DESCRIPTION DU POSTE Sous directives du suprieur immdiat, assiste ce dernier dans laccomplissement de diverses tches administratives requises pour toutes les activits de son service.

Compile, vrifie et traite des documents, requtes et contrats.

Prpare les bons de commande, traite et vrifie la facturation.

Renseigne la clientle et redirige les cas spciaux aux services concerns.

Assure un suivi auprs de la clientle.

Effectue diverses tches de secrtariat. PRINCIPALES RESPONSABILITS Renseigne les citoyens, excute les demandes courantes de ceux-ci et dirige les cas spciaux au service appropri; transmets les renseignements dusage concernant la rglementation municipale, les politiques et procdures du service.

Coordonne le systme de gestion des plaintes, requtes et des demandes des citoyens pour le Service des travaux publics et les achemine aux chefs de section; sassure que les suivis sont effectus lintrieur des dlais prescrits et informe les citoyens de lavancement du dossier.

Voit lapplication et la mise jour du systme de classement du service selon les procdures et mthodes de codification adoptes par la Ville.

Participe lintgrit de la loi 430 en sassurant que tous les documents requis soient prsents aux dossiers afin de respecter les lois en vigueur et sassurer que la Ville soit conforme lors dune inspection de la SAAQ.

Effectue la mise jour des demandes de prix annuelles (suivi des contrats); prpare les bons de commande; vrifie, contrle et codifie les factures et rpond aux demandes de renseignements du Service des finances.

Produit et effectue le suivi de la facturation, gre les problmes de nature courante avec les fournisseurs,



sil y a lieu, en conformit avec les politiques et rglements en vigueur; seuls les cas problmatiques sont rfrs au suprieur immdiat.

Assure le suivi de certains dossiers et la facturation qui sen suit: livraisons hebdomadaires deau potable certains citoyens, livraisons de bacs de matires rsiduelles, travaux effectus par le Service des travaux publics chez les citoyens (fermeture deau, localisation de bote de service, etc.) Assure la mise en forme et transcrit divers documents tels que correspondance, tableaux, formulaires, notes de service, procs-verbaux; rdige la correspondance courante ainsi que les notes usuelles et prpare le courrier en vue de son expdition.

Coordonne lmission des cartes daccs pour lensemble des employs du Service des travaux publics aux divers btiments ainsi que la gestion de la consommation dessence (accs aux pompes, approvisionnement en essence et production de rapports de consommation mensuels).

Responsable de la petite caisse.

Effectue la mise jour de divers recueils, lois ou autres documentations utiliss par le service, notamment sur le site internet de la Ville (tarification, procdures de dneigement, etc.).

Procde au montage de divers recueils ou cahiers.

En plus de la suite de base,



utilise divers logiciels spcialiss couvrant les activits spcifiques et assure laide aux utilisateurs internes pour son service.

Toutes autres tches connexes. RESPONSABILITS DE SOUTIEN Assume, sur une base hebdomadaire et lors de congs prolongs, certaines fonctions de remplacement du poste dagent administratif (soutien la gestion) au Service des travaux publics, afin de soutenir les activits du service. HORAIRE DE TRAVAIL Le poste prvoit un horaire de travail de 65 heures par priode de deux semaines, soit de 8 h 00 16 h 30, du lundi au vendredi, avec un vendredi de cong sur deux.

En raison de la nature des responsabilits associes ce poste, une prsence en milieu de travail est requise et lhoraire tabli ne peut faire lobjet de modifications. QUALIFICATIONS REQUISES Dtenir un diplme dtudes collgiales (D.E.C.) en techniques de bureautique; Possder un minimum de 6 mois dexprience dans un poste similaire avec un volet service la clientle ; Possder un excellent sens du service la clientle; Possder de lexprience dans un service des travaux publics constitue un atout ; Possder une connaissance des processus dapprovisionnement, de facturation et de conformit rglementaire constitue un atout ; Faire preuve de dbrouillardise, dautonomie et dinitiative; Capacit grer plusieurs dossiers simultanment; Avoir le sens de la diplomatie et de lentregent et un bon esprit dquipe; Possder un sens de lorganisation et une rigueur administrative; Possder une bonne connaissance de la langue franaise crite et verbale; Possder une bonne connaissance des outils informatiques.

📌 Agent administratif (service à la clientèle) (Varennes)
🏢 Ville de Varennes
📍 Varennes