DESCRIPTION DU POSTE Assure le soutien administratif et la coordination des activits du service en effectuant le suivi des dossiers de ressources humaines, des feuilles de temps, des prsences, des banques de congs, des formations et des dpenses.

Prpare et met jour divers documents administratifs, rapports et compilations de donnes, tout en veillant la conformit rglementaire, la gestion documentaire et au soutien des gestionnaires et employs.

Participe galement la gestion des ressources matrielles, au traitement du courrier et l''utilisation des logiciels spcialiss du service. PRINCIPALES RESPONSABILITS Organise et compile diverses donnes ncessaires la gestion, notamment les feuilles de temps, le tableau de prsences quotidiennes des employs de chacune des sections, le suivi des vacances annuelles de lensemble du personnel du Service, ainsi que la mise jour des structures organisationnelles estivale et hivernale.

Comptabilise et assure le suivi des banques de congs de tous les employs et produit hebdomadairement la feuille de rappel du temps supplmentaire.

Prpare les documents requis lors de larrive et du dpart dun employ et lors de larrive et du dpart des tudiants en priode estivale.

Assure la mise en forme et transcrit divers documents tels que correspondance, tableaux, formulaires, notes de service, procs-verbaux; rdige la correspondance courante ainsi que les notes usuelles et prpare le courrier en vue de son expdition.

Produit plusieurs conciliations de suivis des cots: recouvrables, temps supplmentaires, dpenses salariales, etc.





Coordonne le suivi de diverses tches en lien avec la gestion des ressources humaines et la sant et scurit pour le service.

Participe la mise jour du suivi de formation des employs syndiqus.

Prpare la documentation relative aux formations de concert avec le Service des ressources humaines.

Assure le suivi des dpenses de cartes de crdit des gestionnaires ainsi que les demandes de remboursement.

Voit lapplication et la mise jour du systme de classement du service selon les procdures et mthodes de codification adoptes par la Ville.

Participe lintgrit de la loi 430 en sassurant que tous les documents requis soient prsents aux dossiers afin de respecter les lois en vigueur et sassurer que la Ville soit conforme lors dune inspection de la SAAQ.

Effectue la mise jour de divers recueils, lois ou autres documentations utiliss par le service, notamment sur le site internet de la Ville (tarification, procdures de dneigement, etc).

Procde au montage de divers recueils ou cahiers.

Reoit et dpouille le courrier du service; sassure de son acheminement selon les rgles tablies.

Assure lapprovisionnement en papeterie de son service.

En plus de la suite de base,



utilise divers logiciels spcialiss couvrant les activits spcifiques et assure laide aux utilisateurs internes pour son service.

Toutes autres tches connexes. RESPONSABILITS DE SOUTIEN Assume, sur une base hebdomadaire et lors de congs prolongs, certaines fonctions de remplacement du poste dagent administratif (service la clientle) au Service des travaux publics, afin de soutenir les activits du service. HORAIRE DE TRAVAIL Le poste prvoit un horaire de travail de 65 heures par priode de deux semaines, soit de 8 h 00 16 h 30, du lundi au vendredi, avec un vendredi de cong sur deux.

En raison de la nature des responsabilits associes ce poste, une prsence en milieu de travail est requise et lhoraire tabli ne peut faire lobjet de modifications. QUALIFICATIONS REQUISES Dtenir un diplme dtudes collgiales (D.E.C.) en techniques de bureautique; Exprience en tenue de dossiers administratifs, gestion documentaire et production de rapports.

Possder un minimum de 6 mois dexprience dans un poste similaire; Possder un excellent sens du service la clientle; Possder de lexprience dans un service des travaux publics constitue un atout ; Possder une connaissance des processus dapprovisionnement, de facturation et de conformit rglementaire constitue un atout ; Faire preuve de dbrouillardise, dautonomie et dinitiative; Capacit grer plusieurs dossiers simultanment; Avoir le sens de la diplomatie et de lentregent et un bon esprit dquipe; Possder un sens de lorganisation et une rigueur administrative; Possder une bonne connaissance de la langue franaise crite et verbale; Possder une bonne connaissance des outils informatiques.

📌 Agent administratif (soutien à la gestion) (Varennes)
🏢 Ville de Varennes
📍 Varennes