NOUS EMBAUCHONS – COORDONNATEUR(TRICE) ADMINISTRATIF(VE) ET AUX OPÉRATIONS
Temps plein | Du lundi au vendredi | 37,5 heures par semaine

Securo Group / Les Services SecuroGuard Inc. est à la recherche d’une personne fiable, organisée, professionnelle et axée sur le service à la clientèle pour occuper le poste de Coordonnateur(trice) administratif(ve) et aux opérations.

Il s’agit d’un poste important au sein de notre bureau qui soutient quotidiennement nos clients, nos techniciens, nos agents de sécurité ainsi que notre équipe de direction.

La personne recherchée doit être à l’aise dans un environnement dynamique, aimer communiquer avec les clients et les employés, être capable d’apprendre rapidement différents logiciels simples d’utilisation et contribuer à maintenir les opérations quotidiennes bien organisées.

Principales fonctions et responsabilités

Répondre aux appels téléphoniques de façon professionnelle et diriger les appels vers la personne ou le département approprié

Offrir un excellent service à la clientèle et effectuer les suivis nécessaires

Répondre aux demandes des clients et aider à résoudre les demandes de service courantes

Répartir les appels de service et coordonner les techniciens

Communiquer avec les agents de sécurité et le personnel sur le terrain

Maintenir et mettre à jour les horaires des techniciens et des agents de sécurité

Gérer les changements d’horaire, les absences, les remplacements et les quarts de travail disponibles

Communiquer avec les employés disponibles afin de combler les quarts de travail vacants ou de dernière minute

Participer au recrutement d’agents de sécurité et d’autres employés lorsque nécessaire

Coordonner les entrevues et assister la direction durant le processus d’embauche

Préparer et organiser la documentation requise pour les nouveaux employés

Participer à l’intégration et à l’accueil des nouveaux employés

S’assurer que les documents et renseignements nécessaires sont complétés lors de l’embauche

Créer et maintenir les dossiers administratifs des employés

Communiquer les procédures, horaires, affectations et directives de base aux employés

Mettre à jour les informations dans les logiciels de répartition, de planification, de gestion de la clientèle et d’administration

Surveiller les courriels et répondre ou transmettre les demandes aux départements appropriés

Effectuer des suivis auprès des clients et contribuer à maintenir une excellente expérience client

Maintenir des dossiers, notes, horaires et informations opérationnelles précis et à jour

Préparer des rapports simples et différents documents administratifs

Effectuer le classement, la numérisation, l’entrée de données et la préparation de documents

Collaborer avec les départements des opérations, du service, des ventes, de la comptabilité et de la direction





Effectuer le suivi des tâches administratives en cours afin de s’assurer qu’elles soient complétées

Assister le Directeur ainsi que l’équipe de direction dans diverses tâches administratives et opérationnelles au besoin

Effectuer toute autre tâche administrative raisonnable demandée par la direction

Profil recherché

Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Excellentes aptitudes téléphoniques et communicationnelles

Approche professionnelle et axée sur le service à la clientèle

Capacité à demeurer calme et organisé(e) lorsque les priorités changent

À l’aise de communiquer avec les clients, techniciens, agents de sécurité et membres de la direction

Facilité à apprendre de nouveaux logiciels et outils technologiques

Bonnes connaissances informatiques, incluant les courriels, Microsoft Office et les applications Web

Souci du détail et excellente capacité de suivi

Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant avec une équipe

Personne fiable, ponctuelle, responsable et professionnelle

Une expérience en administration, répartition, gestion d’horaires, service à la clientèle, sécurité, gestion immobilière ou dans une entreprise de services constitue un atout

Langues
Le français et l’anglais sont fortement privilégiés puisque le poste nécessite des communications avec nos clients et nos employés.

Horaire
Temps plein

Du lundi au vendredi

37,5 heures par semaine

Poste : Coordonnateur(trice) administratif(ve) et aux opérations
Si vous êtes une personne organisée, que vous aimez aider les clients et les employés et que vous souhaitez participer activement aux opérations quotidiennes d’une entreprise en croissance, nous aimerions vous rencontrer.

Administrative & Operations Coordinator
Full-Time | Monday to Friday | 37.5 Hours per Week

Securo Group / Services SecuroGuard Inc. is looking for a reliable, organized, professional, and customer-focused Administrative & Operations Coordinator to join our team.

This is a key office position supporting our day-to-day operations, customers, technicians, security agents, and management team.

The ideal candidate is comfortable working in a fast-paced environment, communicating with clients and employees, learning easy-to-use software platforms, managing schedules, and helping keep daily operations organized and running smoothly.

Main Duties & Responsibilities

Answer incoming telephone calls professionally and direct calls to the appropriate department or team member





Provide excellent customer service and follow up with clients when required

Respond to customer inquiries and assist in resolving routine service-related matters

Dispatch service technicians and coordinate service calls

Dispatch and communicate with security guards and field personnel

Maintain and update technician and security guard schedules

Monitor scheduling changes, absences, replacements, and open shifts

Contact available employees to fill vacant or last-minute security shifts

Assist with recruiting security guards and other personnel when required

Coordinate interviews and assist management during the hiring process

Prepare and organize new employee documentation

Assist with employee onboarding and ensure required documents and information are completed

Create and maintain employee files and administrative records

Communicate company procedures, schedules, assignments, and basic instructions to employees

Update information within company scheduling, dispatch, CRM, and administrative software

Monitor emails and respond or forward requests to the appropriate department

Assist with customer follow-ups and customer experience initiatives

Maintain accurate records, notes, schedules, and operational information

Prepare basic reports and administrative documentation

Assist with filing, scanning, document preparation, data entry, and general office organization

Coordinate with Operations, Service, Sales, Accounting, and Management as required

Follow up on outstanding administrative tasks to ensure they are completed

Assist the Director and Management Team with additional administrative and operational duties as required

Perform other reasonable office-related duties assigned by management

What We’re Looking For

Strong organizational and multitasking skills

Professional telephone and communication skills

Customer-service oriented attitude

Ability to remain calm and organized when priorities change

Comfortable speaking with customers, technicians, security agents, and management

Ability to learn new software and technology quickly

Good computer skills, including email, Microsoft Office, and web-based applications

Attention to detail and good follow-up habits

Ability to work independently while also being part of a team

Reliable, punctual, responsible, and skilled

Previous administrative, dispatch, scheduling, customer service, security, property management, or service-industry experience is an asset

Languages
English and French are strongly preferred due to communication with customers and employees.

Schedule
Full-Time

Monday to Friday

37.5 hours per week

Position:
Administrative & Operations Coordinator

If you are organized, enjoy helping customers and employees, and like being involved in the daily operations of a growing company, we would like to hear from you.

#J-18808-Ljbffr

📌 COORDONNATEUR(TRICE) ADMINISTRATIF(VE) ET AUX OPÉRATIONS/ ADMIN & OPER COORDINATOR
🏢 Securo
📍 Quebec City