Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université

- McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Sommaire Du Poste

Sous la direction de la personne responsable, fournit un soutien administratif et de secrétariat. Contribue au bon fonctionnement des activités de l’unité. Agit à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures. Administre les comptes de l’unité. Participe à l’organisation des activités de l’unité. Est responsable des documents et des dossiers de l’unité. Assure la gestion et la mise à jour des systèmes informatisés d’information.

Principales Responsabilités

- Agit à titre de personne-ressource de première ligne relativement aux politiques et aux procédures du centre de services administratifs (CSA) en matière de finances et de ressources humaines. Résout les problèmes relevant de son domaine de responsabilité. Consulte la documentation pertinente et communique avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de fournir des renseignements sur des questions diverses et complexes.
- Contribue au bon fonctionnement du CSA. Recommande des modifications aux procédures afin de permettre au CSA de fonctionner plus efficacement. Collabore avec la personne responsable et les autres membres de l’équipe à l’établissement des priorités de travail. Assure le suivi des décisions prises par la personne responsable et veille à leur mise en œuvre appropriée.

- Traite les paiements dans MMP, notamment le paiement des factures et des demandes de paiement des fournisseurs, et effectue les transactions financières pertinentes. Tient à jour les registres de tous les paiements et effectue notamment le rapprochement des frais liés aux activités des cours d’été de chinois et de japonais.

- Prépare et soumet les rapports de dépenses pour les conférenciers et conférencières, les activités de recrutement et les personnes chargées des cours d’été. Vérifie les rapports de dépenses avant leur transmission à la FST et porte toute anomalie ou tout problème à l’attention de la personne responsable de la supervision administrative. En consultation avec cette personne, amorce les transferts comptables et tient à jour l’inventaire des fonds devant être transférés vers l’unité ou à partir de celle-ci.
- Collabore avec la personne responsable de la supervision administrative à l’administration des subventions de recherche.

Fournit un soutien au recrutement de personnel universitaire, notamment pour la préparation des annonces, la réservation d’hôtels et la planification des entrevues. Aide le personnel de recherche à préparer les formulaires d’autorisation de financement et amorce les demandes de poste dans Workday pour les nominations d’assistants et assistantes de recherche. Assure le suivi des heures travaillées par le personnel chargé de la correction, les assistants et assistantes de recherche ainsi que toute autre personne employée qui soumet ses heures dans Workday.

Effectue les suivis auprès du corps professoral concernant les approbations dans Workday,



le renouvellement ou la cessation des nominations et s’assure que les fonds nécessaires sont disponibles. Coordonne les préparatifs de voyage et planifie la série de conférences ainsi que les activités mettant à contribution des personnes invitées pour les unités.

- Participe à l’administration de certains fonds de recherche, notamment en effectuant le paiement des factures, le rapprochement des états financiers et, au besoin, les demandes d’états financiers annuels.
- Assure le suivi des problèmes liés aux transactions financières et veille à ce que la personne responsable de la supervision administrative soit tenue au courant de leur évolution. Conformément aux politiques et aux procédures établies, prépare les paiements financiers courants destinés au personnel.
- Demande les états financiers annuels, au besoin. Tient les registres pertinents, saisit les données relatives aux paiements et en vérifie l’exactitude.

- Participe à l’organisation et à la préparation de la série de séminaires et d’autres activités, au besoin. Effectue toutes les démarches relatives à la publicité, à l’hébergement, à l’horaire et au budget.
- Sous la direction de la personne responsable de la supervision administrative, fournit un soutien administratif et de secrétariat aux activités universitaires et administratives des unités. Coordonne les activités administratives des unités.
- Fournit un soutien administratif quotidien à la personne responsable de la supervision administrative, notamment en rédigeant, en révisant et en corrigeant la correspondance courante ayant trait à la Faculté, à l’Université ou à des unités externes.

Participe à la préparation de documents et de renseignements contextuels, notamment à la transcription des procès-verbaux des réunions du Département. Fournit également un soutien administratif à l’équipe des affaires étudiantes.

- Participe aux activités quotidiennes du bureau, notamment au suivi des clés, à la création de boîtes aux lettres, au soutien aux personnes chargées des cours relativement aux espaces de bureau, à l’archivage des documents et du matériel, etc. Met à jour les sites Web des études est-asiatiques et du Département de langues, littératures et cultures. Assure la liaison avec le corps professoral concernant les plans de cours, les heures de disponibilité et d’autres renseignements pertinents.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique. Autres compétences et/ou aptitudes :

- Expérience dans un poste de première ligne auprès d’une clientèle et de parties prenantes issues de diverses cultures.
- Expérience en soutien administratif dans un environnement de bureau.
- Expérience de travail dans un établissement d’enseignement, un atout.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité démontrée à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement axé sur le travail d’équipe.




- Solides aptitudes en matière de service à la clientèle et approche fortement axée sur la qualité du service.
- Excellentes aptitudes en communication et capacité démontrée à recevoir, assimiler et transmettre clairement et efficacement de l’information à tous les niveaux.
- Capacité démontrée à travailler dans un environnement PC et à utiliser des logiciels de traitement de texte, des tableurs, des bases de données, des logiciels de présentation et le courrier électronique, ainsi que Minerva et Banner (FIS, SIS).
- Maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université

- McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université

- McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (usage courant) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici. Formation Et Expérience Minimales Requises DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Superviseur(e) administratif(ve)

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

Date Limite Pour Postuler

2026-09-19

L’Université

- McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université
- McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].

📌 Coordonnateur administratif (Montreal)
🏢 McGill University
📍 Montreal