About CRWS

Canadian Railway Services (CRWS) is a fast-growing engineering firm specializing in rolling stock design, system integration, refurbishment, testing, and lifecycle support for passenger and freight rail vehicles.

We deliver technically rigorous and compliant solutions in an industry where safety, quality, and execution are critical. Our teams operate in a fast-paced rail environment where ownership, collaboration, and operational excellence drive success.

What You'll Do

As a CTO Assistant, you will support the Chief Technology Officer by providing executive, operational, and administrative support across the IT, Engineering, and Technology teams.

This role goes beyond traditional administrative support. You will help manage priorities, improve organizational effectiveness, coordinate key initiatives, and maintain operational visibility through tracking tools, documentation, processes, and reporting.

Key Responsibilities

Executive & Administrative Support

- Manage the CTO's calendar, priorities, and meeting schedule.
- Coordinate meetings, agendas, action items, and follow-ups.
- Prepare presentations, reports, and internal communications.
- Coordinate travel arrangements and expense reporting.
- Maintain confidentiality of executive and corporate information.
- Support recurring leadership communications and reporting.

Operations & Process Coordination

- Track departmental priorities and initiatives.
- Maintain action logs and accountability trackers.
- Develop and maintain SOPs, workflows, and process documentation.
- Maintain RACI matrices and project tracking tools.
- Support operational reporting and timesheet reviews.
- Organize engineering documentation and knowledge repositories.
- Standardize templates, reports, and internal tools.

IT & Asset Coordination

- Coordinate computer and equipment setup for new employees.
- Maintain IT asset inventory and tracking.
- Manage software licenses and access records.
- Support onboarding logistics and systems access.
- Maintain documentation related to IT systems and tools.

Business Support

- Support budget tracking and expense monitoring.
- Assist with purchases, approvals, and reconciliations.
- Research and evaluate software, systems, and technology solutions.
- Assist with grant and funding application coordination.

Office & Team Coordination

- Support internal meetings and leadership activities.
- Maintain shared documentation systems and platforms.
- Coordinate cross-functional communications and logistics.

What We're Looking For

- Diploma or degree in administration, business, or a related field.
- 2-5 years of experience in executive support, operations coordination, or a similar role.
- Excellent organizational and time-management skills.
- Proactive mindset with solid anticipation skills, enabling effective planning, prioritization, and problem-solving in a dynamic technology environment.
- Strong written and verbal communication skills.
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
- High level of professionalism, discretion, and attention to detail.
- Strong knowledge of Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint).
- Experience with CRM systems such as HubSpot, Zoho, or similar platforms.
- Comfortable learning recent technologies and systems quickly.
- Bilingualism (English/French) is required.

How You Work

- Highly organized and detail-oriented.
- Proactive and solution-focused.




- Professional and trustworthy.
- Adaptable and resilient.
- Strong communicator and collaborator.

Working Conditions

- Full-time, 40 hours per week.
- On-site position based in Montréal.
- Occasional travel or extended hours based on business needs.
- Some light physical activities may be required.

Compensation & Benefits

- Competitive salary based on experience.
- Group insurance and health benefits.
- RRSP / retirement savings program.
- Paid vacation and 10 personal days annually.
- Professional development opportunities.
- Opportunity to contribute to complex rail projects across North America.

Why Join CRWS?

- Work directly with senior leadership.
- Gain exposure to engineering, technology, and business operations.
- Contribute to high-impact projects in the rail sector.
- Join a growing organization focused on innovation and execution excellence.

Confidentiality

This position involves access to sensitive operational, financial, and leadership information. Maintaining strict confidentiality is a condition of employment.

Equal Opportunity Employer

CRWS is committed to providing equal employment opportunities and fostering an inclusive workplace. We welcome applications from all qualified candidates.

Apply online: via the Canadian Railway Services careers page here

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À propos de CRWS

Canadian Railway Services (CRWS) est une firme d'ingénierie en forte croissance spécialisée dans la conception de matériel roulant, l'intégration de systèmes, la modernisation, les essais et le soutien du cycle de vie des véhicules ferroviaires de transport de passagers et de marchandises.

Nous livrons des solutions techniques rigoureuses et conformes dans un environnement où la sécurité, la qualité et le respect des échéanciers sont essentiels.

Votre rôle

À titre d'assistant(e) au chef de la technologie (CTO), vous apporterez un soutien exécutif, administratif et opérationnel aux équipes TI, Ingénierie et Technologie.

Vous aiderez à structurer les priorités, assurer les suivis, améliorer l'efficacité organisationnelle et maintenir la visibilité sur les initiatives stratégiques grâce à une gestion efficace des outils, processus et documents.

Responsabilités principales

Soutien exécutif et administratif

- Gérer l'agenda, les priorités et les réunions du CTO.
- Organiser les réunions, préparer les ordres du jour et assurer les suivis.
- Préparer les présentations, rapports et communications internes.
- Coordonner les déplacements et les comptes de dépenses.
- Assurer la confidentialité des informations corporatives et exécutives.
- Soutenir la préparation des documents destinés à la direction.

Coordination des opérations et des processus

- Effectuer le suivi des priorités et initiatives.
- Maintenir les registres d'actions et outils de suivi.
- Développer et maintenir les procédures opérationnelles (SOP).




- Mettre à jour les flux de travail et la documentation des processus.
- Maintenir les matrices RACI et les outils de coordination.
- Soutenir la préparation de rapports opérationnels.
- Organiser la base de connaissances et la documentation technique.
- Standardiser les modèles et outils internes.

Coordination TI et gestion des actifs

- Préparer et coordonner l'équipement informatique des nouveaux employés.
- Assurer le suivi de l'inventaire informatique.
- Gérer les licences logicielles et les accès.
- Soutenir les activités d'intégration et de gestion des comptes.
- Maintenir la documentation des systèmes et outils TI.

Soutien administratif et financier

- Participer au suivi budgétaire et des dépenses.
- Soutenir les achats, approbations et conciliations.
- Effectuer des recherches sur les outils et solutions technologiques.
- Contribuer à la coordination des demandes de subventions.

Coordination d'équipe

- Soutenir les réunions internes et activités de leadership.
- Maintenir les plateformes de documentation partagée.
- Faciliter les communications entre les différentes équipes.

Profil recherché

- Diplôme d'études collégiales ou universitaires en administration, gestion ou domaine connexe.
- 2 à 5 ans d'expérience dans un rôle similaire.
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Solides aptitudes en communication écrite et verbale.
- Excellentes capacités d'anticipation et sens de l'initiative permettant d'identifier les priorités, de prévenir les enjeux potentiels et d'assurer un suivi rigoureux des dossiers.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Grand professionnalisme et souci du détail.
- Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel et PowerPoint).
- Expérience avec HubSpot, Zoho ou d'autres CRM.
- Facilité à apprendre de nouveaux systèmes et technologies.
- Bilinguisme français-anglais requis.

Votre façon de travailler

- Organisé(e) et rigoureux(se).
- Proactif(ve) et orienté(e) vers les solutions.
- Professionnel(le) et digne de confiance.
- Adaptable et autonome.
- Excellentes habiletés relationnelles.

Conditions de travail

- Poste permanent à temps plein (40 heures par semaine).
- Présence requise au bureau de Montréal.
- Déplacements ou horaires élargis occasionnels.
- Certaines tâches physiques légères peuvent être requises.

Rémunération et avantages

- Salaire compétitif selon l'expérience.
- Assurance collective.
- Régime d'épargne-retraite (REER).
- Vacances et 10 journées personnelles par année.
- Formation et développement professionnel.
- Participation à des projets ferroviaires d'envergure en Amérique du Nord.

Pourquoi rejoindre CRWS?

- Travailler directement avec la haute direction.
- Acquérir une expérience unique en ingénierie, technologie et opérations.
- Contribuer à des projets à fort impact.
- Évoluer dans une entreprise en croissance.

Confidentialité

Le poste implique l'accès à des informations sensibles liées aux opérations, aux finances et à la direction de l'entreprise. Le respect d'une stricte confidentialité est une condition d'emploi.

Égalité en emploi

CRWS souscrit au principe de l'égalité en emploi et favorise un milieu de travail inclusif. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature.

Postulez en ligne: via la page Carrières de Canadian Railway Services ici

📌 Chief Technology Officer Assistant (Montreal)
🏢 CRWS - Canadian Railway Services
📍 Montreal