dans le cadre de projets administratifs et d’initiatives operationnelles, au besoin.

Qualifications requises

• Au moins 5 ans d’experience en tenue de livres et en administration de bureau.

• Solide comprehension des principes comptables et de la tenue des registres financiers.

• Experience dans le traitement de la paie et la gestion de la conformite en matiere de paie.

• Connaissance de la TPS/TVQ, des retenues a la source et des versements au gouvernement.

• Experience dans la gestion de plusieurs comptes d’entreprise et des exigences en matiere de rapports.

• Excellentes competences en communication ecrite et verbale.

• Solides aptitudes en matiere d’organisation et de gestion du temps.

• Capacite a travailler de façon autonome et a gerer des priorites concurrentes.

Exigences techniques

Connaissances approfondies et experience pratique des outils suivants :

• Microsoft Excel (formules avancees, rapprochements, production de rapports et gestion de feuilles de calcul)

• QuickBooks

• Traitement et administration de la paie

Qualites et caracteristiques recherchees

Le candidat ideal sera :

• Extremement soucieux du detail et attache a la precision.

• Tres organise et capable de gerer simultanement plusieurs echeances.

• Digne de confiance et discret dans le traitement des renseignements financiers et personnels confidentiels.

• Proactif et motive, capable de prendre des initiatives sans supervision constante.

• Fiable et digne de confiance, avec un excellent sens du suivi.

• Debrouillard et axe sur les solutions, capable d’identifier les problemes et de mettre en œuvre des solutions pratiques.

• Professionnel et raffine, representant l’entreprise de maniere positive aupres des employes, des fournisseurs et des partenaires externes.

• Adaptable et flexible, capable de concilier les responsabilites liees a la comptabilite, a l’administration et a la gestion de bureau.

• Fortement axe sur les processus, en mettant l’accent sur l’efficacite et l’amelioration continue.