Description du poste :

Sous la responsabilite immediate du president et en collaboration avec le Conseil executif, la personne titulaire du poste assure un role central dans la gestion administrative, financiere et operationnelle de l’Association des etudiants de HEC Montreal.

Ce poste requiert une personne tres autonome, rigoureuse et polyvalente, capable d’interagir avec des etudiants, des membres du Conseil executif, des comites, des fournisseurs, des partenaires institutionnels et des intervenants externes. La personne retenue devra etre en mesure de gerer simultanement des taches administratives courantes, du soutien comptable, du suivi budgetaire, de la coordination interne et de la documentation necessaire aux obligations de l’association.

Le role exige une excellente capacite d’organisation, un haut niveau de confidentialite, une bonne comprehension des priorites d’une association etudiante universitaire ainsi qu’une forte capacite d’adaptation dans un environnement ou les responsables elus changent regulierement.

Principales responsabilites :

La personne titulaire du poste devra notamment :

• Assurer le secretariat general de l’AEHEC, incluant l’accueil des membres et visiteurs, la reponse aux demandes courantes, la gestion des appels, du courrier, des telecommunications, de la papeterie, de la documentation et du local de l’association;
• Appuyer le president et les membres du Conseil executif dans l’execution de leurs responsabilites administratives et operationnelles;
• Assurer un suivi administratif continu malgre les changements annuels au sein des equipes etudiantes elues;
• Tenir les livres de l’association et appuyer le tresorier dans la gestion financiere courante;
• Mettre a jour les budgets des comites et assurer le suivi des depenses;
• Preparer le reglement des factures et effectuer les suivis requis aupres des fournisseurs;
• Effectuer les depots bancaires et assurer le classement des pieces justificatives;
• Preparer la documentation requise pour la mission d’examen et collaborer avec les verificateurs;
• Preparer les rapports de taxes trimestriels et assurer le suivi des echeances administratives;
• Soutenir le vice-president aux affaires internes dans la coordination de la vie etudiante;
• Soutenir les comites de l’AEHEC dans leurs besoins administratifs;
• Participer a l’amelioration continue des procedures administratives, comptables et organisationnelles;
• Maintenir une documentation claire et a jour afin d’assurer la continuite des operations;
• Realiser tout autre mandat administratif, comptable ou organisationnel confie par le Conseil executif.

Qualifications requises :

La personne recherchee doit posseder :

• Un diplome de niveau collegial ou une formation equivalente en administration, bureautique, comptabilite, gestion, secretariat ou tout autre domaine pertinent;
• Un minimum de deux (2) annees d’experience pertinente dans un role administratif, comptable, de coordination ou de gestion operationnelle;
• Une excellente maitrise du français parle et ecrit;
• Une bonne maitrise des outils bureautiques, notamment Excel, Google Sheets, Word, Google Drive, Gmail ou outils equivalents;
• Une excellente maitrise du logiciel SAGE et Quickbooks;
• Une grande autonomie dans l’organisation du travail et la priorisation des taches;
• Une excellente rigueur administrative et un souci eleve du detail;
• Une capacite a gerer plusieurs dossiers simultanement dans un environnement dynamique;
• Un haut niveau de professionnalisme, de discretion et de confidentialite;
• L’autorisation de travailler legalement au Canada.

Atouts importants :

Les elements suivants seront consideres comme des atouts significatifs :

• Experience dans un organisme sans but lucratif, une association etudiante, un milieu universitaire ou un environnement institutionnel;
• Experience en coordination administrative aupres d’un conseil d’administration,
  
  
  
  d’un comite executif ou d’une equipe de direction;
• Experience en gestion d’entreprise, gestion d’equipe ou gestion operationnelle;
• Connaissance des processus comptables de base applicables aux organismes ou associations;
• Capacite a accompagner des responsables elus ou des equipes renouvelees regulierement;
• Bonne comprehension de la vie associative, etudiante ou communautaire;
• Anglais fonctionnel, a l’oral ou a l’ecrit, considere comme un atout.

Profil recherche :

L’AEHEC recherche une personne fiable, structuree et experimentee, capable d’assurer la continuite administrative de l’organisation. Le poste convient a une personne ayant une forte capacite d’autonomie, une bonne maturite professionnelle et une experience polyvalente en administration, soutien comptable et coordination d’activites.

La personne retenue devra etre capable de travailler dans un environnement ou les priorites peuvent evoluer rapidement et ou la stabilite administrative est essentielle au bon fonctionnement de l’association.

Lieu de travail : 3000, chemin de la Cote-Sainte-Catherine, bureau RJ.741 Montreal, Quebec, H3T 2A7

Type d’emploi : Temps plein, permanent 32 heures par semaine

Salaire et avantages : Salaire a discuter (58 000$ a 65 000$)

Avantages offerts :

• 7 semaines de vacances annuellement, dont deux semaines pendant la periode des fetes;
• 15 jours de conges personnels par annee;
• Programme d’assurance collective incluant notamment medical, dentaire, invalidite et vie;
• Conges supplementaires de maladie et personnels selon les politiques applicables.

Personne a contacter :

Victor Crest, President de l’AEHEC

[email protected]

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