Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à réaliser différents travaux administratifs reliés à la gestion des études et d’en assurer les suivis.

Attributions caractéristiques

- Réalise, assure le traitement et le suivi des activités administratives propres aux études, notamment l’admission, l’inscription, le cheminement et la diplomation, dans le respect des règlements et des procédures en vigueur. Réfère aux ressources appropriées les dossiers qui ne peuvent être traités selon les normes établies.
- Accueille la clientèle, transmet des informations et des explications sur les activités administratives de la gestion des études, sur leur dossier et sur les politiques, règlements et normes en vigueur les encadrant. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances.
- Veille à la constitution du dossier étudiant et s’assure qu’il contient les pièces et les renseignements requis pour l’analyse, notamment pour le processus d’admission, le tient à jour et en assure le suivi. Consigne les décisions et les informations nécessaires le cas échéant.

- Prépare des tableaux, extrait des listes, compile des statistiques ou tout autre information relative à son travail et les présente sous forme appropriée.
- Collabore à la mise à jour de tout matériel et contenu diffusant de l’information sur les programmes d’études et de leurs activités. Participe à l’organisation et à la réalisation d’activités d’information sur les études.
- Effectue des tâches générales de nature administrative bureau telles que le suivi de correspondance, la gestion documentaire, l’organisation de rencontres et l’assemblage de documents.
- Conformément aux consignes, vérifie, complète et signe certains formulaires et en assure le suivi.

Note

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée

Expérience n/a

Autres

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante

- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2)



années d'expérience pertinente acquise à l'Université
- Laval ou chez un autre employeur;
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
- chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
- Tout ouvrir
- Tout fermer

À titre d'information

Autres logiciels utilisés Banner, Capsule, HSPnet (plateforme pour la gestion des stages), monPortail, Brio. Le rôle principal de la personne titulaire de ce poste est de prendre en charge la gestion logistique du secteur des apprentissages en milieu professionnel (stages) des étudiants de premier cycle (environ 1 000) de la Faculté des sciences infirmières. Tous les programmes de la FSI sont désormais axés vers une approche basée sur les compétences, ce qui exige un plus grand nombre de stages en milieu professionnel pour nos étudiants (32 sections de stage par année réparties sur 3 sessions).

La personne réalise donc le maillage entre stagiaires et milieux professionnels à l’aide de la plateforme informatique prévue à cette fin (HSPnet).

De plus, la personne est appelée à réaliser l’ensemble des processus liés à l’accréditation et l’émission d’attestations de formation continue.

Tâches et responsabilités principales

- Participe activement à la répartition des stages, incluant le maillage entre les milieux de stage et les étudiants;
- Gère la plateforme informatique HSPnet
- Lance les attributions
- Gère et valide les résultantes avec les 5 chargés d’enseignement et les 2 responsables de formation pratique (RFP) du secteur
- Règle les cas problématiques et dirige les cas insolubles aux intervenants (CE et RFP) du secteur;
- Gère les accès et offre le soutien technique aux étudiants.

- S’occupe de la gestion courante et de la résolution de problèmes en lien avec les stages;
- Assume la permanence (guichet unique) du bureau de gestion des stages pour la FSI;
- Agit comme intermédiaire entre la direction de programme, la gestion des études,



les étudiants et l’équipe de chargés d’enseignement et RFP de la Faculté. Assure le lien entre les représentants des milieux cliniques et la FSI;
- Prépare les rapports engendrés par les évaluations des stagiaires à l’intention des chargés d’enseignement;
- Assure la gestion des différents processus d’immunisation des stagiaires de même que pour la certification RCR;
- Prépare les données de facturation liée aux stages cliniques et les transmet aux partenaires cliniques pour qu’ils puissent facturer la Faculté;
- Etc.

La personne doit assurer une permanence et peut être appelée à travailler à l’extérieur des heures normales de bureau

Particularités

Les vacances ne peuvent être prises pendant certaines périodes de l’année.

Candidature

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont [email protected]

Valorisant la diversité, l'Université

- Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Posez votre candidature

Lieu de travail

Faculté des sciences infirmières

Pavillon Ferdinand-Vandry

Numéro d'offre 17561

Période d'affichage Du 09-09-2026 au 20-09-2026

Statut et admissibilité

Contrat temporaire

Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 12

Taux horaire 29.64$ à 35.93$

Salaire annuel 54 129.46$ à 65 616.44$

Régime d'emploi 35 heures/semaine

Horaire Temps plein, horaire variable

Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

L'horaire est variable, cependant, une permanence doit être assurée en alternance

Budget Fonctionnement

Contrat ou affectation temporaire

Dès que possible au 30 avril 2027

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université

- Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université
- Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

📌 Agent ou agente de gestion des études (Quebec City)
🏢 Université Laval
📍 Quebec City